From a recent IR Magazine event poll, 10% of the participants’ companies still prohibit all in-person travel and 19% limit the size of the events that their employees can attend. This highlights the importance of mastering remote events now, but what will happen in the near future when most people feel comfortable traveling again?
MIR predicts that most in person conferences in the future will be hybrid (a combination of in person and virtual), because of habits formed over the pandemic, along with improved user experience of virtual events. In this blog post, we’ll discuss the pros and cons of the different event types (in person, virtual, or hybrid) and focus on best practices for hybrid events, which are the most difficult to pull off successfully.
How to decide between a virtual, in-person, or hybrid conference?
When thinking about which type of IR conference to hold, it’s important to remember that groups of stakeholders have experienced travel restrictions differently. For example, according to IR Magazine, only 39% of Asian investors think that less travel has been positive, whereas 60% of North American investors have welcomed the development. South American companies have faced greater travel restrictions than Mexican ones, and many cannot go to Europe nor the USA. (Mexico recently made the UK’s red list, effectively cutting off business travel there). Smaller companies have faced more challenges than bigger companies in getting exposure to investors. So when thinking about which type of conference suits your company best, you should first survey your audience to see what their travel preferences are.
In-person events have the networking benefits of random hallway conversations, sharing meals, and real-life experiences that are unmatched by virtual events. However, we expect participants in the future to be much more selective about the events they attend in person.
Mary Turbull from Raymond James, gave an interesting example during the IR Magazine event about a successful in-person conference that they hosted during the pandemic in Aspen, Colorado and Park City, Utah. They found that it was better to move away from the more traditional and denser populated places like NYC, for outdoor destinations. Participants were excited for a chance to be in nature after being cooped up for so long in quarantine. They were seated at their own tables 6 feet apart, meals were served outside, and activities like hiking and fly fishing were all outdoors.
Virtual only events should be considered for groups that are very geographically dispersed, most participants have expressed that they prefer not to attend in person, or when there is not enough funding for an in-person or hybrid event. Especially right now virtual only events can be a good idea as many corporations are not allowing their employees to do work-related travel.
Hybrid events have the potential to be the best of both worlds and reach the largest audience. Participants that value the networking opportunities and are comfortable traveling can go in person, but also benefit from the participation of the remote audience. The remote audience will get to hear the same discussions, have their questions and comments heard, get some light networking, and not have to leave their homes or offices.
However, hybrid conferences need IT hardware and a support team to make the remote experience as flawless as possible. There is also much room for IT error that can leave the remote attendees unengaged. It can also be hard to manage a hybrid event, without one side (especially those remote) feeling that they are getting a second level service (see below on how to mitigate this).
It’s important to start considering this new type of conference now, instead thinking that things will return to how they used to be. In fact, 84% of IR professionals think that the pandemic will lead to permanent changes in IR working practices, according to IR Magazine.
The National Press Club has a pro con chart that does a nice job comparing the three options:
Best practices for hybrid events
The main goal of hybrid events is to minimize the gap between the experience of the in-person and remote audiences. To do this you’ll need to take into account viewing experience, content, engagement, networking, and analytics.
The viewing experience should be similar to the Super Bowl, says the North Star Meeting Group, where going to the game in person would be a much richer experience (it also would take more time and money), but watching on TV has high quality audio and sound, and you see the same plays. To do this you’ll need to be overly prepared, especially with IT, and think about every aspect of the event from a remote perspective.
- The presenters should be there in person. Especially for panels where there is a lot of back and forth. The onstage chemistry will be more authentic and avoid the lag time.
- The schedule of talks should not last an entire 8am-6pm day, 10am -4pm would be more realistic. In-person attendees can do activities/meals before and after the panels.
- Presentations and video should be displayed directly to the virtual audience, rather than having a camera pointed at the screen.
- Microphones not properly placed resulting in low volume will cause remote viewers to immediately tune out.
Content for hybrid events must be brief and be clear in the value it adds. Remote viewers’ attention spans are much shorter than the in-person audience because they are not stuck inside a conference room. Your in person audience will appreciate it. Also, remember to add breaks in between content.
Engage the virtual audience and keep them on their toes. Several techniques can be used to keep them from walking away to do their laundry or start making dinner:
- Conduct frequent polls and live Q&As. You can also give in-person attendees tablets or a phone app to register their answers and questions. This is also a great way to get data points to measure engagement and make improvements in the future.
- Ask attendees to keep their cameras on and to be dressed appropriately as if they were there in person.
- Display all of the attendees on a screen on stage for the speakers and in-person audience to be more conscious of them. Give virtual audience members the opportunity to ask their question on screen.
- The panel moderator should take the same number of questions from the in-person audience as the virtual audience.
Networking
- Leave the panel chats open after the event to allow the discussions to continue for virtual as well as in-person attendees.
- Have a directory with virtual business cards for those that wish to share their contact information.
Analytics
- Collect key data points about the event to learn about engagement, networking, and lead generation. The polling data from the panels can be used to create unique figures that your organization can later publish.
Other details to keep in mind
- Make it easy for virtual event attendees to upgrade to in-person if they so choose.
