Planning your IR calendar
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Planning your IR calendar – Is virtual here to stay?

A few weeks ago, we attended an IR Magazine webinar on structuring your IR calendar. Three panelists discussed their views on virtual events and what course they expect events to take over the rest of the year.

 

Benefits of in-person events

Even if only the presenters/panel are in the same room, the consensus from this panel was that it is beneficial to have eye contact with the people you are sharing the event with e.g. for the Q&A session on earnings calls. However, they have only done this on specific occasions such as for earnings calls, taking all the possible precautions including being in a large well-ventilated room and using masks at all times except for when speaking.

 

One argument against holding virtual meetings is that the buy side has always wanted to look into the eyes of management and see their body language. However, we are now a year in to holding virtual meetings and events, and the buy side has continued to operate and make buy and sell decisions without meeting face to face. None of this has stopped them directing capital to the companies which they think will give the highest return. The panel also commented that the churn of the top shareholders over the pandemic period has been in line with previous years, which suggests that virtual meetings are not having an adverse effect on investment.

 

Advantages of virtual

We suggest that you take advantage of the benefits of virtual events. For example, 3-5 day roadshows can be condensed into one day e.g. Zurich and London in the morning and Boston in the afternoon. One panelist commented that they took part in the Jefferies and Credit Suisse “London” healthcare conferences, but people were able to join virtually from all over the world, so it didn’t feel like a London conference as such. Another panelist noted that hybrid events should be considered in the future with an in-person event in one location and the option to dial in. For example, a couple of years ago they did a New York Stock Exchange event and flew to London the following week to do the same again; so the great thing about virtual events, or even hybrid events, is that you would only have to hold the event once, in one location. Virtual events also solve the problem of getting management to secondary cities, putting them on a more even playing field, and also leave management feeling fresher at the end of the day as they have not had to travel, stay in a hotel, etc.

 

One very clear advantage to virtual events is the time and money saved through not having to travel, as well as being more environmentally friendly. With people not having to make the same time investment to travel, you may attract more attendees to your event, which is not a problem as virtual events don’t have the same capacity restrictions as in-person events. For the same reason, there is less need to pack everything into a short timeframe – this gives the opportunity for more frequent, shorter events. For example, you could pick a particular subject for a 1-hour slot followed by a Q&A session, without needing to block out someone’s calendar for half a day.

 

Virtual events can provide greater flexibility to do things a bit differently. For example, if you wanted to bring in an expert on a particular topic, this is an option, as Rotoplas did for their Agua Day 2020. It also enables the pre-recording of the presentation section, whilst keeping a live Q&A session, as Traxión did for their Traxión Day 2021. One panelist noted that they did their pre-recording well in advance to allow time to add in multimedia. Think outside the box when planning a virtual event – for example, you can’t take your attendees on a tour of your headquarters, but why not make a video that you can show at the virtual event and then use in other IR and marketing materials, such as the website homepage.

 

Some companies may worry about the extra risk involved with using video during these events and having everything recorded, but the panel discarded this notion as in most cases a transcript of the event would have been published anyway so they see no added risk with management appearing on video.

 

Expect there to be more meetings in the first half of this year vs. last year

According to John Nunziati from the company Q4 there were over 350 investor events planned for 2Q20, many of which will have been cancelled. He commented that he is surprised that there are not more events planned for 1H21, with expected events down 33% compared to the same period in 2020. He was also surprised that ~20% of 2Q21 events had not yet been confirmed as virtual events.

 

Looking at the second half of the year

According to an IR Magazine survey, only 20% of those surveyed expected a return to in-person investor meetings in 2021, whilst 40% disagreed and 40% were unsure. One panelist was cautiously optimistic that there may be a return to some in-person meetings, but that this would depend on various factors, including the vaccination situation. The vaccination program in Mexico is currently lagging behind that of countries such as the UK and the US, so there may be more of a delayed return to in-person meetings here. The panel pointed out that they would not be taking any unnecessary risks, mentioning that for in-person meetings/events to take place again, risks needed to be assessed, safeguarding measures put in place and the legal department and possibly the CEO and the Board would have to give their sign off. In addition, they would adhere to guidance from governments; and it is possible that antibody or vaccination documentation may also be required. One panel member said that they expected it would be a long time before management would feel comfortable sending their CEO and CFO off to events and inviting people onto the campus where their employees are.

 

So how do we plan?

This uncertainty makes it difficult to plan 2H21 events, but given the success that virtual events are having and the relatively low impact that the move to virtual has had on investors so far, we see no reason not to go ahead and plan virtual events for the remainder of 2021, moving to a hybrid model when this becomes possible.

