Last week we wrote about the 2021 IR calendar and virtual events. This week, with the Annual General Ordinary Shareholder Meeting deadline approaching, we are going to take a look at AGMs and what these events will look like this year in Mexico.
Last year, prior to the 2020 AGM season, we provided information on the legal aspects of these events with advice from 3 top Mexican law firms (click here to view). For the most part, companies acted quickly and put the necessary requirements in place to hold successful and safe AGMs. As far as we can tell, as last year, companies are this year opting for a hybrid model, where shareholders can access the meeting remotely but will cast their votes via a proxy attorney who will be present. While according to CREEL and others, force majeure could allow for a fully virtual meeting including voting, there are concerns that the votes could be challenged, unless the statutes of a company expressly permit voting remotely and the procedures are robust and secure. To avoid the doubts, proxy voting seems safer, especially now that social distancing measures have been eased.
https://www.ruizconsultores.com.mx/recomendaciones-legales-para-la-empresa-ante-el-covid-19/
Here are our tips for virtual AGMs:
- Find the right platform for your needs. We have our own, competitively priced Miranda Zoom offering, which is a good option for virtual and hybrid AGMs.
- Rehearse so all those involved understand how everything will work.
- As part of the rehearsal check the sound and video quality. Follow our earnings call tips part 1 and part 3 to ensure optimum sound and video quality and for other more general tips for a successful event.
- We highly recommend that you use video for those presenting and disable video for attendees. You may choose to allow attendee video when they are asking a question. For the general pros and cons of using video please see our tips for earnings calls (part 2).
- Be well presented – even if your management team are dialing in from home, ensure that they are dressed in the same way that they would be if they were holding an in-person AGM.
- Make sure your content is engaging. Attention spans are shorter over video link so switch between formats (speech, presentation, moderated discussion, multimedia etc.).
- Have a moderator – this will give your shareholders more confidence in the process, making them feel that they have the same opportunity to participate and hold the Board to account as they would in person.
- Ensure that the voting method is clear. In our view, the safest form is for shareholders to appoint an attorney as their proxy.
- Have a backup – ensure that presenters in different locations (preferably with different internet providers, as provider wide outages are not uncommon in Mexico) have all the necessary information (script, presentation etc.) and know how to share a presentation via your chosen platform. The show must go on!
- Make sure that you fulfil all the legal requirements of an AGM – especially ensuring that only valid shareholders have the passwords to enter the Zoom or platform that you choose. Engage with your legal team if you are unsure on any aspect.
As with other events, we see certain benefits to holding virtual AGMs – more stakeholders will be able to attend and there are savings to travel, catering and venue expenses. Nevertheless, companies should be careful not to sacrifice shareholder engagement for efficiency.
As we mentioned last week, virtual events have been very successful during the pandemic, so much so that we expect to see virtual and hybrid events continue in the long term. We are unsure whether AGMs will have the same virtual uptake in the future given their nature. However, across the world authorities and regulators are considering allowing virtual AGMs in the long term – Singapore and Australia for example.
Miranda IR is here to help with any questions about AGMs and virtual events more generally.
Below please find examples of calls to 2021 AGMs:
América Móvil
BBVA
Cemex
https://www.cemex.com/-/ordinary-general-shareholders-meeting-2021
Coca-Cola Femsa
GAP
Orbia
https://www.bmv.com.mx/docs-pub/convocaa/convocaa_1078490_1.pdf (Spanish only)
(Voting form): https://www.orbia.com/494b59/siteassets/5.-investor-relations/annual-general-meetings/2021/march/proxy-english-v-6-final.pdf
Walmex
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana Maria Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
La semana pasada escribimos sobre el calendario de RI 2021 y los eventos virtuales. Esta semana, con la fecha límite para la Asamblea Ordinaria Anual (AOA) acercándose, vamos a escribir sobre éstas y cómo se llevarán a cabo este año en México.
