As earnings season is right around the corner, this week we bring you some tips and tricks you can apply to start preparing for quarterly reports. We focus on three main things companies are usually working on during this time: the press release, the earnings call, and the board meeting. Here are a few tips on how to prepare for each event.
Earnings Release
There are a few things you can do to start setting up the report weeks before the final information is ready. The first thing you can do is prepare a first draft of the earnings release. Start by updating the titles and headings that talk about the quarter (e.g., change the period in the report from 1Q22 to 2Q22 and change the closing month from March to June). Then, you can gather the information you already have (e.g., relevant events, conference call details -date, time, registration link, speakers-, any stock information as of the end of the quarter, etc.) and update that information directly in the press release.
Additionally, you can link your Excel files to the earning release Word document so that it will automatically update, making the transfer of financial data faster and more accurate. This will come in handy when the financial information is ready, since you will be able to incorporate that into the earnings release very easily. You can start off by preparing a ‘template’ of every chart and table that goes into the report (e.g. financial statements, debt analysis QoQ, comprehensive financial result, etc.). Make sure every detail of the format matches the report (font size and style, colors, etc.), and also include the information that does not tend to change (like accounts and concepts that make up the financial statements), which will be useful for the following quarters too. Next, include the information that is already available, such as the figures of the same quarter of the previous year. Finally, once the financial information is ready, use your Excel template to incorporate it directly into the report.
During the weeks prior to the release date, make sure to schedule meetings with the different areas involved in preparing the information for the press release. Maintaining constant communication with them will be key for an agile and efficient reporting season. As the release date approaches, add the missing information and final details.
Earnings Call
The earnings call is a relevant part of every quarter, it is a place where investors and analysts have the opportunity to speak directly with the top management and address their concerns. The best way to have all people you need available at that time is to schedule the call in advance. Remember to check the date and time of your peer’s conference calls beforehand to avoid an overlap. We recommend sending the invitation one month prior to the call and send a reminder one week or a few days before. Additionally, you can use the invitation as an opportunity to disclose the quiet period. Also, if possible, we suggest sending a calendar at the beginning of the year with the date and time of all the conference calls for that year (don’t forget to disclose this information on your IR website too).
When preparing for the quarterly results conference call, there are a few activities you can prepare in advance. First off, make sure to schedule the call with the service provider, checking one task directly off the list. Next up, discuss the quarterly results with the management team and speakers so that the main message can be defined in advance. You can then proceed to prepare the script for the call, prioritizing the most relevant topics and/or accomplishments during the quarter. This will help you structure the call and identify potential concerns that might come up during the Q&A session. By addressing those concerns during your speech, it is easier to control the narrative and portray your message in the best way possible. Lastly, prepare the complementary materials you need during the call, like the presentation, making sure it follows the order of the script and offers a visual aid to better understand what happened during the quarter.
Additionally, remember that when going through very uncertain and volatile environments, the Investor Relations team should be even more proactive and transparent than usual, promoting an open and frequent communication strategy with the market.
Board Meetings
In many Mexican companies, the presentation used in Board Meetings is also one of the several Investor Relations area’s tasks. So here are our main recommendations to successfully prepare this presentation.
There are numerous details that shouldn’t go unnoticed when preparing for a Board Meeting, especially because the effectiveness and productiveness of the meeting will depend on how well it was prepared.
You can start by helping define the meeting’s agenda. Make sure to discuss this matter with the top management. Don’t forget to briefly review any comments from the previous Board Meeting to identify any topics that may have been overlooked and include them in the new agenda. Once the preliminary agenda is ready, the Chairman of the Board should review and approve it.
Then, reach out to the different areas responsible for preparing the information. As you gather the numbers, update the presentation and keep track of any details that might still be missing. Make sure the presentation complements the meeting’s agenda. Once it is ready, either you or one of the members of the top management can share the required documents to the Board Members.
General Recommendations
Make sure to keep in mind the following things when working on your materials:
- Prepare a list of the main concerns analysts and investors might have so you can make sure the final materials address these matters properly.
- It’s very important to review all the materials thoroughly to avoid inconsistencies and other potential mistakes (make sure more than one person review each document to reduce the possibility of a mistake).
- Use a different color or a highlighter to mark the information that is still pending, this way it is easier to identify and differentiate current from past figures.
- We recommend reporting early in the reporting season, as usually the later dates are the busiest. Also, reporting early gives a feeling that the company is well organized.
Please don’t hesitate to contact us if you need help during any step of the earnings season process. We will be more than happy to assist you. In Miranda IR, we specialize in assisting our clients during earnings season and have plenty of experience approaching market concerns during uncertain macroeconomic environments.
Sources:
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
La temporada de reportes trimestrales se aproxima, por lo que esta semana les damos algunos consejos para prepararse. Nos enfocaremos en los tres puntos principales en los que las compañías suelen concentrarse durante este periodo de tiempo: el reporte trimestral, la llamada de resultados y la junta de Consejo de Administración. A continuación, presentamos algunos tips para cada uno de estos eventos.
Reporte Trimestral
Hay algunas actividades que se pueden llevar a cabo para comenzar a preparar el reporte, incluso semanas antes de que la información final esté lista. Primero, recomendamos hacer un primer borrador del reporte trimestral, empezando por actualizar los títulos y encabezados que incluyen el trimestre (por ejemplo, cambiar el periodo en el reporte del 1T22 al 2T22 y el mes de cierre de marzo a junio). Después, se puede empezar a recopilar la información que ya está lista (por ejemplo, los eventos relevantes, los detalles de la conferencia -fecha, hora, liga de registro, ponentes-, información sobre la acción al cierre del trimestre, etc.) y actualizarla directamente en el reporte.