 

The panel agreed that in one form or another virtual meetings and events are here to stay. This could be via a hybrid model with some people attending virtually and others in-person or by alternating between virtual and in-person events. However, one panelist made the point that sessions at hybrid events would have to run to time and not have any last-minute changes to representatives or the schedule as often happens, as this wouldn’t work for the virtual attendees.

 

We suggest that you include the following in your IR calendar for 2021:

  • Attend approx. 2 (virtual) conferences per quarter
  • Host at least 1 non-deal (virtual) roadshow per quarter
  • Hold an investor day (virtual)

 

Ensure that you position these events well, especially the non-deal roadshows and the investor day, so that they are not too close to your annual general shareholder meeting, or quarter end reporting.

 

Miranda IR is here to help with planning any virtual and hybrid event, covering content, materials, filming and running the event including technical support. Next week we will continue our virtual events theme and bring you more detail on virtual annual general shareholder meetings. 

Contacts at Miranda Partners

Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com

Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com

Hace unas semanas asistimos a un seminario web de IR Magazine sobre cómo estructurar el calendario de RI. Tres panelistas discutieron sus puntos de vista sobre los eventos virtuales y qué camino esperan que los eventos tomen el resto del año.

 

Beneficios de los eventos presenciales

Incluso si solo los presentadores están en la misma sala, el consenso de este panel fue que es beneficioso tener contacto visual con las personas con las que se está compartiendo el evento, para la sesión de preguntas y respuestas sobre las llamadas trimestrales. Sin embargo, solo lo han hecho en ocasiones específicas, como para llamadas trimestrales, tomando todas las precauciones posibles, incluido estar en una habitación grande y bien ventilada y usar cubre bocas en todo momento, excepto al hablar.

 

Un argumento en contra de las reuniones virtuales es que el buy side siempre ha querido mirar a los ojos al equipo directivo y poder ver su lenguaje corporal. Sin embargo, ya llevamos un año viendo la organización de reuniones y eventos virtuales, y el buy side ha seguido operando y tomando decisiones de compra y venta sin reunirse cara a cara. Nada de esto les ha impedido dirigir capital a las empresas que creen que darán la mayor rentabilidad. El panel también comentó que la rotación de los principales accionistas durante el periodo de la pandemia ha estado en línea con años anteriores, lo que sugiere que las reuniones virtuales no están teniendo un efecto adverso sobre la inversión.

 

Ventajas de virtual

Sugerimos aprovechar los beneficios de los eventos virtuales. Por ejemplo, los roadshows de 3-5 días se pueden acortar a un día, Zurich y Londres por la mañana y Boston por la tarde. Un panelista comentó que participaron en las conferencias de salud de Jefferies y Credit Suisse “Londres”, donde personas de todo el mundo pudieron unirse virtualmente, por lo que no se sintió como una conferencia de Londres como tal. Otro panelista señaló que los eventos híbridos deben considerarse en el futuro con un evento en persona en un lugar y con la opción de conectarse por teléfono. Por ejemplo, hace un par de años hicieron un evento en la Bolsa de Valores de Nueva York y volaron a Londres la siguiente semana para hacer lo mismo otra vez; así que lo mejor de los eventos virtuales, o incluso los eventos híbridos, es que solo se tendría que realizar el evento una vez, en una ubicación. Los eventos virtuales también resuelven el problema de llevar al equipo directivo a las ciudades secundarias, poniéndolas en un campo de juego más equitativo, también dejando a los directores sintiéndose más relajados al final del día, ya que no han tenido que viajar, quedarse en un hotel, etc.

 

Una ventaja muy clara de los eventos virtuales es el ahorro de tiempo y dinero al no tener que desplazarse, además de ser más respetuosos con el medio ambiente. Dado que las personas no tienen que invertir el mismo tiempo para viajar, es posible que atraiga a más asistentes a su evento, lo cual no es un problema, ya que los eventos virtuales no tienen las mismas restricciones de capacidad que los eventos presenciales. Por la misma razón, hay menos necesidad de empaquetar todo en un periodo de tiempo corto; esto brinda la oportunidad de realizar eventos más frecuentemente y tomando menos tiempo. Por ejemplo, puede elegir un tema en particular para un espacio de una hora seguido de una sesión de preguntas y respuestas, sin necesidad de bloquear el calendario de alguien durante medio día.

