After the earnings call season, this week we take a look back at the key points to ensure a successful earnings call, the advantages and disadvantages of different providers and the benefits of using video.
Key points for a successful earnings call:
- Be prepared: make a list of possible questions (from FAQs to your IR team, analyst reports, questions last quarter, questions to peers etc.) and draft answers.
- Select the right date and time for your earnings call so that it doesn’t clash with others in the same sector and you get the maximum analyst and investor attendance. To help with this, look at when your peers have held their earnings calls in the past.
- Use a script and a presentation and rehearse. Rehearsing the script can make it sounds more natural.
- Consider using video. (See below for more comments on using video for your earnings call).
- Use a quiet room which does not produce an echo. If there is an echo consider adding soft furnishings or canvases to the room.
- Use headphones and a microphone to improve sound quality – test to make sure you are close enough to hear your voice clearly, but not so close that you can hear breathing.
- Do tests to check the internet connection and the sound and video quality and to familiarize yourselves with the technology/platform.
- Talk with a strong voice, with clear diction and phrasing. Make sure your words have energy to hold the audience’s attention. Remember to breathe!
- Answer ‘why’ sales increased and ‘how’ you reduced expenses etc.
- Keep the prepared remarks to 15 minutes or less, communicating the top three messages you wish to deliver.
- If you have a large number of questions then prioritize those from your most diligent analysts to reward them.
- Publicize upcoming events e.g. your investor day.
- Keep your earnings call to between 45-60 minutes in length, depending on market capitalization.
- Ensure that there is a replay of the call available on your website as soon as possible.
- Pay special attention to your analysts and major shareholders by setting up personal calls with them for after the earnings call to allow them to ask any additional questions and strengthen your relationship.
- If possible get your CEO to join and lead the call. It’s a great opportunity to showcase him or her. Investors join the call to hear senior management and get to challenge them.
Comparison of Conference Call Operators
Miranda Investor Relations has teamed up with ZOOM to be able to offer Mexican corporates an outstanding quarterly earnings call, via video or voice only, as the corporate prefers. We are more cost effective than most other providers, and provide our own operator (Emma, from England), who coordinates the call and questions. We prepare nice slides so that there is no blank or black space. Thanks to ZOOM, there is no long wait getting into the line, and you can access by video or voice, by computer, or phone, as you prefer. (See one pager attached for more information).
Advantages | Issuer Direct | ViaVid | AudioWeb | M-IR with Zoom |
Automated platform for event programing | ✓ | • | • | ✓ |
Compatible with all devices | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Personalized service | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
High quality audio | ✓ | • | ✓ | ✓ |
High quality video | • | • | • | ✓ |
Security measures | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Webcast options | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Operator | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Can ask questions over the phone | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Pricing per call with webcast and video if offered (USD)(1) (2) | ~$1,870 | ~$1,250+ | ~$1,025+(3) | $300(4) |
(1) Based on a call lasting approximately 40 minutes, with 50 participants (split between national and international dial in locations).
(2) Issuer Direct, ViaVid and AudioWeb prices increase with call length, number of participants and number of international participants.
(3) Including one-off initial fee of USD $365.
(4) Price for a maximum of 100 participants. For 100-500 participants the price rises to USD $400.
Disadvantages | Issuer Direct | ViaVid | AudioWeb | M-IR with Zoom |
High cost | ✓ | ✓ | ✓ | • |
Service errors (connecting to the wrong call, etc.) | • | ✓ | • | • |
Security breaches have been reported in the past* | • | • | • | ✓* |
*Zoom has brought in new security measures which puts it in line with the best security protocols in the business, including end to end encryption for all users.
Using video can be a great way to enhance your quarterly earnings calls and make them more engaging for analysts and investors. T-mobile is a good example of a company that uses video well in its earnings calls. Using video allows your executives to take advantage of using body language which accounts for an important part of communication.
Benefits of using video:
- Video allows you to use your body language as well as words to say “look at me and trust me” or “I’ve got this under control”, which can be particularly powerful after a bad quarter.
- Video allows greater connection with your investors and analysts.
- Reduced movement and face to face meetings as a result of Covid-19 has increased the importance of video. If your investors are local then it was less important in the past as you would often see them in person. A lot of investors in US companies are based in the US, but in Europe where there are more global investors, the use of video is much more common.
