The key to having an effective investor conference call is the speaker’s ability to clearly define and communicate the Company’s message to its audience. Here are 10 simple tips to improve the content and quality of your message to investors and analysts.
1. Define the Message
A few days before the call, define the message you want to communicate, and ensure that the script adheres to the message. The script should not merely repeat what is in the quarterly report, and should include additional information and analysis. In the Q&A, it is important to answer questions without losing the overall message, trying to bridge the gap between the immediate response to the question and the Company’s overall message. It is essential that the Company defines the narrative of the call and not an aggressive investor/analyst.
2. Speakers
If possible, we recommend that the CEO and CFO are present, as well as the IRO. Having the CEO present shows the Company’s commitment to the market and its investors, and sends a very professional and positive message.
3. Getting Ready for the Question and Answer Session
In addition to developing the Company’s key message, it is important to anticipate what investors/analysts might ask. Having a list of possible questions ahead of time helps plan out answers. Rehearsing answers will also ensure that there are no surprises during the call. The most difficult questions (those the Company doesn’t want to be asked) are the ones that must be practices the most in order to plan on how the subject could be treated. If many people from management are present during the call, it’s important to plan who will answer what. If possible, only one person should answer the question, as any additional response can take away credibility from the person who originally answered.
Similarly, it is important to have all the information and data that might be needed at hand in order to answer effectively.
4. The Twitter Rule (280 characters).
Answers must be brief. It’s possible that 280 characters are insufficient, but it’s important to be concise, and allow time for other questions. Always try to answer the question at the beginning and give context later.
5. The New York Times Rule
Although the call is off the record, it must be assumed that the competition and media have access to them. Do not say anything that could cause problems if it were published in the New York Times (Reforma, Economista, etc.). This is especially sensitive in Mexico’s current context. Sometimes it is better to avoid comments and seek out investors/analysts privately, in order to provide details needed.
6. Voice or Video
The provider is key. Unfortunately, the quarterly calls haven’t evolved much in the last 20 years. We think that it is time for change, especially after the COVID-19 pandemic and the increased familiarity everyone has with videoconferencing, as well as the reduction of costs associated with their use. Miranda-IR can organize video conferences with investors through ZOOM, TEAMS, Blue Jeans, Google Meets, Skyoe, or other providers specialized in IR (Mag Yates). In summary, we think VIDEO is the future of quarterly calls. (In another weekly we will talk about the differences between ZOOM, Google Meets, Teams, Skype, Mag Yates, etc.).
If you decide to use conventional voice calls, due to its increased comfort and ease, we recommend providers that give access to calls without having contact with operators (saving a lot of wasted time), and with high sound quality. Miranda-IR can help you choose the best provider at the best price.
7. Choose the Correct Space
One of the least considered but most important aspects is the place where the call will take place. Ideally, when making a call, you need to find a quiet, secluded space to avoid distractions and noises that can affect sound quality. Another thing that has to be taken into account is the echo of the room, because if the room is large, has a high ceiling or a wooden floor, the sound can echo excessively. Covering part of the floor with a carpet generally helps reduce echoes, since carpets absorb sound better than wood. Another solution can be to install fabric curtains in the room or cover walls with paintings, fabrics, etc. to cover the sound. If the call is taking place in the office conference room and you are using a microphone or speaker, it is important to make sure that you are close enough to the device to pick up the sound of your voice, but far away enough that it doesn’t pick up every little sound to be made.
8. Use Headphones or Microphones to Improve Audio Quality
A good way to guarantee high quality audio is to use headphones or microphones. You can find very simple ones on pages like Amazon. Click the following link to see an example: Cyber Acoustics AC-204
If you are using headphones or a microphone, it is very important to take care of the distance with the microphone, so that it is close enough to catch your voice but you cannot hear you breathe. Another aspect to keep in mind is that, if you have several devices close to the microphones open, these could cause interference.
9. Test the Tech
Like any other meeting, it is important to arrive early for testing before starting. Waiting until the last-minute van be counterproductive if you have technical problems, as there will be less time to address them. Before starting a call, you must be familiar with the technology and accessories to be used. This will help give the speaker confidence. You must have a good internet connection/telephone signal to avoid problems.