El año pasado, antes de la temporada 2020 de las AOAs, publicamos información sobre los aspectos legales de estos eventos con el asesoramiento de 3 firmas mexicanas importantes de abogados (haga clic aquí para ver). En su mayor parte, las empresas actuaron rápidamente y establecieron los requisitos necesarios para llevar a cabo AOAs exitosas y seguras. Por lo que sabemos, como el año pasado, las empresas están optando este año por un modelo híbrido, donde los accionistas podrán acceder a la junta de manera remota, pero emitirán su voto a través de un apoderado legal, el cual estará presente. De acuerdo con CREEL y otras firmas de abogados, alguna causa de fuerza mayor podría permitir una reunión totalmente virtual, incluida la votación, pero existe la preocupación de que los votos puedan ser impugnados, a menos que los estatutos de una empresa permitan expresamente votar de forma remota y los procedimientos sean sólidos y seguros. Para evitar las dudas, el voto por representación parece más seguro, especialmente ahora que se han suavizado las medidas de distanciamiento social.
https://www.ruizconsultores.com.mx/recomendaciones-legales-para-la-empresa-ante-el-covid-19/
Estos son nuestros consejos para llevar a cabo AOAs virtuales:
- Encontrar la plataforma adecuada para sus necesidades. En Miranda, tenemos nuestra propia oferta Miranda Zoom a precio competitivo, la cual es una buena opción para llevar a cabo AOAs virtuales e híbridas.
- Hacer ensayos para que todos los involucrados comprendan cómo funcionará todo.
- Como parte del ensayo, verificar la calidad del sonido y el video. Recomendamos seguir nuestra Guía Para Llamadas con Inversionistas, parte 1y parte 3, esto para garantizar una calidad de video y sonido óptima, así como para obtener otros consejos más generales para llevar a cabo un evento exitoso.
- Recomendamos altamente habilitar el video para los que presentan y deshabilitar para los asistentes. Optar por permitir el video de los asistentes cuando estén haciendo una pregunta. Para conocer las ventajas y desventajas generales del uso de video, recomendamos consultar nuestra Guía para Llamadas con Inversionistas (Parte 2)
- Estar bien presentado: incluso si el equipo directivo está llamando desde su casa, asegurarse de que estén vestidos de la misma manera que lo estarían si estuvieran celebrando una AOA en persona.
- Asegurarse de que el contenido sea atractivo. Los periodos de atención son más cortos a través del enlace de video, recomendamos cambiar entre formatos (discurso, presentación, discusión moderada, multimedia, etc.).
- Tener un moderador: esto dará a sus accionistas más confianza en el proceso, haciéndolos sentir que tienen la misma oportunidad de participar y hacer que el Consejo de Administración rinda cuentas, tal y como lo harían en persona.
- Asegurarse de que el método de votación sea claro. En nuestra opinión, la forma más segura es que los accionistas designen a un abogado como su apoderado legal.
- Tener un plan de reserva: asegurarse de que los presentadores en diferentes ubicaciones (preferiblemente con diferentes proveedores de Internet, ya que las interrupciones del proveedor no son infrecuentes en México) tengan toda la información necesaria (guión, presentación, etc.) y sepan cómo compartir una presentación a través de la plataforma elegida.
- Es importante asegurar que se cumple con todos los requisitos legales de una AOA, especialmente asegurar que sólo los accionistas válidos tengan las contraseñas para ingresar al Zoom o plataforma que se escogió. Mantener comunicación con el equipo legal en caso de no estar seguro de algún aspecto en específico.
Al igual que con otros eventos, vemos ciertos beneficios en llevar a cabo AOAs virtuales: más stakeholders podrán asistir y habrá ahorros en viajes, catering y gastos de lugar. Sin embargo, las empresas deben tener cuidado de no sacrificar el compromiso de los accionistas por la eficiencia.
Como mencionamos la semana pasada, los eventos virtuales han tenido mucho éxito durante la pandemia, tanto que esperamos que los eventos virtuales e híbridos continúen a largo plazo. No estamos seguros si las AOAs tendrán la misma aceptación virtual en el futuro dada su naturaleza. Sin embargo, las autoridades y los reguladores de todo el mundo están considerando la posibilidad de permitir AOAs virtuales a largo plazo, como Singapur y Australia, por ejemplo.
Miranda IR está aquí para ayudar con cualquier pregunta sobre las AOAs y los eventos virtuales en general.
A continuación, encontrará ejemplos de convocatorias a las AOAs de 2021:
América Móvil
BBVA
Cemex
https://www.cemex.com/-/ordinary-general-shareholders-meeting-2021
Coca-Cola Femsa
GAP
Orbia
https://www.bmv.com.mx/docs-pub/convocaa/convocaa_1078490_1.pdf
(Forma para Votación): https://www.orbia.com/494b59/siteassets/5.-investor-relations/annual-general-meetings/2021/march/proxy-english-v-6-final.pdf
Walmex
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana Maria Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
