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Consejos y Soluciones para Convertirse en un Profesional de Videollamadas por Zoom

Esta semana analizamos: 1) el seminario web de NIRI de la semana pasada sobre cómo administrar RI de manera virtual, y 2) damos algunos consejos sobre la mejor utilización de ZOOM para fines profesionales.

 

  1. Seminario web de NIRI sobre las reuniones virtuales de RI:

 

¿Cuáles son los problemas con las reuniones de video, la asamblea anual virtual, y de resultados? ¿Cómo se puede lidiar con eso siendo una empresa?

Tom, RI – ZOOM. Es importante dominar los problemas de TI de Zoom (ver más a continuación). Desde una perspectiva de seguridad de RI, asegurarse de que el equipo interno de TI corporativo haya examinado todas las funciones y características de cualquier software que adopte la empresa. Identificar todas las herramientas y funciones de control del producto para poder solucionar cualquier problema que pueda surgir, que podría ser desde la infiltración hasta la conexión de la conferencia. Utilizar los foros de la comunidad en línea para realizar seguimiento de los problemas y las soluciones. ZOOM está implementando nuevos protocolos de seguridad para lidiar con los diferentes problemas que han surgido.

 

De acuerdo a las reuniones anuales, ¿qué orientación se debe de dar a las áreas de RI?

Luke, vicepresidente de Investis Digital. Primero se debe pensar en el propósito y el mensaje/contenido de la reunión virtual. Los IRO deben de asegurarse que el management confíe en cómo transmitir el mensaje de la reunión de la mejor manera, a través de su entorno digital. En este sentido, aumentar las comunicaciones entre los equipos de TI y RI, ya que cada vez tiene más importancia.

Tom, ZOOM. Trabajará con Broadridge, que tiene experiencia en este sector para realizar reuniones futuras (asambleas anuales de accionistas). Es importante impulsar a que RI sea creativo, haciendo branding, mostrando capacidades de marketing y demostraciones técnicas para hacer que estas reuniones sean un poco diferentes. Coordinar los equipos de RI y de marketing para la planificación de eventos de la empresa. Si estos llegan a tener grandes audiencias, estos eventos son una gran oportunidad para sobresalir.

 

¿Qué puede salir mal en las grandes reuniones virtuales y cómo deben prepararse las empresas? ¿Algún ejercicio de recuperación rápida?

Luke, Investis Digital. Hubo una vez un evento organizado físicamente, pero transmitido a nivel mundial, y un equipo falló al comienzo de la llamada. Esto muestra que los eventos en vivo casi siempre tienen el riesgo de que las cosas salgan mal, pero si se trabaja con un proveedor, es probable que su soporte de TI tenga backups, duplicados del software y la habilidad de superar rápidamente este tipo de problemas. Las soluciones definitivamente deben ser registradas. Parte del contenido puede ser pregrabado y luego publicado durante el tiempo que se ocupa para arreglar un problema. Entonces, incluso si hay un problema con un evento en vivo, al menos hay contenido y un mensaje disponible para utilizar durante los momentos de la transmisión.

Gregg, Cienna. Afortunadamente, todos los que se acostumbran a hacerse virtuales están causando un aumento colectivo a la alfabetización técnica. Los problemas comunes se solucionan rápidamente y generalmente se vuelven más raros.

 

¿Hay algo que recomienden cuando se trata de administrar la próxima llamada de resultados?

Gregg, Cienna. La última llamada de resultados fue tradicional. A veces hay mucho éxito en pre grabar el guión y luego lanzarlo durante la llamada trimestral. Además, esta grabación se puede cargar en el sitio web un día antes, después de publicar el informe trimestral. Esto permite a los inversionistas a preparar preguntas. Además, durante la llamada, en lugar de reproducir toda la grabación, simplemente se emite un resumen del guión y esto permite más tiempo para las preguntas y las respuestas. Esto es lo que se hizo para el 4T. En algún momento queremos incorporar video; no sabemos qué compañías planean adoptar esta práctica para el primer trimestre.

Tom, ZOOM. Nuestras ganancias siempre se realizan a través del video, y la ventaja de esto es cómo se puede hacer de forma remota. Debe de haber una forma de comunicación interna entre la administración durante la llamada, fuera del alcance de los otros participantes. Consideraría utilizar un canal de Slack, de Google o Zoom. De esta manera, si algo sale mal, se puede hacer una señal rápida para que otra persona se haga cargo temporalmente y mantenga la fluidez. Cuanto más se utilice la tecnología, se requiere más tecnología de respaldo.

 

¿Cuáles son los errores comunes en las llamadas de Zoom?

Tom, ZOOM. Siempre, siempre se debe verificar cada configuración antes de la llamada. El problema más grande y más común es un problema técnico que surge de no configurar correctamente para el tipo de llamada. El espectro de la comunicación efectiva es subjetivo, pero cuanto más se utiliza la tecnología al máximo de su capacidad, la comunicación se vuelve mejor y más cercana a la realidad.

Luke, Investis Digital. Hay una creciente demanda de las llamadas trimestrales por video, en este momento, donde trabajo, está en el 77%. A medida que se convierta en una norma, los inversionistas esperarán que este tipo de llamada sea más usada.

 

¿Cuáles son algunos de los beneficios de los días de inversionistas o roadshows virtuales?

