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Shareholders Meetings Recommendations

This week we take a look at how best to manage annual shareholder meetings in the Mexican context. We also publish in full AFORE Sura’s letter (below) on best practices for shareholder meetings, as these recommendations are likely broadly shared by other Mexican institutional investors.

Mexico is slowly evolving from a family controlled corporate governance to a hybrid family / institutional investor capitalism. This makes managing shareholder meetings complex. On the one hand many controlling shareholder families are accustomed to such meetings rubber stamping decisions already taken (by them); on other hand institutional investors expect OECD best practices to be implemented. Overall, we recommend to follow OECD guidelines, especially given that as families grow, not all family members are aligned, and many will want companies to treat all shareholders equally.

 

  1. Board members, senior management, external auditors and relevant professionals should attend the shareholders’ meeting and be available to answer questions and address shareholder concerns. These people should also be fully apprised of the agenda.

 

  1. Publish the shareholder meeting information and agenda point by point at least 30 days prior to the meeting on the company website, on EMISNET (Bolsa website) / BIVA and when appropriate in recognized newspaper. While the law in Mexico states a minimum of 15 days advance notice, 30 days is a better guideline, as foreign investors need time to assess how to vote. It is important that companies provide enough information in the agenda so that shareholders can do the research on what decision they should take. To the extent possible and relevant, investors would like to know ahead of the shareholder meeting how each individual board member voted on a recommendation, and not just the collective board vote.

 

  1. Provide detailed information on the board members proposed for election or re-election. This includes years on board, age, gender, and relevant experience. Board composition is a relevant issue for many investors, and thus the company needs to make such information readily available. Goldman Sachs has even announced it will not take public companies in USA and Europe that do not have a female board member.

 

  1. Start the meeting with a presentation highlighting the company’s finances, operations, past and future prospects. Audio-visual presentation can be used. Display all reasonable questions asked during the meeting (i.e., duplicative questions can be excluded at the discretion of the company).

 

  1. Publish a summary of the main resolutions of the shareholder meeting point by point on the corporate website, and via EMISNET / BIVA and a press release if material. Meeting minutes should include participants, agenda, top questions and responses, any follow-up information and resolutions passed.

 

Extract of AFORE Sura’s letter on best practices for shareholder meetings:  

En Afore Sura estamos comprometidos a colaborar con las compañías en las que invertimos para elevar los estándares de gobierno corporativo con las mejores prácticas internacionales, contribuyendo al desarrollo de los mercados financieros nacionales. En este sentido, es la Asamblea General de Accionistas el órgano de gobierno supremo de una compañía pública y resulta indispensable que los accionistas contemos con información transparente, suficiente y oportuna para la toma de decisiones y el ejercicio del voto. No obstante, hemos identificado oportunidades para elevar los estándares de comunicación y transparencia por parte de las empresas públicas listadas en México. A continuación, listamos las solicitudes que les invitamos a considerar implementar en la próxima Asamblea General de Accionistas:

 

  1. Publicar con al menos 30 días de anticipación la convocatoria junto con la información que soporte todos los puntos de la orden del día. Actualmente la regulación establece un periodo de 15 días naturales para enviar la convocatoria, mientras que el 75% de las jurisdicciones integrantes de la OCDE requieren periodos mayores a 15 días[1]. Los inversionistas tenemos la responsabilidad de procesar la información y tomar una decisión basada en un análisis diligente, lo cual sólo se puede realizar con suficiente tiempo. Asimismo, para muchos inversionistas extranjero el periodo de 15 días es insuficiente, toda vez que México cuenta exclusivamente con un sistema de votación a mano alzada (no electrónico). Considerando que los inversionistas extranjeros poseen aproximadamente el 90% de las acciones flotantes mexicanas, es relevante que las compañías amplíen sus periodos de información a 30 días para dar oportunidad a todos sus accionistas de emitir un voto informado.

