This week we look at 1) NIRI’s webinar last week on how to manage Investor Relations virtually 2) Some Miranda tips on best managing ZOOM for professional purposes 3) a summary of the CNBV’s extension on various filing deadlines.
- NIRI Webinar on Virtual IR meetings:
What are the issues with video meetings, virtual annual and earnings meeting and how can Companies deal with it?
Tom, IR – Zoom Video Communications. Dominate the ZOOM IT issues (see below). From an IR security perspective, make sure the internal corporate IT team has vetted all the functionality and features of any software that a Company adopts. Identify all the tools and control functions of the product to take care of any arising issues, which can range from infiltration to connection. Use online community forums to keep track with problems and solutions. ZOOM is rolling out new security protocols to deal with the issues that have arisen.
Annual Meetings, what guidance should be given to IR departments?
Luke, VP – Investis Digital. First think of the purpose and message/content in a virtual meeting. IROs need to make sure the leadership is confident on how to best convey the message of the meeting through a digital setting. On that note, increasing communications between IT and IR is becoming increasingly important.
Tom, ZOOM. Will be working with Broadridge, which has experience in this sector to conduct future meetings (annual shareholder meetings). Important to push the IR to be creative, include some branding, show off marketing capabilities and technical demos to make these meetings a bit different. Coordinate with the marketing and event planning people within the company. If these have big audiences, then these events are a great opportunity to go big.
What can go wrong in big virtual meetings, and how should companies be prepared? Any examples of quick recoveries?
Luke, Investis Digital. There was once an event being physically hosted but broadcasted globally, and a piece of equipment failed at the beginning of the call. This shows that live events almost always have a risk of things going wrong, but if you work with a vendor, the chances are that their IT support will have the backups, duplicates of the software and equipment to quickly overcome these sorts of issues. Solutions should definitely be recorded. Some content can be pre-recorded and then released while something is being fixed. So even if there is a problem with a live event, then at least there is content and a message available to be used during times of transmission.
Gregg, Cienna. Everyone getting used to going virtual is fortunately causing a collective increase in technical literacy. Common problems are easily fixed and generally becoming rarer.
Are there some things that are recommended when it comes to managing the next earnings call?
Gregg, Cienna. Last earnings call was traditional. Sometimes there is a lot of success in pre-recording the script, and then releasing that during the earnings call. In addition, this recording can be uploaded to the website a day before, after the report is released. This allows investors to prepare questions. Also, during the call instead of replaying the whole recording, we simply issue a summary of the script and this allows for more time for the Q&A. Usually done for Q4. At some point we want to incorporate video, not sure which companies plan to adopt this practice for Q1
Tom, ZOOM. Our earnings are always done through video, and the advantage of this is how it can be done remotely. Needs to be a way of internal communication between the management during the call, outside of the listening participants. I would consider using a Slack channel, or google or Zoom. That way if something goes wrong a quick signal could be made for someone else to temporarily take over and maintain fluidity. The more you use technology; the more backup technology is required.
What are common mistakes on Zoom calls?
Tom, ZOOM. Always, always double check each setting before the call. The biggest and most common problem is a technical issue arising from not properly configuring the settings to the type of call. The spectrum of effective communication is subjective, but the more technology is utilized to its fullest extent, the better and closer virtual communication becomes closer to the real thing
Luke, Investis Digital. There is a growing demand for video earnings call, right now where I work it’s at 77%. As it becomes more of a norm, investors will expect this type of call going forward.
What are some benefits of virtual investor days or roadshows?
Tom, ZOOM. Some benefits of virtual roadshows are utilizing the different channels and features that are available as extensions to make them more effective and worthwhile, such as moderated Q&A columns that can be seen by multiple analysts. In addition, there tends to be greater participation rates
Gregg, Cienna. Delivering messages on different platforms takes practice, but eventually is easily accepted. Testing will be key. Practice with the platform until it becomes very comfortable to work with. Engagement doesn’t seem to be a problem either. As I reflect on it, there seemed to have been more questions than non-virtual ones.
Can video conferences eliminate physical roadshows in the future? Roadshows tend to have a significant impact on senior managements’ schedule.