Tom, ZOOM. Algunos beneficios de los roadshows virtuales son la utilización de los diferentes canales y características que están disponibles como extensiones para que sean más efectivos y valiosos, como las columnas de preguntas y respuestas moderadas que pueden ser vistas por múltiples analistas. Además, suele haber mayores tasas de participación.

Gregg, Cienna. Entregar mensajes en diferentes plataformas requiere práctica, pero eventualmente se acepta fácilmente. La prueba será la clave. Se debe practicar con la plataforma hasta que estén muy cómodos de trabajar con ella. El compromiso tampoco parece ser un problema. Mientras reflexiono sobre ello, parecía que hubo más preguntas que en las no-virtuales.

 

¿Las videoconferencias pueden eliminar los roadshows físicos en el futuro? Los roadshows tienden a tener un impacto significativo en los calendarios de los altos directivos.

Tom, ZOOM. Creo que será un híbrido, quizás más virtual. A algunos bancos se les paga para hacer reuniones virtuales en lugar de reuniones físicas. Hay muchos beneficios de ESG del trabajo remoto y la reunión virtual. Sin embargo, nada reemplaza los pequeños detalles y beneficios de tener una reunión en persona.

Luke, Investis Digital. Esta tecnología ha estado disponible durante años, pero en este momento se está utilizando a una escala mucho más alta. Ahora que esto ha sido forzado, tal vez podría causar un cambio más permanente. Además, dos de las razones principales por lo que no se utilizó por completo fue porque los directivos no querían y por la complejidad de adoptarlo sin que se practicara ampliamente.

Tom, ZOOM. Generalmente, hay más preguntas que van a los panelistas y la mitad de ellas suelen ser anónimas. La gente lo usa más y el sell-side está mejorando en usarlo para promocionarse a sí mismos y a sus investigaciones. Los analistas pueden obtener respuestas instantáneas si publican sus perfiles durante la reunión.

 

¿Hay alguna predicción o conclusión con la que quieras dejar a los oyentes?

Tom, ZOOM. Cuando las cosas vuelvan a la normalidad, habrá efectos duraderos de lo que se adoptó a raíz de la comunicación virtual, y es importante reforzar esa tecnología, ser creativo, asumir los riesgos y aprender rápidamente sobre cómo mejorar las comunicaciones con los inversionistas.

 

  1. Consejos de Miranda sobre cómo realizar una reunión de Zoom:

 

Preparación, preparación, preparación. Una buena reunión de ZOOM es un acontecimiento que requiere trabajo antes de que comience el evento. No se pueden externalizar completamente los aspectos técnicos a otros, se necesita invertir tiempo para entender los puntos clave de la tecnología. Para los altos directivos, poder proyectarse bien en video sin mucho apoyo externo será una habilidad de liderazgo tan importante como lo ha sido hablar en público hasta ahora. Para prepararse para una reunión de ZOOM, recomendamos ejecutar pruebas para asegurarse de que la cámara y el micrófono estén funcionando. Utilizar un fondo de pantalla profesional neutral como una pared o una cortina (es decir, no su cama). Asegurarse de que la puerta esté cerrada para evitar interrupciones de otros en su hogar y que la habitación esté en silencio. Verifique que haya suficiente luz en la cara. No se debe de tener una iluminación demasiado fuerte o una ventana detrás de usted. Limpiar los lentes para ver e invertir en lentes anti reflejantes. Cepillarse el pelo. Vestirse de manera apropiada. Computadora totalmente cargada. Los documentos necesarios para la reunión deberían de estar a la mano. Vaso de agua. Entender al 100% las funciones de pantalla compartida. Asegurarse de que el sonido no tenga demasiado eco, utilizar audífonos si es necesario o una habitación acústicamente optimizada (esto es importante). Si usa su teléfono, utilice un tripié. Ensayar presentaciones. Ser preciso, conciso y claro. Mantenerse enfocado en la pantalla, mirar la cámara, asegurarse de no estar demasiado cerca ni demasiado lejos de la cámara. La voz no debe ser demasiado fuerte ni demasiado baja. Hablar claramente, proyectar la voz y expresar la intención. Eres el foco de atención. Respirar. Grabar prácticas y reuniones para ver qué partes necesitan mejoras. Estirar, relajarse y practicar ejercicios faciales y vocales antes de las reuniones.

 

Miranda-IR ofrece (en ZOOM) una clase de video ZOOM de 45 minutos con Sophie Gomez, famosa actriz y comunicadora mexicana, para aquellos interesados. Si les interesa, por favor avísenos.

 

Puntos principales de cómo crear una reunión de ZOOM segura. Agregar contraseñas a todas las reuniones de ZOOM. Esto ahora se crea y se envía automáticamente al hacer la invitación. Utilizar salas de espera. Permitir al anfitrión aceptar a participantes invitados y rechazar a los no invitados. Esta función se encuentra en la configuración de “Opciones Avanzadas.” Presionar guardar antes de salir. Mantener la cuenta de zoom actualizada. Se están agregando nuevas características a medida que crece la escalabilidad de Zoom y surgen nuevas soluciones. Deshabilitar el uso compartido de la pantalla del participante (a menos que sea específicamente necesario para la reunión). Esto permite que los participantes no deseados no puedan compartir contenido ilícito.

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