You must have a sound test prior to each quarterly call and/or that the equipment to be presented connects 20-30 minutes before to ensure its functionality.
10. Voice and Diction
When speaking in public, speak in a powerful, modulated, and clear voice. You have to put energy into the voice to capture the attention of the attention of listeners. The key to all of this is in breathing. This helps you make sure air reaches the end of each sentence. Rhythm is what gives each presentation dynamism. The problem is that most people don’t breathe properly. Click on the following link to see some exercises: Improving Your Diction
Check List
Here’s a small checklist of things we recommend checking before starting any type of call:
· Quiet, distraction-free location
· Use breathing and diction excercises
· Have a glass of water at hand
· Verify that you have the dial-in information
· Perform a sound check
· Check the echo
· Check the distance between yourself and the microphone
· Ensure a good internet connection/telephone signal
· If necessary, implement a back-up line if the line has a problem
La clave para tener una llamada de conferencia con inversionistas efectiva es la capacidad del orador para definir y después comunicar su mensaje claramente. Aquí presentamos 10 sencillos tips para mejorar el contenido y la calidad del mensaje a los inversionistas y analistas.
1. Definir el mensaje
Unos días antes de la llamada hay que definir el mensaje que se quiere comunicar, y asegurar que el script esté enfocado en este mensaje. El script no debe repetir lo que está en el reporte trimestral, sino incluir información y análisis adicional. En el Q&A, es importante contestar las preguntas, sin perder el mensaje general, intentado usar un “puente” entre la respuesta inmediata a la pregunta y luego regresar el mensaje (“bridging”). Es fundamental que la empresa defina la narrativa de la llamada y no un inversionista y/o analista agresivo.
2. ¿Quién debe hablar?
De ser posible, recomendamos que sea el CEO y el CFO, con la presencia y/o participación del encargado de RI. Tener al CEO muestra compromiso de la empresa con el mercado e inversionistas, y manda un mensaje muy positivo.
3. Preparar la sesión de preguntas y respuestas
Además de desarrollar el mensaje clave, hay que anticipar qué cosas se podrían preguntar. Tener con anticipación una lista de posibles preguntas ayuda a planear las respuestas. Ensayar las respuestas hará que en el momento de la llamada no se tengan sorpresas y se puedan contestar de la mejor manera posible. Las preguntas que prefieran que no se hagan o que no quieran contestar son las que más se tienen que ensayar para anticipar la forma en la que se va a tratar el tema. Si hay varias personas del management de la empresa, es importante tratar de ponerse de acuerdo quién va a contestar qué pregunta. De ser posible, solo una persona debe contestar una pregunta; la respuesta adicional de otra persona quita credibilidad a la persona que contestó originalmente.
Asimismo, es importante tener toda la información y datos que se puedan necesitar disponibles en el momento.
4. El “Twitter rule” (280 characters).
Es muy importante que las respuestas a las preguntas sean breves. A lo mejor 280 caracteres es insuficiente, pero debe ser muy conciso, y dejar tiempo para otras preguntas. Siempre tratar de contestar la pregunta en las primeras líneas y luego se puede dar un poco de contexto.
5. El “New York Times rule”
Aunque la llamada es off the record, hay que suponer que la competencia y los medios tienen acceso a sus comentarios. No decir nada que causaría problemas si fuera publicada en el New York Times (Reforma, Economista etc.). Es especialmente importante en el contexto actual de México. A veces es mejor evitar comentarios y buscar al inversionista/analista en privado después para entrar en detalle.
6. ¿Video o voz? Tu proveedor es clave
Por desgracia, la llamada trimestral no ha evolucionado mucho en los últimos 20 años. Pensamos que ya es tiempo de que haya cambios, sobre todo después del COVID-19 y la familiaridad que todo el mundo tiene con las videoconferencias, así como la reducción en costo de estas herramientas. Miranda-IR puede organizar videoconferencias con inversionistas por ZOOM, TEAMS, Blue Jeans, Google Meet, Skype, u otros proveedores especializados en IR (Mag Yates). En resumen, pensamos que el VIDEO es el futuro de las llamadas trimestrales. (En otro weekly hablaremos de las diferencias entre ZOOM, Google Meet, Teams, Skype, Mag Yates, etc.).