Tom, ZOOM. I think it’ll be a hybrid, maybe more virtual. Some banks get paid to do virtual meetings instead of physical ones. There are a lot of ESG benefits of remote work and virtual meeting. However, nothing replaces the little details and benefits of having an in-person meeting
Luke, Investis Digital. This technology has been available for years, but just now is it being used at such a scale. Now that this has been forced, perhaps it could lead to a more permanent switch. In addition, two of the main reasons why it wasn’t fully utilized were usually reluctancy from senior management and complexity of adopting it when it isn’t widely practiced
Tom, ZOOM. There are generally more questions that go to the panelists, and half of them are usually anonymous. Folks are using it more and the sell-side is getting better at it in order to promote themselves and their research. Analysts can get instant responses if they publish their profiles during the meeting.
Is there one prediction or takeaway you want to leave the listeners with?
Tom, ZOOM. When things go back to normal, there will be lasting effects of what’s been adopted in the wake of virtual communication, and it’s important to brace that technology, be creative, take risks, and learn fast on how to improve investor communications
- Miranda’s Tips on How to Conduct a Zoom Meeting:
Prepare, prepare, prepare. A good ZOOM meeting is a performance which requires work before the event starts. You cannot fully outsource technical aspects to others, but need to invest time in understanding the key points of the technology. For senior management, being able to project well on video without much external support will be as important a leadership skill as public speaking has been hitherto. To prepare for a zoom meeting, run tests to make sure camera and microphone are working. Use a neutral professional background such as a wall or curtain (ie, not your bed). Make sure the door is locked to avoid disruptions from others in your home and the room is silent. Check that sufficient light is shining on your face. Do not have strong light nor a window behind you. Clean those glasses and invest in anti-reflective lenses. Brush your hair. Dress appropriately. Computer fully charged. Documents needed for the meeting be on standby. Glass of water next to you. Master screen sharing. Make sure the sound doesn’t have too much echo, use headphones if necessary or an acoustically optimized room. (This is important). If using your phone, use a tripod. Rehearse presentations. Be precise, concise and clear. Stay focused on the screen, look at the camera, make sure you are not too close nor too far away from the camera. Voice shouldn’t be too loud, nor too low. Speak clearly, project your voice, and express intention. You are the performer. Breathe. Record practices and meetings to see what parts need improvement. Stretch, relax and practice facial and vocal exercises before the meetings.
Miranda-IR offers (on ZOOM) a 45-minute ZOOM video class with Sophie Gomez, famous Mexican actress and communicator, for those interested. Please let us know.
Main Points How to Create Secure Zoom Meeting. Add passwords to all Zoom meetings. This is now automatically created and sent when making the invitation. Use waiting rooms. Allows host to accept invited participants and reject uninvited. This feature is in the ‘Advanced Options’ setting. Press save before exiting. Keep Zoom account updated. New features are being added as scalability of zoom grows and new solutions arise. Disable participant screen sharing (unless specifically needed for the meeting). This allows unwanted participants to be blocked from sharing illicit content.
Esta semana analizamos: 1) el seminario web de NIRI de la semana pasada sobre cómo administrar RI de manera virtual, y 2) damos algunos consejos sobre la mejor utilización de ZOOM para fines profesionales.
- Seminario web de NIRI sobre las reuniones virtuales de RI:
¿Cuáles son los problemas con las reuniones de video, la asamblea anual virtual, y de resultados? ¿Cómo se puede lidiar con eso siendo una empresa?
Tom, RI – ZOOM. Es importante dominar los problemas de TI de Zoom (ver más a continuación). Desde una perspectiva de seguridad de RI, asegurarse de que el equipo interno de TI corporativo haya examinado todas las funciones y características de cualquier software que adopte la empresa. Identificar todas las herramientas y funciones de control del producto para poder solucionar cualquier problema que pueda surgir, que podría ser desde la infiltración hasta la conexión de la conferencia. Utilizar los foros de la comunidad en línea para realizar seguimiento de los problemas y las soluciones. ZOOM está implementando nuevos protocolos de seguridad para lidiar con los diferentes problemas que han surgido.
De acuerdo a las reuniones anuales, ¿qué orientación se debe de dar a las áreas de RI?
Luke, vicepresidente de Investis Digital. Primero se debe pensar en el propósito y el mensaje/contenido de la reunión virtual. Los IRO deben de asegurarse que el management confíe en cómo transmitir el mensaje de la reunión de la mejor manera, a través de su entorno digital. En este sentido, aumentar las comunicaciones entre los equipos de TI y RI, ya que cada vez tiene más importancia.
