La clave para tener una llamada de conferencia con inversionistas efectiva es la capacidad del orador para definir y después comunicar su mensaje claramente. Aquí presentamos 10 sencillos tips para mejorar el contenido y la calidad del mensaje a los inversionistas y analistas.
1. Definir el mensaje
Unos días antes de la llamada hay que definir el mensaje que se quiere comunicar, y asegurar que el script esté enfocado en este mensaje. El script no debe repetir lo que está en el reporte trimestral, sino incluir información y análisis adicional. En el Q&A, es importante contestar las preguntas, sin perder el mensaje general, intentado usar un “puente” entre la respuesta inmediata a la pregunta y luego regresar el mensaje (“bridging”). Es fundamental que la empresa defina la narrativa de la llamada y no un inversionista y/o analista agresivo.
2. ¿Quién debe hablar?
De ser posible, recomendamos que sea el CEO y el CFO, con la presencia y/o participación del encargado de RI. Tener al CEO muestra compromiso de la empresa con el mercado e inversionistas, y manda un mensaje muy positivo.
3. Preparar la sesión de preguntas y respuestas
Además de desarrollar el mensaje clave, hay que anticipar qué cosas se podrían preguntar. Tener con anticipación una lista de posibles preguntas ayuda a planear las respuestas. Ensayar las respuestas hará que en el momento de la llamada no se tengan sorpresas y se puedan contestar de la mejor manera posible. Las preguntas que prefieran que no se hagan o que no quieran contestar son las que más se tienen que ensayar para anticipar la forma en la que se va a tratar el tema. Si hay varias personas del management de la empresa, es importante tratar de ponerse de acuerdo quién va a contestar qué pregunta. De ser posible, solo una persona debe contestar una pregunta; la respuesta adicional de otra persona quita credibilidad a la persona que contestó originalmente.
Asimismo, es importante tener toda la información y datos que se puedan necesitar disponibles en el momento.
4. El “Twitter rule” (280 characters).
Es muy importante que las respuestas a las preguntas sean breves. A lo mejor 280 caracteres es insuficiente, pero debe ser muy conciso, y dejar tiempo para otras preguntas. Siempre tratar de contestar la pregunta en las primeras líneas y luego se puede dar un poco de contexto.
5. El “New York Times rule”
Aunque la llamada es off the record, hay que suponer que la competencia y los medios tienen acceso a sus comentarios. No decir nada que causaría problemas si fuera publicada en el New York Times (Reforma, Economista etc.). Es especialmente importante en el contexto actual de México. A veces es mejor evitar comentarios y buscar al inversionista/analista en privado después para entrar en detalle.
6. ¿Video o voz? Tu proveedor es clave
Por desgracia, la llamada trimestral no ha evolucionado mucho en los últimos 20 años. Pensamos que ya es tiempo de que haya cambios, sobre todo después del COVID-19 y la familiaridad que todo el mundo tiene con las videoconferencias, así como la reducción en costo de estas herramientas. Miranda-IR puede organizar videoconferencias con inversionistas por ZOOM, TEAMS, Blue Jeans, Google Meet, Skype, u otros proveedores especializados en IR (Mag Yates). En resumen, pensamos que el VIDEO es el futuro de las llamadas trimestrales. (En otro weekly hablaremos de las diferencias entre ZOOM, Google Meet, Teams, Skype, Mag Yates, etc.).
Si decides usar llamada de voz convencional, por ser mas cómodo y fácil, recomendamos proveedores que den acceso sin tener que hablar con un operador en persona (se pierde mucho tiempo y es una queja que recibimos frecuentemente), y que tengan alta calidad de sonido. Miranda-IR puede ayudarte escoger el mejor proveedor al mejor precio.
7. Elige el espacio correcto
Uno de los aspectos menos considerados, pero de los más importantes, es el lugar en donde se llevará a cabo la llamada. Idealmente, cuando se realiza una llamada, se tiene que buscar un lugar tranquilo y aislado para evitar distracciones y otros ruidos que puedan afectar la calidad del sonido. Otra cosa que se tiene que tomar en cuenta a la hora de elegir un lugar, es el eco de la habitación, pues si es un lugar muy grande con techo alto o piso de madera, el sonido puede rebotar. Cubrir una parte del piso con una alfombra generalmente ayuda a reducir los ecos, ya que las alfombras absorben el sonido mejor que la madera. Otra solución puede ser poner cortinas de tela en la habitación o cubrir algunas de las paredes con cuadros o telas para absorber el sonido. Si la llamada se lleva a cabo en la sala de conferencias de la oficina y se está utilizando un micrófono o altavoz, es importante asegurarse de estar lo suficientemente cerca del dispositivo para que capte su voz, pero lo suficientemente lejos como para que no capte cada pequeño sonido que se haga.
8. Utilizar auriculares o micrófonos para mejorar la calidad del audio.
Una buena manera de garantizar la calidad del audio es el uso de auriculares o micrófonos. Se pueden encontrar unos muy sencillos en páginas como Amazon. Da click en el siguiente link para ver un ejemplo de auricular: Cyber Acoustics AC-204 Auriculares estéreo
Si estás usando auriculares o micrófono, es muy importante cuidar la distancia con el micrófono, de manera que esté lo suficientemente cerca para captar bien la voz, pero que no se pueda escuchar la respiración en el micrófono. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que, si se tienen varios dispositivos cerca con los micrófonos abiertos, estos pueden causar interferencias.
9. Prueba la tecnología.
Al igual que cualquier otra reunión, es importante llegar temprano para hacer pruebas antes de iniciar. Esperar hasta el último minuto puede ser contraproducente si se tiene problemas técnicos, pues habrá menos tiempo para solucionarlos. Antes de iniciar una llamada, se tiene que estar familiarizado con la tecnología y accesorios que se van a utilizar. Esto ayudará a dar confianza al orador. Se tiene que verificar que exista una buena conexión a internet o buena señal telefónica para evitar problemas de conexión.
Es importante realizar una prueba de sonido previo a cada llamada trimestral y/o que el equipo que va a presentar se conecte aproximadamente 20-30 minutos antes para asegurar la calidad del audio.
10. Cuida la voz y la dicción
Cuando se habla en público, es muy importante hablar con una voz potente, modulada y clara. Se tiene que poner energía en la voz para captar la atención de quien la escucha. La clave para todo esto, está en la respiración. Respirar te ayuda a asegurarte de que el aire llegue al final de cada frase. El ritmo es lo que le da dinamismo a la presentación. El problema es que la mayoría de las personas no respiran correctamente. Da click en el siguiente link para ver algunos ejercicios: ¿Cómo mejorar tu dicción?
Checklist
Dejamos un pequeño checklist de cosas que recomendamos verificar antes de iniciar cualquier tipo de llamada:
· Ubicación tranquila y sin distracciones
· Realizar ejercicios de respiración y dicción
· Tener un vaso de agua a la mano
· Verificar que se tenga el Dial-In
· Hacer una prueba de sonido
· Verificar que no se tenga mucho eco
· Probar la distancia entre el micrófono y la boca
· Asegurar una buena conexión a internet o señal telefónica
· De ser necesario, tener una línea de “back-up” en caso de que la línea principal tenga algún problema
