Last week we wrote about IR events and our tips for hosting a successful event. But how can we measure the effectiveness and success of an event and why is this important?
Why is analyzing IR event data important?
- To improve the process.
- To improve the outcome of future events.
- To quantify the success of the event for senior management.
- To set a bar for future events.
- To help post-event follow up e.g. which questions did you not get a chance to answer and need to follow up on after the event?
- To aid investor and analyst targeting.
In order to measure the success of an event it is important to set targets and expectations to compare against. If you have data from a previous event then we suggest using this to give you a starting point. For example, if you know how many people registered for your last earnings call then this will give you an idea of how many people you should be aiming for to register for your event.
How to measure?
Monitor registration for the event and react by making adjustments where necessary. For example, if registration is low and you have not already done so, you may want to send out follow up emails, add the event to your IR website homepage and events calendar, contact key investors and analysts personally to invite them or even write a press release.
Keep track of the engagement of attendees – record who is asking questions, which institution they are from and what questions are being asked.
Conduct post-event surveys. This can be both through formal, personal telephone interviews with a relatively small sample, as well as through e-forms such as Survey Monkey which could be sent to all attendees and could even include those who registered but did not attend the event.
Look at message absorption: Are you reading your key messages in sell side reports? Do the buy side questions reflect the messaging you gave?
What to measure?
In addition to the obvious measure of whether ownership levels increased, there is a multitude of data points that you can measure after an event, especially with the added information available from virtual events. For example:
How many registered for the event but did not attend?
How many who missed the event went on to watch the replay?
How many attended and watched the replay? (These would be key people to target).
What was the average viewing time vs. the length of the event?
Do people drop off early? How many? Is there a trend?
Did you drive people to a certain landing page? Did you see increased traffic to that page?
Did you see increased traffic e.g. to your ESG or R&D page?
How many and which resources were downloaded shortly after the event?
How many questions did you receive? (Which did you answer/not answer?)
Does it appear that your story resonated with the attendees?
Did the event result in changes in attitudes, perceptions, beliefs, etc.? Will attendees act on these changes? (You can build your understanding of this through the post-event surveys mentioned above).
When analyzing your data, make sure you see the whole picture. For example, an asset manager who attended your event may not have increased their position in your company, but you may have had more of their analysts at the event than the previous year. Keep all of this in mind when approaching follow up meetings. Focus on the long-term impact of your event, not just the short-term.
If you require any assistance with quantifying the success of your event, please get in touch and Miranda IR would be happy to help.
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
La semana pasada escribimos sobre eventos de RI y dimos nuestros consejos para organizar y llevar a cabo un evento exitoso. Pero ¿cómo podemos medir tanto la efectividad como el éxito de un evento y por qué es esto importante?
¿Por qué es importante analizar la data de eventos de RI?
- Para mejorar el proceso.
- Para mejorar el resultado de eventos futuros.
- Para cuantificar el éxito del evento para el management.
- Para establecer un parámetro para eventos futuros.
- Para ayudar en el seguimiento posterior al evento, p. ej. ¿Qué preguntas no se tuvo la oportunidad de responder y si es necesario hacer un seguimiento a éstas después del evento?
- Para ayudar a la focalización tanto de inversionistas como analistas.
Para poder medir el éxito de un evento, es importante establecer objetivos y expectativas con los que comparar. Si se cuenta con datos de un evento anterior, sugerimos utilizarlos como punto de partida. Por ejemplo, si se conoce el número de personas que se registraron para la última llamada trimestral, esto podrá dar una idea de cuántas personas se debe esperar que se registren al evento.
¿Cómo medir?
Supervisar el registro para el evento y reaccionar haciendo ajustes cuando sea necesario. Por ejemplo, si el registro es bajo y aún no se ha hecho, es posible que se deban enviar correos electrónicos de seguimiento, agregar el evento a la página de inicio y al calendario de eventos de su sitio web de RI, comunicarse personalmente con inversionistas y analistas clave para invitarlos o incluso escribir un evento relevante.
Mantener un registro de la participación de los asistentes: registrar quién está haciendo preguntas, de qué institución son y qué preguntas se están haciendo.
Realizar encuestas posteriores al evento. Esto puede ser tanto a través de entrevistas telefónicas formales y personales, tomando una muestra relativamente pequeña, como a través de formularios electrónicos utilizando una plataforma como Survey Monkey, los cuales podrían enviarse a todos los asistentes e incluso se podría incluir a aquellos que se registraron, pero no asistieron al evento.
Observar la retención de mensajes: ¿está leyendo los mensajes clave en los informes del sell side? ¿Las preguntas del buy side reflejan el mensaje que se dio?
¿Qué medir?
Además de las medidas obvias de si los niveles de tenencia accionaria y el volumen de la acción aumentaron, existen diversos datos que se pueden medir después de un evento, especialmente con la información adicional disponible de los eventos virtuales. Por ejemplo:
¿Cuántos se registraron para el evento, pero no asistieron?
¿Cuántos de los que se perdieron el evento ingresaron a ver la repetición?
¿Cuántos ingresaron y vieron la repetición? (Estas serían personas clave a las que dirigirse).
¿Cuál fue el tiempo promedio de visualización vs la duración del evento?
¿Se salió gente antes de acabar el evento? ¿Cuantos? ¿Existe alguna tendencia?
¿Se dirigió a la gente a una determinada página? ¿Se observó algún aumento en el tráfico en esa página?
¿Se observó algún aumento de tráfico, p. ej. a su página de ESG o R&D?
¿Cuántos y qué recursos se descargaron poco después del evento?
¿Cuántas preguntas se recibieron? (¿Qué se respondió / no se respondió?)
¿Parece que la historia resonó entre los asistentes?
¿El evento provocó cambios en las actitudes, percepciones, creencias, etc.? ¿Actuarán los asistentes sobre estos cambios? (Se puede desarrollar la comprensión de esto a través de las encuestas posteriores al evento mencionadas anteriormente).
Al analizar los datos, asegúrense de ver la imagen completa. Por ejemplo, es posible que un asset manager que asistió al evento no haya aumentado su posición en la empresa, pero es posible que haya tenido más analistas en el evento que el año anterior. Es importante tener todo esto en cuenta cuando se acerquen las reuniones de seguimiento. Concentrarse en el impacto a largo plazo del evento, no solo en el corto plazo.
En caso de necesitar ayuda para cuantificar el éxito de su evento, comuníquese con nosotros, Miranda IR está aquí para ayudar.
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