Adicionalmente, para que sea más fácil transferir la información contable, es recomendable ligar los archivos de Excel que contienen la información al documento del reporte en Word. De esta manera, cualquier actualización en el Excel se reflejará automáticamente en el documento Word, agilizando el proceso y haciéndolo más exacto (reduciendo la posibilidad de errores). Esto resultará útil cuando la información financiera esté lista, ya que será muy sencillo incorporarla directamente al reporte trimestral. Se puede empezar preparando una plantilla de cada una de las gráficas y tablas que contiene el reporte (por ejemplo, los estados financieros, análisis de deuda trimestral, costo integral de financiamiento, etc.). asegurándose de que los detalles del formato coincidan con los del reporte (tipo y tamaño de letra, colores, etc.). También se puede incluir la información que no suele cambiar (como los conceptos y cuentas que conforman los estados financieros), lo cual resultará útil para los próximos trimestres. Posteriormente, hay que incluir la información que ya está disponible, como las cifras del mismo trimestre del año anterior. Finalmente, cuando la información financiera del trimestre esté lista, se puede usar la plantilla de Excel para incorporarla directamente al reporte.
Durante las semanas previas a la fecha de reporte, es importante agendar reuniones con las diferentes áreas involucradas en preparar la información. Es clave mantenerse en constante comunicación con ellos para lograr una temporada de reportes ágil y eficiente. Mientras se aproxima la fecha de publicación del reporte, se debe incluir la información faltante y los detalles finales.
Llamada de Resultados
La llamada de resultados es un elemento muy relevante del trimestre, pues es la ocasión en la que los inversionistas y analistas tienen la oportunidad de hablar directamente con el equipo directivo y atender sus preocupaciones. La mejor manera de asegurarse de que todas las personas necesarias para la llamada estén disponibles, es agendarla con anticipación. Hay que tomar en cuenta la fecha y hora de las llamadas trimestrales de los peers de la compañía para evitar que se empalmen. Recomendamos mandar la invitación de la llamada con un mes de anticipación y mandar un recordatorio una semana (o unos días) antes. De ser posible, también recomendamos mandar un calendario al inicio del año con la fecha y hora de todas las llamadas trimestrales del año (el cual también debe publicarse en la página de RI).
Al prepararse para la llamada de resultados trimestral, existen algunas actividades que se pueden realizar con anticipación. Primero, se debe agendar la llamada con el proveedor, eliminando un pendiente de la lista. Posteriormente, es importante discutir los resultados trimestrales con el equipo directivo y los ponentes de la llamada para poder definir el mensaje principal. Después, se puede empezar a preparar el script de la conferencia, priorizando los temas y/o logros más relevantes del trimestre. Esto ayudará a estructurar la llamada y a identificar las posibles inquietudes que pueden surgir durante la sesión de preguntas y respuestas. Al atender estas preocupaciones durante la presentación inicial, resultará más sencillo controlar la narrativa y transmitir el mensaje de la mejor manera posible. Por último, se deben preparar los materiales complementarios para la llamada, como la presentación, asegurando que siga el orden del script y que ofrezca apoyo visual para entender mejor la información del trimestre.
Adicionalmente, es importante recordar que, ante entornos de incertidumbre y alta volatilidad, el equipo de RI debe ser incluso más transparente y proactivo de lo usual, promoviendo una estrategia de comunicación abierta y frecuente con el mercado.
Juntas de Consejo de Administración
En muchas compañías mexicanas, la presentación usada en las juntas del Consejo de Administración también es parte de las responsabilidades del equipo de RI, por lo que les damos nuestras principales recomendaciones para prepararla exitosamente.
Hay muchos detalles que no deben pasar desapercibidos al preparar la Junta de Consejo, especialmente porque la efectividad y productividad de ésta dependerán en gran medida de qué tan bien fue preparada.
Se puede empezar ayudando a definir la agenda de la junta. Este asunto se debe discutir con el equipo directivo, además de revisar brevemente cualquier comentario de la junta anterior para identificar los temas que pudieron haber pasado por alto e incluirlos en la nueva agenda. Una vez que la agenda preliminar esté lista, el Presidente del Consejo deberá revisarla y aprobarla.
Después, hay que acercarse a las diferentes áreas responsables de preparar la información necesaria. Mientras se recopila la información, se debe actualizar la presentación y mantener un registro de los detalles que aún están pendientes. Es importante recordar que la presentación debe complementar la agenda de la junta. Una vez que esté lista, el IRO o uno de los miembros del equipo directivo puede compartirle los documentos necesarios a los miembros del Consejo.
Recomendaciones Generales
Hay que tener en mente los siguientes aspectos al preparar los materiales:
- Preparar una lista de las principales inquietudes que podrían tener los analistas e inversionistas para asegurarse de que los materiales atiendan estos temas de forma adecuada.
- Es muy importante revisar todos los materiales exhaustivamente para evitar inconsistencias y otros posibles errores (más de una persona debe revisar cada documento para reducir la posibilidad de que exista algún error).
- Usar un color diferente para marcar la información pendiente, de esta forma, será más sencillo identificar y diferenciar las cifras anteriores de las actuales.
- Recomendamos reportar al inicio de la temporada, ya que las últimas fechas suelen ser las más ocupadas. Además, reportar anticipadamente refleja una compañía organizada.
Por favor no duden en contactarnos si necesitan ayuda durante cualquier momento de la temporada de reportes, estaremos felices de asesorarlos. En Miranda IR, nos especializamos en apoyar a nuestros clientes durante la temporada de reportes trimestrales y tenemos mucha experiencia abordando las preocupaciones del mercado durante situaciones macroeconómicas inciertas.
Fuentes:
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