 

Los eventos virtuales pueden proporcionar una mayor flexibilidad para hacer las cosas de manera un poco diferente. Por ejemplo, si desea traer a un experto en un tema en particular, esta es una opción, como lo hizo Rotoplas para su Agua Day 2020. También permite la pre-grabación de la sección de presentación, mientras mantiene una sesión de preguntas y respuestas en vivo, como lo hizo Traxión para su Día Traxión 2021. Un panelista señaló que hicieron su pre-grabación con mucha anticipación para tener tiempo de agregar multimedia. Pensar fuera de la caja al planificar un evento virtual; por ejemplo, aunque uno no pueda llevar a sus asistentes a un recorrido por la sede de la empresa, ¿por qué no hacer un video que pueda mostrar en el evento virtual y luego usarlo en otros materiales de marketing y RI? , como la página de inicio del sitio web.

 

Algunas empresas pueden preocuparse por el riesgo adicional que implica el uso de videos durante estos eventos y tener todo grabado, pero el panel descartó esta noción ya que en la mayoría de los casos se publicó una transcripción del evento, por lo que no ven ningún riesgo adicional con la aparición del equipo directivo en video.

 

Se espera que haya más reuniones en la primera mitad de este año en comparación con el año pasado

Según John Nunziati de la compañía Q4, había más de 350 eventos para inversionistas planeados para el 2T20, muchos de los cuales habrán sido cancelados. Comentó que le sorprende que no haya más eventos planeados para el 1S21, con 33% menos eventos esperados en comparación con el mismo periodo de 2020. También le sorprendió que ~ 20% de los eventos del 2T21 aún no hayan sido confirmados como eventos virtuales.

 

Mirando hacia la segunda mitad del año

De acuerdo con una encuesta realizada por la revista IR Magazine, solo el 20% de los entrevistados esperan el regreso de conferencias con inversionistas de forma presencial en 2021, mientas que otro 40% no estuvo de acuerdo con esto y el 40% no estaba seguro. Un panelista estaba cautelosamente optimista de que pueda existir el regreso a algunas reuniones presenciales, pero que esto dependerá de varios factores, incluyendo la situación de vacunación. El programa de vacunación en México demuestra un rezago en comparación con países como EE.UU. y el Reino Unido, lo cual puede causar una mayor demora al regreso de las juntas presenciales. El panelista comentó que ellos no tomarían ningún riesgo innecesario, mencionando que para que las reuniones/eventos presenciales puedan volver a suceder tendría que haber un análisis de riesgos, resguardando las medidas puestas en operación y la posibilidad de que el departamento legal, y tanto el Director General como el Consejo de Administración tendrían que dar el visto bueno. Además, se ajustarían a los consejos emitidos por los gobiernos; y es posible que documentación sobre anticuerpos o vacunación también sea requerida. Un miembro del panel remarcó que tomará tiempo para que el equipo directivo se sienta cómodo en mandar a su Director General o Director de Finanzas a eventos, al igual que invitar a gente a sus oficinas donde están sus empleados.

 

¿Entonces cómo planeamos?

Esta incertidumbre hace difícil el planear eventos para 1S21, pero dado el éxito que están teniendo los eventos virtuales y el impacto relativamente bajo que el cambio a virtual ha tenido en los inversionistas, nosotros no vemos razón por la cual no realizar eventos virtuales para el resto de 2021, así como el moverse a un modelo híbrido cuando esto sea posible.

 

El panel estuvo de acuerdo con que, de una manera u otra, las juntas y eventos virtuales están aquí para quedarse. Esto podría ser vía un modelo híbrido, donde unas personas acudan de forma virtual y otras presencial o alternando entre eventos virtuales y en persona. Sin embargo, un panelista remarcó el punto de que las sesiones en los eventos híbridos tendrían que operar de acorde a tiempo y que no tengan cambios de último momento a representativos o en la agenda como suele pasar lo cual no funcionaria con los asistentes virtuales.

 

Sugerimos incluir lo siguiente en su calendario de RI para 2021:

  • Atender aproximadamente a 2 conferencias (virtuales) por trimestre
  • Organizar por lo menos 1 non-deal roadshow (virtual)  por trimestre
  • Organizar un investor day (virtual)

 

Es importante posicionar estos eventos correctamente, en especial los non-deal roadshows y el investor day, esto para que no estén demasiado cerca de su Asamblea General o de los reportes trimestrales.

 

Miranda IR está aquí para ayudar con la planificación de cualquier evento virtual e híbrido, cubriendo el contenido, los materiales, la filmación y la ejecución del evento, incluido el soporte técnico. La semana que viene continuaremos con nuestro tema de eventos virtuales y les brindaremos más detalles sobre las asambleas generales anuales virtuales de accionistas.

Contactos en Miranda Partners

Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com

Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com

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