As we approach the reporting and earnings call season we reiterate some of our top tips for earnings calls, as Part 1 of a three part series on earnings calls.
Earnings calls provide a great opportunity to showcase your top management and to give additional detail, explanation and background to the results published in the earnings release. The prepared remarks, or management discussion and analysis section, also gives management the opportunity to go into more detail on particular drivers of growth and risks that investors face, as well as to mention other topics such as new executive hires or to provide reassurance over pending lawsuits or tax issues. In addition, management can give their thoughts on the future outlook for the company and the sector. Perhaps most importantly, senior management answer the questions on minds of analysts and investors, and find out thereby what their concerns are. In short, the earnings can be a central part of a company’s IR strategy, and thus needs to be a priority (which is not easy given that IR team is focused exactly at the same time on getting out the quarterly earnings release).
Our top tips for a successful earnings call:
1) Select the right date and time for your earnings call so that it doesn’t clash with others in the same sector and you get the maximum analyst and investor attendance. To help with this, look at when your peers have held their earnings calls in the past, and check Miranda’s earnings call calendar.
2) Ideally earnings calls should be held the day after your quarterly results are published, however in some circumstances two days afterwards is acceptable.
3) Send out a reporting and earnings call calendar to your distribution list each year/quarter and include this on your website.
4) Send your earnings call invitation out to your distribution list around 3 weeks before your earnings call and a reminder 1 week before the call.
5) The invitation should include:
a) The date and time of the call in both EST and CST.
b) The reporting date.
c) Details to connect to the call from Mexico, the US and other international destinations.
d) The link to connect to the webcast (if relevant).
e) IR contact details.
6) Use a quiet room which does not produce an echo. If there is an echo consider adding soft furnishings or canvases to the room.
7) Use headphones and a microphone to improve sound quality – test to make sure you are close enough to the microphone to hear your voice clearly, but not so close that you can hear breathing.
8) Do tests to check the internet connection and the sound (and video) quality and to familiarize yourselves with the technology/platform.
9) Remind your coworkers or members of your home not to use the microwave while you are giving your presentation as it is known to interfere with the WiFi, and to avoid playing loud disco music nearby which is reliably known to distract those on the call.
10) Talk with a strong voice, with clear diction and phrasing. Make sure your words have energy to hold the audience’s attention. Remember to breathe!
11) Consider using video. (See Part 2 of our earnings call series next week for more comments on using video for your earnings call).
12) Be prepared: make a list of possible questions (from FAQs to your IR team, analyst reports, questions last quarter, questions to peers etc.) and draft answers.
13) If possible, get your CEO to join and lead the call. It’s a great opportunity to showcase him or her. Investors join the call to hear senior management and to get to challenge them.
14) Other speakers on the call should include the CFO and/or the IRO, and in certain cases could include e.g. the Chief Medical Officer for a pharmaceuticals company or the CIO for a data company. Try to keep the speakers relatively consistent throughout your earnings calls, bringing in specialists for the Q&A session in certain circumstances. For example if there have been developments in your European business line, for which you expect to receive a lot of questions, it could be helpful to have your Head of Europe on the call to take part in the Q&A session.
15) Use a script and a presentation and rehearse. Rehearsing the script can make it sound more natural. (See Parts 2 & 3 of our earnings call series for more comments on using a presentation).
16) Make sure that the script/prepared remarks touch on the main points in the quarterly report, but also add value. This is an opportunity for management to give their insights on how they see the industry, the market, and the results in a wider context, amongst other things.
17) Answer ‘why’ sales increased and ‘how’ you reduced expenses etc.
18) Keep the prepared remarks to 15 minutes or less, communicating the top three messages you wish to deliver.
19) If you have a large number of questions then prioritize those from your most diligent investors and analysts to reward them.
20) When answering questions, give direct answers with your conclusion and the positive message you want to communicate at the beginning of your answer, before going on to give more detail and explanation. (Most listeners only focus on the initial response to a question, so do not bury your conclusion).
