The social-distancing measures, remote working, and massive interruptions in the economy arising from the COVID-19 pandemic are complicating the normal course of business for all companies and persons. For listed companies, two legal and regulatory IR issues they will need to grapple with in April are first, when and how to report first quarter earnings, and second, how best to hold the annual shareholder meeting (normally held in April).
We consulted three top Mexican law firms – namely, Kuribreña, Ritch and Creel – on what to do on these matters, and summarized our conclusions below. Also, please see the comprehensive document from CREEL on this issue, (https://www.creel.mx/en/news/creel-insights-on-covid-19-for-mexico-issuers-shareholder-meetings/). Naturally it will be important to receive your own legal advice:
- Both Mexican stock exchanges have asked the CNBV to delay the filing of 1Q20 financial information for 45 days, but as of yet there has not been a response to this request from the CNBV. We will know shortly if companies can delay their 1Q20 filings, and if so, if they need to justify such a delay or a blanket waiver is being given. Irrespective of the CNBV decision, we would recommend companies try and report according to the normal deadline, unless it is not possible. Some companies (few) have already published their report date (1Q20 calendar attached).
- As of now, the CNBV has not authorized any permitted delay to shareholder meetings, and it’s far from clear that the CNBV has such authority, says RITCH. In short, it is best to assume that shareholder meetings need to go ahead in April.
- Per Kuribreña, in the normal course of business, listed companies in Mexico (ie, SAB de CV) cannot substitute a physical shareholder meeting with a virtual one (ZOOM, SKYPE etc), unless by-laws already allow for that. What companies can do is ask investors to give their proxy to a single attorney who votes on their behalf. This could be a solution to holding a meeting with very few people present. The proxy votes would need to meet the quorum. Many companies are facilitating this process (see below.)
- In the case of force majeure (in CREEL’s view, the current situation) the law does allow for a remote meeting. As CREEL writes “Article 179 of the Mexican General Law of Business Corporations, which is suppletory to the General Law of Negotiable Instruments and Credit Transactions and to the Securities Market Law, and which is therefore applicable to both Mexican companies and issuing trusts, specifically provides that shareholder meetings are required to be held at the corporate domicile of the issuer, except in case of acts of God or force majeure… It is therefore advisable to include in the corresponding call a brief mention of the force majeure event which caused the meeting to be held remotely…. In order to control the access to the telephone or digital platform on which the meeting is to be held, the access information must be provided only to those shareholders that have processed their passes to the meeting by presenting the deposit certificate issued by Indeval and the list of positions issued by their custodian which evidences their status as a shareholder on the corresponding record date…. Issuers must ensure that their by-laws, trust agreement or other incorporation document do not restrict holding shareholder meetings remotely, even in the event of force majeure.”
- FIBRAS, as trusts, have their own rules governing such meetings. These may or may not allow for legally valid video shareholder meetings.
- Various Mexican companies have already made announcements regarding their shareholder meetings. Alsea, GAP, Qualitas, Banorte and Santander had links or highlighted the proxy process in their Annual Shareholders Meeting PRs.
Qualitas:
Holding the meeting on April 20 electronically with accordance of DLA Piper.
http://qinversionistas.qualitas.com.mx/portal/wp-content/uploads/AGM-invitation-weekly.pdf
Alsea:
Requested representatives at DLA Piper to help conduct the meeting electronically. Listed out steps of the procedure and people to contact for further clarification.
https://www.bmv.com.mx/docs-pub/eventemi/eventemi_999197_1.pdf
BBVA:
Already had its shareholder meeting remotely on March 13. Shareholders followed a procedure and exercised their rights via a form on the company website.
https://www.bbva.com/en/bbva-statement-to-its-shareholders-regarding-2020-annual-general-meeting/
CYDSA:
Moved the meeting to April 22.
GAP:
Cancelled the General Extraordinary Shareholders’ Meeting and changed the General Ordinary Shareholders’ Meeting to April 28th and outlined measures to exercise proxy voting.
https://www.aeropuertosgap.com.mx/files/3_26_2020_PR_Shareholders_Meeting_ENG_FINAL.pdf
Grupo Banorte:
Has the meeting on April 24th, with a link to the proxy voting procedure.
https://investors.banorte.com/es/governance/shareholders-meetings
Grupo Herdez:
Is going on with the shareholder’s meeting on April 23.
https://www.bmv.com.mx/docs-pub/eventemi/eventemi_999943_1.pdf
Hoteles City Express:
Has the meeting on April 29, and doesn’t mention any COVID-19 effects.
Reigonal:
Cancelled the event and plans on holding it at TBD date in April.
https://www.regional.mx/news/2020_3_24_9_52_51_link1.pdf
Banco Santander:
Holding the meeting on April 28.
Tenaris:
Delayed the meeting to June 2nd, with further updates planned end of April.
Terrafina:
Has meeting on April 15 but mentions space for the meeting is closed.
Las medidas de distanciamiento social, el trabajo remoto y las interrupciones masivas en la economía derivadas de la pandemia del COVID-19 están complicando el curso normal de los negocios para todas las empresas y personas. Para las empresas que cotizan en bolsa, dos problemas reglamentarios y legales de relación con inversionistas que se deben de resolver en abril son, en primer lugar, cuándo y cómo informar los resultados del primer trimestre y, en segundo lugar, cuál es la mejor manera de presentar la Asamblea General Ordinaria (normalmente organizada en el mes de abril).