- Record sessions for all attendees to rewatch afterwards.
As always Miranda IR is happy to help organize your next investor event, taking into account all these factors.
Resources
- Swapcard – All-In-One Virtual & Hybrid Events Platform
- Platform for virtual and hybrid events for video, connecting participants, scheduling, etc. sell tickets, booths, polls, virtual roundtables.
- Together by Hyatt
- Hybrid event solutions.
- vFairs | Virtual Event Solutions
- For bigger conferences.
- PGi GlobalMeet Webcast
- IR Magazine’s recommended virtual events solution
Sources
- https://www.vfairs.com/hybrid-events-8-best-practices/
- https://www.northstarmeetingsgroup.com/Planning-Tips-and-Trends/Event-Planning/Event-Programming/hybrid-events-best-practices-tips
- https://www.hyatt.com/content/dam/hotel/propertysites/assets/global/digital-content/Together-by-Hyatt-v3.pdf
- https://www.irmagazine.com/corporate-access/future-ir-events-how-transition-hybrid-investor-events
- https://www.cvent.com/en/blog/events/hybrid-events-what-you-need-know
- https://www.eventmanagerblog.com/tips-preparing-hybrid-event
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
Según la reciente encuesta de eventos de IR Magazine, el 10% de las compañías participantes aún prohíben todos los viajes presenciales y el 19% limitan el tamaño de los eventos a los que pueden asistir sus empleados. Esto destaca la importancia del dominio de eventos remotos hoy en día pero, ¿qué pasará en el futuro cercano cuando la mayoría se sientan cómodos viajando de nuevo?
MIR estima que la mayoría de las conferencias presenciales serán híbridas en el futuro (una combinación entre presencial y virtual), debido a los hábitos adoptados durante la pandemia, así como una mejora en la experiencia de usuario en eventos virtuales. En este blog discutiremos los pros y contras de los diferentes tipos de eventos (presenciales, virtuales e híbridos), y nos enfocaremos en las mejores prácticas de eventos híbridos, que son los más complicados de llevar a cabo exitosamente.
¿Cómo elegir entre una conferencia virtual, presencial o híbrida?
Al considerar qué tipo de conferencia de RI llevar a cabo, es importante recordar que los grupos de inversionistas han experimentado las restricciones de viaje de forma distinta. Por ejemplo, de acuerdo a IR Magazine, solo el 39% de los inversionistas asiáticos consideran que la disminución en viajes ha sido positiva, mientras que el 60% de los inversionistas norteamericanos han recibido de forma positiva el dejar de viajar. Las compañías sudamericanas han enfrentado mayores restricciones de viaje que las compañías mexicanas, y muchas no pueden ir a Europa ni a Estados Unidos (México fue incluido recientemente en la lista roja del Reino Unido, descartando los viajes de negocios por completo). Las compañías pequeñas han enfrentado una mayor cantidad de retos de exposición a inversionistas que las compañías de mayor tamaño. Por lo tanto, al considerar qué tipo de conferencia es la mejor opción para cada compañía, se deben evaluar las preferencias de viaje de la audiencia en cuestión.
Los eventos presenciales tienen los beneficios del networking en conversaciones espontáneas en los pasillos, compartir almuerzos y experiencias de la vida real que no acontecen en los eventos virtuales. Sin embargo, se espera que los participantes sean mucho más selectivos con los eventos a los que asisten de forma presencial en el futuro.
Mary Turbull de Raymond James presentó un ejemplo interesante durante el evento de IR Magazine acerca de una conferencia presencial que llevaron a cabo exitosamente durante la pandemia en Aspen, Colorado y Park City, Utah. Concluyeron que era mejor alejarse de los lugares tradicionales y con mayor densidad de población como Nueva York, y elegir destinos al aire libre. Los asistentes estaban emocionados por la posibilidad de estar en la naturaleza después de permanecer en confinamiento durante tanto tiempo. Cada uno se ubicó en su propia mesa con distancia de 1.5m, los almuerzos se sirvieron en el exterior, y todas las actividades como senderismo y pesca fueron al aire libre.
Los eventos virtuales deben considerarse cuando hay grupos que están muy dispersos en cuestión geográfica, cuando la mayoría de los participantes ha opinado que prefieren no asistir de forma presencial, o cuando no hay suficientes fondos para un evento presencial o híbrido. Especialmente en la actualidad, los eventos virtuales pueden ser una buena idea dado que muchas compañías no permiten los viajes de negocios a sus empleados.
Los eventos híbridos tienen el potencial de ser lo mejor de dos mundos y alcanzar una mayor audiencia. Los participantes que valoran la oportunidad de networking y que están cómodos con viajar, pueden asistir de forma presencial, así como beneficiarse de la participación de la audiencia remota. Los asistentes remotos podrán escuchar las mismas pláticas, hacer preguntas y comentarios, y un poco de networking, sin tener que salir de sus hogares u oficinas.
Sin embargo, las conferencias híbridas necesitan hardware y soporte del equipo de TI para hacer la experiencia remota impecable. También hay un gran margen de error de TI que puede provocar que los asistentes remotos no se sientan tan involucrados. Además, puede ser difícil administrar un evento híbrido sin que una parte (especialmente la remota) sienta que está recibiendo servicio de segundo nivel (posteriormente explicamos cómo mitigarlo).