Tom, ZOOM. Trabajará con Broadridge, que tiene experiencia en este sector para realizar reuniones futuras (asambleas anuales de accionistas). Es importante impulsar a que RI sea creativo, haciendo branding, mostrando capacidades de marketing y demostraciones técnicas para hacer que estas reuniones sean un poco diferentes. Coordinar los equipos de RI y de marketing para la planificación de eventos de la empresa. Si estos llegan a tener grandes audiencias, estos eventos son una gran oportunidad para sobresalir.
¿Qué puede salir mal en las grandes reuniones virtuales y cómo deben prepararse las empresas? ¿Algún ejercicio de recuperación rápida?
Luke, Investis Digital. Hubo una vez un evento organizado físicamente, pero transmitido a nivel mundial, y un equipo falló al comienzo de la llamada. Esto muestra que los eventos en vivo casi siempre tienen el riesgo de que las cosas salgan mal, pero si se trabaja con un proveedor, es probable que su soporte de TI tenga backups, duplicados del software y la habilidad de superar rápidamente este tipo de problemas. Las soluciones definitivamente deben ser registradas. Parte del contenido puede ser pregrabado y luego publicado durante el tiempo que se ocupa para arreglar un problema. Entonces, incluso si hay un problema con un evento en vivo, al menos hay contenido y un mensaje disponible para utilizar durante los momentos de la transmisión.
Gregg, Cienna. Afortunadamente, todos los que se acostumbran a hacerse virtuales están causando un aumento colectivo a la alfabetización técnica. Los problemas comunes se solucionan rápidamente y generalmente se vuelven más raros.
¿Hay algo que recomienden cuando se trata de administrar la próxima llamada de resultados?
Gregg, Cienna. La última llamada de resultados fue tradicional. A veces hay mucho éxito en pre grabar el guión y luego lanzarlo durante la llamada trimestral. Además, esta grabación se puede cargar en el sitio web un día antes, después de publicar el informe trimestral. Esto permite a los inversionistas a preparar preguntas. Además, durante la llamada, en lugar de reproducir toda la grabación, simplemente se emite un resumen del guión y esto permite más tiempo para las preguntas y las respuestas. Esto es lo que se hizo para el 4T. En algún momento queremos incorporar video; no sabemos qué compañías planean adoptar esta práctica para el primer trimestre.
Tom, ZOOM. Nuestras ganancias siempre se realizan a través del video, y la ventaja de esto es cómo se puede hacer de forma remota. Debe de haber una forma de comunicación interna entre la administración durante la llamada, fuera del alcance de los otros participantes. Consideraría utilizar un canal de Slack, de Google o Zoom. De esta manera, si algo sale mal, se puede hacer una señal rápida para que otra persona se haga cargo temporalmente y mantenga la fluidez. Cuanto más se utilice la tecnología, se requiere más tecnología de respaldo.
¿Cuáles son los errores comunes en las llamadas de Zoom?
Tom, ZOOM. Siempre, siempre se debe verificar cada configuración antes de la llamada. El problema más grande y más común es un problema técnico que surge de no configurar correctamente para el tipo de llamada. El espectro de la comunicación efectiva es subjetivo, pero cuanto más se utiliza la tecnología al máximo de su capacidad, la comunicación se vuelve mejor y más cercana a la realidad.
Luke, Investis Digital. Hay una creciente demanda de las llamadas trimestrales por video, en este momento, donde trabajo, está en el 77%. A medida que se convierta en una norma, los inversionistas esperarán que este tipo de llamada sea más usada.
¿Cuáles son algunos de los beneficios de los días de inversionistas o roadshows virtuales?
Tom, ZOOM. Algunos beneficios de los roadshows virtuales son la utilización de los diferentes canales y características que están disponibles como extensiones para que sean más efectivos y valiosos, como las columnas de preguntas y respuestas moderadas que pueden ser vistas por múltiples analistas. Además, suele haber mayores tasas de participación.
Gregg, Cienna. Entregar mensajes en diferentes plataformas requiere práctica, pero eventualmente se acepta fácilmente. La prueba será la clave. Se debe practicar con la plataforma hasta que estén muy cómodos de trabajar con ella. El compromiso tampoco parece ser un problema. Mientras reflexiono sobre ello, parecía que hubo más preguntas que en las no-virtuales.
¿Las videoconferencias pueden eliminar los roadshows físicos en el futuro? Los roadshows tienden a tener un impacto significativo en los calendarios de los altos directivos.