Consultamos a tres despachos de abogados mexicanos importantes –Kuri Breña, Ritch y Creel – sobre qué hacer en estos asuntos; a continuación, nuestro resumen. Además, recomendamos consultar el documento completo de CREEL sobre este tema, (https://www.creel.mx/noticias/creel-insights-on-covid-19-for-mexico-issuers-shareholder-meetings/ ). Es importante recalcar que aún así recomendamos recibir su propia asesoría legal:
- Ambas bolsas de valores mexicanas han pedido a la CNBV que demore la fecha de la presentación de la información financiera del 1T19 por 45 días, pero hasta el momento no ha habido una respuesta de la CNBV. En poco tiempo sabremos si las empresas tendrán la posibilidad de retrasar sus presentaciones en el 1T20 y, de ser así, sabremos si se tendrá que justificar dicho retraso o si se otorga una exención general. Independientemente de la decisión de la CNBV, recomendamos a las empresas que intenten reportar de acuerdo con el plazo normal, a menos que no sea posible. Algunas empresas (pocas) ya publicaron sus fechas de reporte (adjuntamos calendario del 1T20).
- Hasta ahora, la CNBV no ha autorizado ningún retraso a las asambleas generales ordinarias, y está lejos de ser claro que la CNBV tenga la autoridad para hacerlo, dice RITCH. En resumen, es mejor asumir que las asambleas deben continuar en abril.
- Según Kuri Breña, en el curso normal de los negocios, las empresas que cotizan en México (es decir, SAB de CV) no pueden sustituir una reunión física de accionistas con una reunión virtual (ZOOM, SKYPE, etc.), a menos que los estatutos ya lo permitan. Lo que las empresas pueden hacer es pedirles a los inversionistas que den su poder de voto a un abogado o persona para que vote en nombre de ellos en forma individual. Esto podría ser una solución para organizar una reunión con muy pocas personas presentes. Los votos por poder tendrían que cumplir con el quórum necesario. Muchas empresas están facilitando este proceso (más información abajo).
- En caso de fuerza mayor (desde el punto de vista de CREEL, de acuerdo a la situación actual), la ley permite una reunión remota. Como escribe CREEL, “el Artículo 179 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, el cual aplica de manera supletoria a la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito y a la Ley del Mercado de Valores, y que por lo tanto resulta aplicable en lo conducente tanto a empresas como a fideicomisos emisores mexicanos, prevé que las asambleas de accionistas se reunirán en el domicilio social, salvo caso fortuito o fuerza mayor… A efecto de tener un control de acceso a la plataforma telefónica o digital en la que se vaya a celebrar la asamblea, la información de acceso se deberá entregar únicamente a aquellos accionistas o tenedores que hayan tramitado su pase a la asamblea mediante la presentación de la constancia de depósito que expide Indeval y el listado de posiciones que expida su custodio que acredite su calidad de accionista, o tenedor, en la fecha de registro que corresponda… Los emisores deberán cerciorarse de que sus estatutos sociales, títulos de acciones o certificados, contrato de fideicomiso u otro documento constitutivo no restrinjan, aún en el supuesto de fuerza mayor…”
- FIBRAS, como fideicomisos, tienen sus propias reglas que rigen en tales reuniones. Estas pueden permitir o no reuniones de accionistas a través de plataformas de video legalmente válidas.
- Varias empresas mexicanas ya han hecho anuncios sobre sus asambleas. Alsea, GAP, Quálitas, Banorte y Santander compartieron links o destacaron el proceso de representación en sus Comunicados de la Asamblea Anual de Accionistas.
Quálitas:
Se va a celebrar la reunión el 20 de abril de manera electrónica, de acuerdo con DLA Piper.
http://qinversionistas.qualitas.com.mx/portal/wp-content/uploads/Acceso-via-remota.pdf
Alsea:
Solicitaron a los representantes de DLA Piper a que les ayuden a llevar a cabo la reunión de manera electrónica. Enlistó los pasos de procedimiento para acceder y las personas a contactar para obtener más aclaraciones.
https://www.bmv.com.mx/docs-pub/eventemi/eventemi_999197_1.pdf
BBVA:
Ya tuvo su asamblea de accionistas de manera remota el 13 de marzo. Los accionistas siguieron los procedimientos y ejercieron sus derechos a través de un formulario en el sitio web de la empresa.
https://www.bbva.com/es/comunicado-a-los-accionistas-de-bbva-sobre-la-junta-general-2020/
CYDSA:
Cambió la fecha de la reunión al 22 de abril.
GAP:
Canceló la Asamblea General Extraordinaria de Accionistas y la cambió a una Asamblea General de Accionistas Ordinaria para el 28 de abril. Se describieron las medidas a seguir para poder ejercer el poder de voto de cada accionista.
https://www.aeropuertosgap.com.mx/files/3_26_2020_PR_Convocatoria_asamblea_SPA_FINAL.pdf
Grupo Banorte:
Tiene la reunión el 24 de abril, con un enlace al procedimiento necesario para la votación.
https://investors.banorte.com/es/governance/shareholders-meetings
Grupo Herdez:
Continúa con la asamblea de accionistas el 23 de abril.
https://www.bmv.com.mx/docs-pub/eventemi/eventemi_999943_1.pdf
Hoteles City Express:
Tiene la reunión el 29 de abril y no menciona ningún efecto del COVID-19.
Regional:
Canceló el evento y planea hacerla en una fecha que no se ha definido en abril.
https://www.regional.mx/news/2020_4_2_13_32_28_link2.pdf
Banco Santander:
Se va a hacer la reunión el 28 de abril.
Tenaris:
Retrasó la reunión hasta el 2 de junio, con más actualizaciones previstas para finales de abril.
Terrafina:
Tiene una reunión el 15 de abril, pero menciona que el sitio de la reunión está cerrado.