Actualmente, es importante empezar a considerar este nuevo tipo de conferencia, en lugar de esperar que las cosas vuelvan a ser como antes. De hecho, el 84% de los profesionales de RI consideran que la pandemia conducirá a cambios permanentes en las prácticas de trabajo de RI, de acuerdo a IR Magazine.
National Press Club tiene una tabla de pros y contras que compara las tres opciones:
Mejores prácticas para eventos híbridos
El objetivo principal de los eventos híbridos es minimizar la brecha en la experiencia entre la audiencia presencial y la audiencia remota. Para hacerlo, se debe considerar la experiencia de visualización, contenido, engagement, networking y analíticos.
De acuerdo a North Star Meeting Group, la experiencia de visualización debe ser similar a la del Super Bowl, donde asistir al juego sería más enriquecedor (aparte de implicar más tiempo y dinero), pero verlo en televisión tiene una alta calidad de audio y sonido, y se pueden ver las mismas jugadas. Para hacer esto, se necesita demasiada preparación, especialmente con respecto a TI, y pensar en cada aspecto del evento desde la perspectiva remota.
- Los ponentes deben asistir presencialmente. Especialmente en paneles donde hay mucha interacción. La química sobre el escenario será mucho más auténtica y evitará retrasos.
- Los horarios de las pláticas no deben durar un día completo de 8am-6pm, 10am-4pm es más realista. Los asistentes presenciales pueden hacer actividades o tomar almuerzos antes y después de los paneles.
- Las presentaciones y videos deben mostrarse directamente a la audiencia virtual, en lugar de usar una cámara enfocando la pantalla.
- Los micrófonos mal colocados que resulten en un volumen bajo causarán que la audiencia remota se desconecte de inmediato.
El contenido para eventos híbridos debe ser breve y claro en su valor agregado. La atención de la audiencia remota es mucho menor que la de la audiencia presencial, ya que no se encuentran dentro de un salón de conferencias. La audiencia presencial lo apreciará. Además, es importante incluir descansos entre contenido.
Se debe involucrar a la audiencia virtual y mantenerlos atentos. Varias técnicas pueden utilizarse para evitar que hagan su lavandería o preparen su cena:
- Llevar a cabo encuestas frecuentes y sesiones de preguntas y respuestas en directo. También se puede proporcionar tabletas electrónicas o aplicaciones virtuales a los asistentes presenciales para registrar sus preguntas y respuestas. Además, esta es una gran forma de obtener información para medir el engagement y hacer mejoras en el futuro.
- Pedir a los asistentes que mantengan su cámara prendida y que su vestimenta sea apropiada, como si atendieran de forma presencial.
- Mostrar a todos los participantes virtuales en una pantalla en el escenario para que los ponentes y asistentes presenciales estén conscientes de su presencia. Dar oportunidad a los miembros de la audiencia virtual de hacer preguntas en pantalla.
- El moderador del panel debe tomar la misma cantidad de preguntas tanto de la audiencia presencial, como de la audiencia virtual.
Networking
- Los chats del panel deben permanecer disponibles después del evento para permitir que las conversaciones continúen tanto para los participantes virtuales, como para los presenciales.
- Tener un directorio con tarjetas corporativas virtuales para los que deseen compartir su información de contacto.
Analíticos
- Recopilar información clave acerca del evento para conocer el engagement, networking, y generación de liderazgo. La información de las encuestas de los paneles puede utilizarse para generar cifras únicas que la organización puede publicar posteriormente.
Otros detalles para mantener en mente
- Para los asistentes virtuales, debe ser sencillo cambiar a la categoría presencial si así lo desean.
- Grabar las sesiones para disponibilidad de todos los asistentes después del evento.
Como siempre, Miranda IR estará feliz de ayudarlos en la organización de su siguiente evento para inversionistas, tomando en cuenta todos los factores mencionados anteriormente.
Recursos
- Swapcard – All-In-One Virtual & Hybrid Events Platform
- Plataforma para eventos de video virtuales e híbridos, conectar participantes, horarios, etc. venta de boletos, cabinas, encuestas, mesas de discusión virtuales.
- Together by Hyatt
- Soluciones de eventos híbridos.
- vFairs | Virtual Event Solutions
- Para conferencias mayores.
- PGi GlobalMeet Webcast
- Solución de eventos virtuales recomendada por IR Magazine.
Fuentes
- https://www.vfairs.com/hybrid-events-8-best-practices/
- https://www.northstarmeetingsgroup.com/Planning-Tips-and-Trends/Event-Planning/Event-Programming/hybrid-events-best-practices-tips
- https://www.hyatt.com/content/dam/hotel/propertysites/assets/global/digital-content/Together-by-Hyatt-v3.pdf
- https://www.irmagazine.com/corporate-access/future-ir-events-how-transition-hybrid-investor-events
- https://www.cvent.com/en/blog/events/hybrid-events-what-you-need-know
- https://www.eventmanagerblog.com/tips-preparing-hybrid-event
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