Tom, ZOOM. Creo que será un híbrido, quizás más virtual. A algunos bancos se les paga para hacer reuniones virtuales en lugar de reuniones físicas. Hay muchos beneficios de ESG del trabajo remoto y la reunión virtual. Sin embargo, nada reemplaza los pequeños detalles y beneficios de tener una reunión en persona.
Luke, Investis Digital. Esta tecnología ha estado disponible durante años, pero en este momento se está utilizando a una escala mucho más alta. Ahora que esto ha sido forzado, tal vez podría causar un cambio más permanente. Además, dos de las razones principales por lo que no se utilizó por completo fue porque los directivos no querían y por la complejidad de adoptarlo sin que se practicara ampliamente.
Tom, ZOOM. Generalmente, hay más preguntas que van a los panelistas y la mitad de ellas suelen ser anónimas. La gente lo usa más y el sell-side está mejorando en usarlo para promocionarse a sí mismos y a sus investigaciones. Los analistas pueden obtener respuestas instantáneas si publican sus perfiles durante la reunión.
¿Hay alguna predicción o conclusión con la que quieras dejar a los oyentes?
Tom, ZOOM. Cuando las cosas vuelvan a la normalidad, habrá efectos duraderos de lo que se adoptó a raíz de la comunicación virtual, y es importante reforzar esa tecnología, ser creativo, asumir los riesgos y aprender rápidamente sobre cómo mejorar las comunicaciones con los inversionistas.
- Consejos de Miranda sobre cómo realizar una reunión de Zoom:
Preparación, preparación, preparación. Una buena reunión de ZOOM es un acontecimiento que requiere trabajo antes de que comience el evento. No se pueden externalizar completamente los aspectos técnicos a otros, se necesita invertir tiempo para entender los puntos clave de la tecnología. Para los altos directivos, poder proyectarse bien en video sin mucho apoyo externo será una habilidad de liderazgo tan importante como lo ha sido hablar en público hasta ahora. Para prepararse para una reunión de ZOOM, recomendamos ejecutar pruebas para asegurarse de que la cámara y el micrófono estén funcionando. Utilizar un fondo de pantalla profesional neutral como una pared o una cortina (es decir, no su cama). Asegurarse de que la puerta esté cerrada para evitar interrupciones de otros en su hogar y que la habitación esté en silencio. Verifique que haya suficiente luz en la cara. No se debe de tener una iluminación demasiado fuerte o una ventana detrás de usted. Limpiar los lentes para ver e invertir en lentes anti reflejantes. Cepillarse el pelo. Vestirse de manera apropiada. Computadora totalmente cargada. Los documentos necesarios para la reunión deberían de estar a la mano. Vaso de agua. Entender al 100% las funciones de pantalla compartida. Asegurarse de que el sonido no tenga demasiado eco, utilizar audífonos si es necesario o una habitación acústicamente optimizada (esto es importante). Si usa su teléfono, utilice un tripié. Ensayar presentaciones. Ser preciso, conciso y claro. Mantenerse enfocado en la pantalla, mirar la cámara, asegurarse de no estar demasiado cerca ni demasiado lejos de la cámara. La voz no debe ser demasiado fuerte ni demasiado baja. Hablar claramente, proyectar la voz y expresar la intención. Eres el foco de atención. Respirar. Grabar prácticas y reuniones para ver qué partes necesitan mejoras. Estirar, relajarse y practicar ejercicios faciales y vocales antes de las reuniones.
Miranda-IR ofrece (en ZOOM) una clase de video ZOOM de 45 minutos con Sophie Gomez, famosa actriz y comunicadora mexicana, para aquellos interesados. Si les interesa, por favor avísenos.
Puntos principales de cómo crear una reunión de ZOOM segura. Agregar contraseñas a todas las reuniones de ZOOM. Esto ahora se crea y se envía automáticamente al hacer la invitación. Utilizar salas de espera. Permitir al anfitrión aceptar a participantes invitados y rechazar a los no invitados. Esta función se encuentra en la configuración de “Opciones Avanzadas.” Presionar guardar antes de salir. Mantener la cuenta de zoom actualizada. Se están agregando nuevas características a medida que crece la escalabilidad de Zoom y surgen nuevas soluciones. Deshabilitar el uso compartido de la pantalla del participante (a menos que sea específicamente necesario para la reunión). Esto permite que los participantes no deseados no puedan compartir contenido ilícito.
