This week, I want to give a simple intro to materiality analyses or assessments and explain why they are important for companies who want to build their ESG strategy from scratch (or even improve an existing strategy).
First, what is a materiality analysis?
In a nutshell, it is the process of identifying and prioritizing the most “material” (or important) environmental, social, or corporate governance issues for both your stakeholders and your organization. To do this, all stakeholders (or at least a good representative sample of them) should be consulted.
Once these material issues are defined, your sustainability and overall strategy can take them into account to make sure you are both optimizing your positive impact on all stakeholders and minimizing your negative influence and potential risks on all fronts.
Why should you do a materiality analysis?
As regulators and investors are increasingly asking companies and funds or platforms to report on their ESG initiatives and key performance indicators, it is important for you to understand what you should report on. It is pretty much impossible to report on every single ESG topic that can be covered by an entity. It would take a massive amount of time, and the returns on that process would not be great (since many of these items would not be material for your stakeholders). Therefore, finding out what you should focus on not only helps to define your future efforts, but also allows you to be effective when communicating with your stakeholders and optimize your reporting efforts.
If this is not a good enough reason for you to consider doing this exercise, let me just say that materiality analyses many times highlight trends or items that may have a relevant impact on your operations in the future (even before your management team or board was thinking about them). Materiality matrices, when well built, can therefore be considered a strategic tool for a business in an evolving industry.
How are materiality analyses done?
There is no one size fits all way to do this. It depends on how deep you want to go, which in turn depends on how much your organization cares about this effort. It also varies depending on who your stakeholders are, how you are used to communicating with them (how easy it is to do so), and how fast you want the analysis to be done.
Broadly speaking, the organization first needs to build a list of ESG topics it believes should be tested for relevance in this exercise. A good way to do this is the management, the ESG committee, or whoever is the key person inside the organization driving this effort needs to think about the business cycle/model and where it may impact environmental, social, and governance topics. The GRI and SASB offers some industry specific materiality standards that can help too.
Once this preliminary list is ready, then in one way or another, you (or whoever is coordinating this project), needs to contact a representative sample of each stakeholder group that was identified and ask them to prioritize the items in the list. Also be open to hear about different items that may not be in the list but may be relevant to the stakeholders. The process needs to have a feedback loop for the list in the end to be truly comprehensive.
As all stakeholders show their priorities, the organization can build a materiality matrix. Here again there are different ways to analyze and present the information. The end goal is to show what impact these items have on all (both internal and external) stakeholders vs the influence on the stakeholders’ assessments and decisions. The GRI suggests the following format:
As with all x/y charts, we can think of four different quadrants within the chart (top right would be the most material items, bottom left emergent items, bottom right would be urgent items, and top left would be general but less relevant items to consider).
Some other organizations also suggest a chart where the x axis shows the impact on or relevance for external stakeholders and the y axis shows the impact on or relevance for internal stakeholders. This would again offer a different interpretation possibility (and see how aligned internal and external stakeholders are on material issues).
Here are some examples from two well-known Mexican corporates:
How frequently must materiality analyses change?
I promised to make this intro brief and simple. The subject is somewhat dense, so bear with me on one more thing which is very important: materiality is dynamic. This means, whatever appears as material today, will not necessarily be material tomorrow. Circumstances change, people change, thus materiality changes.
Materiality exercises must be done ideally every couple of years, and no later than every 3-4 years. Also, if something big and disruptive happens (ahem, COVID-19), industries that are affected should revisit their materiality assessments. I know this is time consuming, and at Miranda ESG we are more than happy to help streamline the process.
I will stop here now, as I believe the main points have been made. But if you still have questions on materiality, please don’t hesitate to reach out. I’ll be more than happy to discuss this at depth with you. And as usual, if there is anything we can help you with, please reach out.
Best,
Marimar
Partner, Miranda ESG
This week’s recommended reading
Contacts in Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Marimar Torreblanca
Miranda ESG
marimar.torreblanca@miranda-partners.com
Esta semana quiero dar una breve introducción a los análisis de materialidad y explicar porqué son importantes para las empresas que quieren construir sus estrategias de ESG desde el principio (o incluso mejorar una estrategia existente).
Primero, ¿qué es un análisis de materialidad?
En pocas palabras, es el proceso de identificar y priorizar los temas ambientales, sociales o de gobierno corporativo más “materiales” (o importantes) para los grupos de interés y la organización. Para hacer esto, todos los grupos de interés (o por lo menos una muestra representativa de ellos) deben ser consultados.
Una vez que los factores materiales son definidos, la estrategia de ESG (e incluso la estrategia de negocio) puede tomarlos en cuenta para estar seguros que se está tanto optimizando el impacto en los grupos de interés como minimizando la influencia negativa y riesgos potenciales en todos los frentes.
¿Por qué se debería hacer un análisis de materialidad?