21) Take care with any forward-looking statements. Use ranges where possible.
22) Publicize upcoming events e.g. your investor day.
23) Keep your earnings call to between 45-60 minutes in length, depending on market capitalization.
24) Ensure that there is a replay of the call available on your website as soon as possible.
25) Pay special attention to your analysts and major shareholders by setting up personal calls with them for after the earnings call to allow them to ask any additional questions and strengthen your relationship.
Over the next two weeks we will bring you Part 2: “Pros and Cons: Different Earnings Call Formats and Providers” and Part 3: “Delivering Standout Virtual Presentations” of our earnings call series.
As always, if you need any advice on IR matters, including how to deliver a successful earnings call, Miranda IR is here to help.
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana Maria Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
A medida que nos acercamos a la temporada de reportes trimestrales y de llamadas con inversionistas, reiteramos algunos de nuestros principales consejos para estas llamadas. Esta es la Parte 1 de una serie de 3 enfocada en el tema “llamadas con inversionistas”.
Las llamadas con inversionistas son una gran oportunidad para mostrar a su top management y dar detalles, explicaciones y antecedentes adicionales a los resultados publicados en el reporte trimestral. Las observaciones preparadas, o la sección de análisis y discusión con el management, también da la oportunidad de entrar en más detalle sobre los impulsores particulares del crecimiento y los riesgos que enfrentan los inversionistas, así como mencionar otros temas como nuevas contrataciones de ejecutivos o dar tranquilidad sobre los litigios o cuestiones fiscales. Además, el management puede opinar sobre las perspectivas del futuro de la empresa y del sector. Quizás lo más importante es que el management responde a las preguntas que tienen los analistas e inversionistas y averigua cuáles son sus preocupaciones. En resumen, las llamadas trimestrales pueden ser una parte central de la estrategia de RI de una empresa y, por lo tanto, deben ser una prioridad, lo cual no es fácil dado que el equipo de RI está enfocado exactamente al mismo tiempo en publicar el reporte trimestral.
Consejos:
1) Seleccionar la fecha y hora adecuadas para la llamada trimestral. De esta manera se evita entrar en conflicto con las llamadas de otras compañías en el mismo sector y así obtener la máxima asistencia posible tanto de analistas como de inversionistas. Como recomendación, es útil ver cuándo han realizado los competidores sus llamadas trimestrales en el pasado así como checar el calendario de reportes trimestrales de Miranda.
2) Lo ideal es que las llamadas con inversionistas se realicen el día después de que se publiquen los resultados trimestrales, sin embargo, en algunas circunstancias, dos días después también es aceptable.
3) Enviar un calendario de reportes y llamadas trimestrales a su lista de distribución cada año / trimestre e incluirlo en su sitio web.
4) Enviar la invitación a la llamada trimestral a su lista de distribución alrededor de 3 semanas antes de la fecha programada y un recordatorio 1 semana antes de la llamada.
5) La invitación debe incluir:
a) La fecha y hora de la llamada tanto en EST como en CST.
b) La fecha del reporte.
c) Detalles para conectarse a la llamada desde México, Estados Unidos y otros destinos internacionales.
d) El enlace para conectarse al webcast (si tienen).
e) Datos de contacto de IR.
6) Utilizar un cuarto sin ruido y que no produzca eco. Si hay eco, considerar agregar muebles blandos o lienzos a la habitación.
7) Usar audífonos y un micrófono para mejorar la calidad del sonido; hacer pruebas para asegurarse de que está lo suficientemente cerca del micrófono para escuchar su voz con claridad, pero no tan cerca que pueda escuchar la respiración.
8) Realizar pruebas para comprobar la conexión a Internet y la calidad del sonido (y del vídeo) y familiarizarse con la tecnología / plataforma.