Si decides usar llamada de voz convencional, por ser mas cómodo y fácil, recomendamos proveedores que den acceso sin tener que hablar con un operador en persona (se pierde mucho tiempo y es una queja que recibimos frecuentemente), y que tengan alta calidad de sonido. Miranda-IR puede ayudarte escoger el mejor proveedor al mejor precio.
7. Elige el espacio correcto
Uno de los aspectos menos considerados, pero de los más importantes, es el lugar en donde se llevará a cabo la llamada. Idealmente, cuando se realiza una llamada, se tiene que buscar un lugar tranquilo y aislado para evitar distracciones y otros ruidos que puedan afectar la calidad del sonido. Otra cosa que se tiene que tomar en cuenta a la hora de elegir un lugar, es el eco de la habitación, pues si es un lugar muy grande con techo alto o piso de madera, el sonido puede rebotar. Cubrir una parte del piso con una alfombra generalmente ayuda a reducir los ecos, ya que las alfombras absorben el sonido mejor que la madera. Otra solución puede ser poner cortinas de tela en la habitación o cubrir algunas de las paredes con cuadros o telas para absorber el sonido. Si la llamada se lleva a cabo en la sala de conferencias de la oficina y se está utilizando un micrófono o altavoz, es importante asegurarse de estar lo suficientemente cerca del dispositivo para que capte su voz, pero lo suficientemente lejos como para que no capte cada pequeño sonido que se haga.
8. Utilizar auriculares o micrófonos para mejorar la calidad del audio.
Una buena manera de garantizar la calidad del audio es el uso de auriculares o micrófonos. Se pueden encontrar unos muy sencillos en páginas como Amazon. Da click en el siguiente link para ver un ejemplo de auricular: Cyber Acoustics AC-204 Auriculares estéreo
Si estás usando auriculares o micrófono, es muy importante cuidar la distancia con el micrófono, de manera que esté lo suficientemente cerca para captar bien la voz, pero que no se pueda escuchar la respiración en el micrófono. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que, si se tienen varios dispositivos cerca con los micrófonos abiertos, estos pueden causar interferencias.
9. Prueba la tecnología.
Al igual que cualquier otra reunión, es importante llegar temprano para hacer pruebas antes de iniciar. Esperar hasta el último minuto puede ser contraproducente si se tiene problemas técnicos, pues habrá menos tiempo para solucionarlos. Antes de iniciar una llamada, se tiene que estar familiarizado con la tecnología y accesorios que se van a utilizar. Esto ayudará a dar confianza al orador. Se tiene que verificar que exista una buena conexión a internet o buena señal telefónica para evitar problemas de conexión.
Es importante realizar una prueba de sonido previo a cada llamada trimestral y/o que el equipo que va a presentar se conecte aproximadamente 20-30 minutos antes para asegurar la calidad del audio.
10. Cuida la voz y la dicción
Cuando se habla en público, es muy importante hablar con una voz potente, modulada y clara. Se tiene que poner energía en la voz para captar la atención de quien la escucha. La clave para todo esto, está en la respiración. Respirar te ayuda a asegurarte de que el aire llegue al final de cada frase. El ritmo es lo que le da dinamismo a la presentación. El problema es que la mayoría de las personas no respiran correctamente. Da click en el siguiente link para ver algunos ejercicios: ¿Cómo mejorar tu dicción?
Checklist
Dejamos un pequeño checklist de cosas que recomendamos verificar antes de iniciar cualquier tipo de llamada:
· Ubicación tranquila y sin distracciones
· Realizar ejercicios de respiración y dicción
· Tener un vaso de agua a la mano
· Verificar que se tenga el Dial-In
· Hacer una prueba de sonido
· Verificar que no se tenga mucho eco
· Probar la distancia entre el micrófono y la boca
· Asegurar una buena conexión a internet o señal telefónica
· De ser necesario, tener una línea de “back-up” en caso de que la línea principal tenga algún problema