 

  1. Publicar toda la información relevante por cada punto de la orden del día en las páginas de internet de las Bolsas de Valores. Generalmente la información que llega a los inversionistas a través de sus custodios es la convocatoria de Asamblea, la cual únicamente contiene listados los puntos de la orden del día. La información necesaria para tomar la decisión en cada punto, en ocasiones se publica en las páginas de internet corporativas o no se publica en absoluto. Esto puede causar que la información no sea oportuna, completa y homogénea para todos los inversionistas. Los inversionistas requerimos contar con toda la información necesaria para que podamos analizar cada propuesta con anticipación a la celebración de la Asamblea. Al hacer pública la información en la página de la Bolsa de Valores correspondiente, se facilita a los inversionistas su acceso. Asimismo, favorecemos la publicación paralela de la información histórica en las páginas de internet corporativas, en un apartado de gobierno corporativo.

 

  1. Presentar la propuesta y votación de los miembros del Consejo de Administración de manera individual y no de forma colectiva dentro de la orden del día. Esta práctica permite transparentar la nominación y elección de consejeros, acercar a los accionistas con las personas que procurarán los intereses de la compañía y dictarán la estrategia para la creación de valor, además de permitir una adecuada rendición de cuentas. Es necesario contar con información suficiente sobre los consejeros, incluyendo: proceso de selección, antigüedad como consejero en la compañía, cualificación, participación en acciones de la sociedad, otros cargos directivos, asientos en otros consejos, e información suficiente para evaluar su independencia. Esta información se requiere aun cuando los consejeros no sean de nuevo ingreso, ya que la Asamblea tiene la tarea de ratificar a los consejeros anualmente independientemente de su antigüedad. Compañías como GFNORTE, FINN, WALMEX y FIBRAMQ son ejemplos de instituciones que ya han adoptado la mejor práctica, implementado la nominación y votación individual de miembros del Consejo de Administración/Comité Técnico.

 

  1. Publicar resultados de las votaciones de las Asambleas para cada punto de la orden del día. Esta práctica permite transparentar a los accionistas el apoyo a las decisiones tomadas en el órgano supremo de la compañía y facilita la conversación entre accionistas, los consejeros y el equipo directivo.

 

Las solicitudes que aquí se presentan las estamos enviando a todas las empresas en las que tenemos una participación accionaria, y están soportadas por el Código de Principios y Mejores Prácticas Corporativas emitido por el CCE, los Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE, o regulaciones en otras jurisdicciones. Consideramos que juntos tenemos la tarea de mejorar la competitividad de las empresas mexicanas, por lo que pedimos su ayuda para implementar estas medidas (en caso de que la compañía aún no las haya adoptado) y seguir robusteciendo el gobierno corporativo en nuestras compañías.

 

Sources:

Title: Guide on Best Practices for Shareholder Meetings of Listed Companies

Author: SID, SIAS & SGX

Date: 03/2019.         Source: SID

Link:

https://www.sid.org.sg/images/PDFs/Resources/GUIDE_ON_BEST_PRACTICES_FOR_SHAREHOLDER_MEETINGS_OF_LISTED_COMPANIES.pdf


Title
: Evolving Virtual Shareholder Meetings

Author: Anne Sheehan, Darla C. Stuckey, Cathy H. Conlon

Date: 03/2019.         Source: Ethical Boardroom

Link:

https://ethicalboardroom.com/evolving-virtual-shareholder-meetings/


Title
: Afore Sura Guideline to Shareholder Meetings

Author: Irving Vázquez

Date: 22/01/2020.         Source: Afore Sura

Link


Title
: Guidelines for protecting and enhancing online shareholder participation in annual meetings

Author: Janice Hester Amey, Keir D. Gumbs, Elizabeth Danese Mozley & Maryellen Andersen

Date: 2012.         Source: Broadridge

Link:

https://www.broadridge.com/_assets/pdf/broadridge-guidelines-for-protecting-and-enhancing-online-shareholder-participation-in-annual-meeting

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