9) Recordar a compañeros de trabajo o miembros del hogar que no utilicen el microondas mientras se está dando la presentación, ya que se sabe que interfiere con el WiFi, y que eviten reproducir música a un volumen alto cerca, ya que distrae a los que están en la llamada.
10) Hablar con voz fuerte, con dicción y fraseo claro. Asegúrense de que sus palabras tengan energía para captar la atención de la audiencia. ¡Recuerden respirar!
11) Considerar usar video. (Consultar la Parte 2 de nuestra serie de llamadas trimestrales de la próxima semana para obtener más comentarios sobre el uso de video para su llamada trimestral).
12) Estar preparado: hacer una lista de posibles preguntas (desde preguntas frecuentes a su equipo de RI, reportes de analistas, preguntas del último trimestre, preguntas a compañeros, etc.) y borrar las respuestas.
13) Si es posible, que el director general se una y dirija la llamada. Es una gran oportunidad para mostrarlo. Los inversionistas se unen a la convocatoria para escuchar a la alta dirección y así poder hacerles preguntas.
14) Otros oradores en la llamada deben incluir al CFO y / o IRO, y en ciertos casos podrían incluir, p. el Director Médico de una empresa farmacéutica o el CIO de una empresa de datos. Tratar de mantener a los oradores relativamente consistentes durante sus llamadas con inversionistas, trayendo especialistas para la sesión de preguntas y respuestas en ciertas circunstancias. Por ejemplo, si ha habido novedades en su línea de negocio europea, por lo que esperan recibir muchas preguntas, podría ser útil tener al Director de Europa en la llamada para participar en la sesión de preguntas y respuestas.
15) Utilizar un guión y una presentación. Ensayar el guión puede hacer que suene más natural. (Consultar las Partes 2 y 3 de nuestra serie de llamadas trimestrales para obtener más comentarios sobre el uso de una presentación).
16) Asegurarse de que el guión / comentarios preparados toquen los puntos principales del reporte trimestral, pero también agreguen valor. Esta es una oportunidad para que la alta dirección dé sus conocimientos sobre cómo ven la industria, el mercado y los resultados en un contexto más amplio, entre otras cosas.
17) Responder “por qué” aumentaron las ventas y “cómo” redujeron los gastos, etc.
18) Mantener los comentarios preparados y que esto no exceda de 15 minutos, comunicando los tres mensajes principales que desea transmitir.
19) Si hay una gran cantidad de preguntas, priorizar las de sus inversionistas / analistas más diligentes para recompensarlos.
20) Al responder preguntas, dar respuestas directas con su conclusión y el mensaje positivo que desean comunicar al inicio de la respuesta, antes de continuar con más detalles y explicaciones. (La mayoría de los participantes sólo se enfocan en la respuesta inicial a una pregunta, así que no entierren la conclusión).
21) Tener cuidado con las declaraciones a futuro. Utilizar rangos siempre que sea posible.
22) Dar publicidad a los próximos eventos, p. Ej. su investor day.
23) Mantener la llamada trimestral en un rango de 45-60 minutos, dependiendo de la capitalización de mercado.
24) Asegurarse de que haya una reproducción de la llamada disponible en su sitio web lo antes posible.
25) Prestar especial atención a analistas y accionistas principales, estableciendo llamadas personales con ellos después de la llamada trimestral. Esto para permitirles hacer preguntas adicionales y fortalecer su relación a futuro.
Durante las próximas dos semanas, mandaremos la Parte 2: “Pros y contras: diferentes formatos y proveedores de llamadas con inversionistas” y la Parte 3: “Presentaciones virtuales sobresalientes” de nuestra serie de llamadas trimestrales.
Como siempre, si necesitan algún consejo sobre asuntos de RI, incluyendo cómo realizar una llamada trimestral exitosa, Miranda IR está aquí para ayudarlos.
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
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damian.fraser@miranda-partners.com
Ana Maria Ybarra Corcuera
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