Conforme los reguladores e inversionistas están cada vez más pidiendo a las empresas u organizaciones que reporten sus iniciativas de ESG así como los indicadores claves relacionados, es importante entender qué se debe reportar. Es prácticamente imposible reportar sobre todos los temas posibles de ESG que puede cubrir una organización. Tomaría demasiado tiempo, y los retornos sobre ese proceso no serían buenos (dado que muchos de estos temas no serían materiales para los grupos de interés). Por ello, encontrar en qué temas debes enfocarte no solo ayuda a definir los esfuerzos futuros, sino que también ayuda a ser efectivo en la comunicación con los grupos de interés y optimizar los esfuerzos de reporteo.
Si esto no es una razón suficientemente buena para considerar hacer ese ejercicio, quisiera también decir que los análisis de materialidad muchas veces encuentran tendencias o temas que pueden tener un impacto relevante en las operaciones en el futuro (incluso antes de que el equipo directivo o consejo de administraciones pensara en ellos). Las matrices de materialidad, cuando están bien construidas, pueden por esto ser consideradas una herramienta estratégica para un negocio en una industria cambiante.
¿Cómo se hacen los análisis de materialidad?
No existe una estrategia que sea óptima para todas las organizaciones. Depende qué tan profundo se quiera hacer el análisis, que a la vez depende de qué tan convencida está la organización de este tema. También varía dependiendo de quiénes son los grupos de interés, cómo es la comunicación con ellos (que tan fácil es comunicarse con ellos, y qué tan rápido se quiere hacer el análisis.
Pero tratando de resumirlo, la organización inicialmente tiene que construir una lista de temas de ESG que cree deben ser considerados posiblemente materiales. Una buena forma de hacerlo es que el equipo directivo, el comité de ESG, o quien sea que es la persona clave llevando este esfuerzo debe pensar en el ciclo de negocios y el modelo de negocios y definir en dónde puede impactar temas ambientales, sociales, y de gobierno corporativo. El GRI y SASB también ofrecen algunos estándares de industrias específicas que pueden ayudar.
Una vez que esta lista preliminar esté lista, se debe contactar a una muestra significativa de cada grupo de interés que sea identificado para pedirles que ordenen por magnitud de importancia los temas de la lista. También vale la pena estar abierto a escuchar de temas que no se incluyeron en la lista original pero que son relevantes para los grupos de interés. El proceso tiene que tener un loop de retroalimentación para que realmente sea comprensivo.
Una vez que los grupos de interés ya mostraron sus prioridades, la organización debe construir su matriz de materialidad. Existen diferentes formas de analizar y presentar la información. El objetivo final es mostrar qué impacto tienen estos temas en los grupos de interés (internos y externos) vs la influencia en las decisiones y evaluaciones de los grupos de interés. El GRI sugiere el siguiente formato:
Como en cualquier gráfica en dos dimensiones, podemos visualizar cuatro cuadrantes en ella (arriba a la derecha saldrían los temas más materiales, abajo a la izquierda temas emergentes, abajo a la derecha temas urgentes y arriba a la izquierda temas generales pero menos relevantes a analizar).
Algunas otras organizaciones también sugieren gráficas donde el eje de las x’s enseñe el impacto o la relevancia para grupos de interés externos y el eje de las y’s enseñe el impacto o relevancia para grupos de interés internos. Esto otra vez ofrecería una interpretación de los datos distinta (y dejaría ver qué tan alineados están los grupos de interés internos con los externos en cuanto a los temas materiales).
Aquí van dos ejemplos de empresas mexicanas conocidas y con experiencia en temas de sostenibilidad:
¿Qué tan frecuentemente se debe hacer un análisis de materialidad?
Prometí que haría esta introducción breve y simple. El tema es algo denso, entonces pido paciencia para tocar un último concepto que es bastante importante: la materialidad es dinámica. Esto significa que lo que aparece como material hoy no necesariamente será material mañana. Las circunstancias cambian, la gente cambia, por ello la materialidad cambia.
Los ejercicios de materialidad deben hacerse idealmente cada dos años, y no más de cada 3-4 años. También cuando algo grande y disruptivo pasa (ejem, COVID-19), las industrias afectadas deben revisitar sus análisis de materialidad. Entiendo que esto consume mucho tiempo, por ello en Miranda ESG podemos ayudar a hacer el proceso más simple.
Ahora si voy a parar porque me parece que los temas más importantes ya los tocamos. Pero por favor si te quedan dudas sobre la materialidad, escríbeme. Estaré contenta de platicar del tema más a fondo.
Espero esta información haya sido de tu interés. Como siempre, si hay algo en lo que pudiéramos ayudar, o si hay un tema de ESG del cual quisieras saber más, por favor háznoslo saber para considerarlo en versiones futuras.
Saludos,
Marimar
Partner, Miranda ESG
La lectura recomendada de la semana
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Damian Fraser
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damian.fraser@miranda-partners.com
Marimar Torreblanca
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