- In Europe there is also the desire for increased transparency, with ESG playing an important role.
- Video gives the feeling of a news bulletin rather than a radio broadcast.
- Everyone is waiting for the body language in response to the difficult question and video can help you to make this work in your favor with a confident response and body language.
- Investors invest in people, so show them your talent – use your earnings call as a PR and marketing tool.
- Using video positions your company as forward thinking and embracing today’s technology. Associate yourself with what is new, exciting and innovative, not what is old and stale.
- Using video makes the earnings calls more engaging and the additional option of allowing analysts and investors to turn their video on to ask questions can make them even more so.
The risk of trying something new can put companies off – it is easy to be conservative and keep to the habit of audio only conference calls. For more tips on how to use video on earnings calls, please contact our team and we would be happy to help with everything from lighting, to what color to we
Después de la temporada de reportes trimestrales, esta semana nos enfocamos en los puntos clave para asegurar una llamada trimestral exitosa, las ventajas y desventajas que ofrecen diferentes proveedores y los beneficios de utilizar la herramienta de video.
Puntos clave para una llamada trimestral exitosa:
- Estar preparado: realizar una lista de posibles preguntas (preguntas frecuentemente realizadas al equipo de RI, reportes de analistas, preguntas hechas en el trimestre anterior, preguntas hechas a los competidores, etc.) y redactar las respuestas.
- Seleccionar la fecha y hora adecuadas para la llamada trimestral. De esta manera se evita entrar en conflicto con las llamadas de otras compañías en el mismo sector y así obtener la máxima asistencia posible tanto de analistas como de inversionistas. Como recomendación, es útil ver cuándo han realizado los competidores sus llamadas trimestrales en el pasado.
- Utilizar un guión, una presentación y practicar. Ensayar el guión ayuda a sonar más natural.
- Considerar la posibilidad de usar video. (Abajo se puede encontrar información acerca de llamadas trimestrales vía video).
- Utilizar una habitación tranquila que no produzca eco. Si hay un eco, considerar la posibilidad de añadir texturas suaves a las paredes.
- Utilizar auriculares y un micrófono para mejorar la calidad del sonido- realizar pruebas para asegurarse de que se está lo suficientemente cerca como para que se pueda escuchar la voz con claridad, pero no tan cerca como para que se pueda oír la respiración.
- Realizar pruebas para comprobar la conexión a internet, la calidad del sonido y el video y para familiarizarse con la tecnología / plataforma.
- Hablar con voz fuerte y dicción clara. Asegurarse que las palabras tengan energía para mantener la atención del público. ¡Importante respirar!
- Responder “por qué” las ventas aumentaron y “cómo” redujeron los gastos, etc.
- Mantener los comentarios previamente preparados por debajo de los 15 minutos, comunicando los tres mensajes principales que se desea transmitir.
- Si durante la sesión de preguntas y respuestas se están haciendo un gran número de preguntas, priorizar las de aquellos analistas que hayan sido más diligentes a manera de recompensarlos.
- Publicitar los próximos eventos, por ejemplo, día de inversionista.
- Mantener la llamada trimestral entre 45-60 minutos de duración, dependiendo de la capitalización de mercado que se tenga.
- Asegurarse que haya una repetición de la llamada disponible en el sitio web tan pronto como sea posible.
- Prestar especial atención a los analistas y principales accionistas mediante la programación de llamadas personales con ellos después de la llamada trimestral. Esto es para permitirles hacer cualquier pregunta adicional y fortalecer la relación.
- Si es posible, que el CEO se una y dirija la llamada. Es una gran oportunidad para mostrarlo. Los inversionistas se unen a la llamada para escuchar a la alta dirección.
Comparativo de Operadores de Llamadas Trimestrales
Miranda Investor Relations, a través de ZOOM, ofrece a las empresas mexicanas una llamada trimestral de excelente calidad, ya sea vía video o únicamente por audio, como la empresa prefiera. Somos más rentables que la mayoría de los otros proveedores, y proporcionamos a nuestra propia operadora (Emma, de Inglaterra), que coordina la llamada y la sesión de preguntas y respuestas. Preparamos diapositivas llamativas para que no haya espacio en blanco o negro. Gracias a ZOOM, no hay larga espera para poder acceder a la línea, y se puede acceder por video o audio, por computadora o teléfono, como se prefiera. (Consultar el one pager adjunto para más información).
Ventajas | Issuer Direct | ViaVid | AudioWeb | M-IR con Zoom |
Plataforma automatizada para programar eventos | ✓ | • | • | ✓ |
Funciona para cualquier dispositivo electrónico | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Atención personalizada | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Alta calidad de audio | ✓ | • | ✓ | ✓ |
Alta calidad de video | • | • | • | ✓ |
Medidas de seguridad | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Opciones de webcast | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Operador | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Se puede hacer preguntas por teléfono | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Precio en USD por llamada con webcast y video si se incluye (USD)(1) (2) | ~$1,870 | ~$1,250+ | ~$1,025+(3) | $300(4) |
(1) Basado en una llamada de aproximadamente 40 minutos, con 50 participantes (divididos en marcación nacional e internacional).
(2) Los precios de Issuer Direct, ViaVid y AudioWeb aumentan con la duración de la llamada, el número de participantes y el número de participantes internacionales.
(3) Incluyendo una tarifa inicial única de USD $365.
(4) Precio para un máximo de 100 participantes. Para 100-500 participantes el precio sube a USD $400.
Desventajas | Issuer Direct | ViaVid | AudioWeb | M-IR con Zoom |
Costos elevados | ✓ | ✓ | ✓ | • |
Errores en servicio (conectar a la llamada incorrecta, etc.) | • | ✓ | • | • |
Se han reportado brechas de seguridad | • | • | • | ✓* |
*Zoom ha tomado nuevas medidas de seguridad que lo posicionan a la par de los mejores protocolos de seguridad, incluyendo el cifrado de extremo a extremo para todos los usuarios.
El uso de video puede ser una gran manera de mejorar las llamadas trimestrales y hacerlas más atractivas para analistas e inversionistas. T-mobile es un buen ejemplo de una empresa que le ha dado un muy buen uso al video en sus llamadas trimestrales. El utilizar la herramienta de video permite a los ejecutivos aprovechar el uso del lenguaje corporal a su favor, ya que juega un rol importante dentro de la comunicación.
Beneficios de utilizar video:
- El video permite usar el lenguaje corporal, así como palabras para decir “mírame y confía en mí” o “tengo esto bajo control”, que puede ser particularmente útil después de un mal trimestre.
- El video permite una mayor conexión con los inversionistas y analistas.
- La reducción en la movilidad y las reuniones cara a cara como resultado del Covid-19 ha aumentado la importancia del video. Si los inversionistas son locales, entonces en el pasado no era tan relevante, ya que a menudo los verían en persona. Muchos inversionistas que invierten en empresas estadounidenses tienen su sede en Estados Unidos, pero en Europa, donde hay más inversionistas globales, el uso de video es mucho más común.
- En Europa se impulsa una mayor transparencia, con ESG desempeñando un papel importante.
- El video da la sensación de un boletín de noticias en lugar de una emisión de radio.
- Todo el mundo está esperando a ver cómo reacciona el lenguaje corporal en respuesta a una pregunta difícil y el transmitir por video sumado a una respuesta firme y un lenguaje corporal seguro, puede ayudar a que esto juegue a favor de aquella persona que está presentando.
- Los inversionistas invierten en personas, así que hay que mostrarles que hay talento: usar la llamada como una herramienta de relaciones públicas y marketing.
- Utilizar video posiciona a la empresa como una que tiene visión de futuro y que abraza la tecnología actual. Hay que asociarse con lo nuevo, emocionante e innovador, no con lo que es viejo y se queda cada vez más atrás.
- El uso de video hace que las llamadas trimestrales sean más atractivas y la opción adicional de poder permitir que los analistas e inversionistas activen su video para hacer preguntas puede hacerlo aún más.
El riesgo de probar algo nuevo puede desestabilizar a las empresas: es fácil ser conservador y continuar realizando las llamadas trimestrales únicamente por audio. Para obtener más consejos sobre cómo usar el video en las llamadas trimestrales, póngase en contacto con nuestro equipo y estaremos encantados de ayudarle con todo, desde la iluminación, hasta qué color es el más apropiado.
