This week we take a look at virtual investor days. This topic has become increasingly important as companies switch to holding virtual conferences instead of traditional investor days, due to the Covid-19 pandemic, a trend that we suspect will continue even post COVID due to convenience and lower cost. Here we outline the pros and cons of a virtual investor day, best practices and recommendations, the main structure that these events follow, and a few recent examples that have been held by different companies. Miranda-IR is happy and keen to organize your virtual Investor from beginning to end.
Pros and cons
In short, a virtual investor day (versus a traditional one) is cheaper, easier to set-up, simpler to promote (to increase reach), can be recorded for further review, and has greater tech capabilities for the Q&A sessions as well as increased control. As with everything, it’s not perfect, and some of its drawbacks include more distractions as investors multitask during the event, no personal interaction, less spontaneity, and less control on participants (risk of media and competitors entering).
Best practices/recommendations
If you are looking to plan a virtual event, there are a few things to keep in mind. Here at Miranda IR, we recommend the following:
- Prepare. Although virtual events are easier to organize, those presenting still need to prepare at the same level, as with a more active Q&A, preparation and readiness is key.
- Share your brand. Take advantage of the event’s registration process to advertise your business. Moog held an event on August 6th, and provided pre registered investors and analysts with supplemental information that could help during the event (through email).
- Stay on topic. Address what investors want to hear about, but that isn’t mentioned often enough (e.g. not mentioned on quarterly earnings calls). Some topics could include ESG, digital – how is the business transforming? What stage is it at in its digitization journey?
- Maintain your corporate image. Have a consistent background for all speakers, preferably with the company logo. Make sure it works well with your company’s message and make sure it does not detract from the presentation on the screen at the same time.
- Rehearse. Take advantage of planning time to rehearse for optimal lighting, stable connections, camera angles and clear audio.
- We recommend Tuesday to Thursday, either early (8am to 10am) or afternoon (3pm to 5pm).
- Manage the invite list carefully, and usually do not accept those who are clearly not investors nor analysts. One access per confirmed investor/ analyst.
Main structure
Virtual investor days are following similar schedules, and have been successful through the use of platforms like ON24, Vbrick, ChorusCall, Zoom, MagYates, Hopin, etc. Here is an outline of the main structure your virtual event should follow:
The first point of contact is through email, through the use of the company’s distribution list. This email should include relevant information on the virtual investor day (date, time, duration, links, etc.), as well as the link to form to pre-register and contact details in case questions arise. After registering, participants receive a confirmation email providing the link and telephone numbers (for dial-ins) for the virtual event. On the day of the event, a reminder should be sent to the participants one hour prior to the webcast, providing all the information needed to access and follow the transmission.
Five minutes before the webcast is about to start, participants enter their login credentials used to fill the registration form. The event has an operator that presents the company and speakers, periodically reminds participants about asking questions, moderates the Q&A session and announces breaks (which are highly recommended). It is important to use platforms that allow you to watch the live event and at the same time displays the investor day presentation. It’s also a good idea to prepare promotional videos presenting the company’s products, lines of business and initiatives. The investor day concludes with a Q&A session, with questions from both dial-in participants as well as questions posted on the webcast’s chat section.
Pricing
There are several platforms with different pricing depending on the number of people connecting to the call (dial-in), the number of participants for the webcast, the number of webcasts that will occur (relevant if executives are at different locations), the inclusion of break-out rooms (separate Q&A sessions), etc. According to Miranda IR research, a highly professional virtual event with 100 participants, 8 speakers, and a duration of three hours, would cost an estimated $4,000 – $8,000 USD depending on the factors mentioned above. (It can be done much, much cheaper with ZOOM webinars, but you lose a fair amount of quality doing a webinar-type Investor Day).
Examples
Here is a partial list of some recent virtual investor day examples as well as relevant information for each:
Pfizer Investor Day 2020
Platform: V Brick
Date: September 14th, 2020
Duration: 3:00
Materials included: Webcast and presentations on Pfizer Overview, on Internal Medicine and on Vaccines, Transcript post-event.
Sanofi Virtual R&D Day Investor Event
Platform: Unknown (appears to be Webex)
Date: June 23rd, 2020
Duration: 2:30
Materials included: Webcast and presentation on R&D
Credicorp Investor Day
Platform: ChorusCall
Date: October 1st, 2020
Duration: 2:49
Materials included: Webcast and presentation
Link: https://services.choruscall.com/links/bap201001.html
Vistra Investor Day 2020
Platform: ON24 (by Q4)
Date: September 29th, 2020
Duration: 1:55
Materials included: Webcast, Presentation and Press Release
Zoomtopia Zoom Analyst Day
Platform: Zoom
Date: October 15th, 2019
Duration: 2:15
Materials included: Webcast and corporate videos
Link: https://www.youtube.com/watch?v=9-jVyOyPptM&feature=youtu.be
According to IR Magazine research, in August the number of companies announcing investor or analyst days increased to its highest level since March, following a significant drop-off due to the Covid-19 pandemic; however with 30 announcements in August this year versus 42 last year, the numbers are still relatively low, making this a good time to plan your virtual investor. Miranda IR is here to help and is happy to organize your virtual investor day.
Esta semana revisamos y analizamos los días de inversionistas virtuales. Este tema se ha vuelto cada vez más importante a medida que las empresas han cambiado a los eventos virtuales en lugar de los días de inversionistas tradicionales, debido principalmente a la pandemia del Covid-19, una tendencia que sospechamos continuará incluso después del COVID debido a la comodidad y el menor costo. Aquí delineamos los pros y contras del día de inversionistas virtual, las mejores prácticas y recomendaciones para organizarlos, la estructura principal que siguen estos eventos y algunos ejemplos recientes de empresas que ya han realizado eventos de este tipo. Miranda-IR se complace en ayudar a organizar días de inversionistas virtuales de principio a fin.
Pros y contras
En resumen, un día de inversionistas virtual (a comparación de uno tradicional) es más barato, más fácil de configurar, más simple de promover (para aumentar el alcance del evento), se puede grabar para revisiones posteriores y ofrece mayor capacidad tecnológica para las sesiones de preguntas y respuestas, así como un mayor control. Al igual que con todo, no es perfecto, y algunos de sus inconvenientes incluyen más distracciones: inversionistas que realizan múltiples tareas durante el evento, hay menos interacción personal, menos espontaneidad y menos control sobre los participantes (riesgo de que los medios de comunicación y los competidores entren al evento).
Mejores prácticas / recomendaciones
Si se va a hacer un evento virtual, hay algunas cosas a tener en cuenta. En Miranda IR, recomendamos lo siguiente:
- Estar preparado. Aunque los eventos virtuales son más fáciles de organizar, los presentadores requieren el mismo nivel de preparación, ya que habrá una sesión de preguntas y respuestas más activa, donde la preparación y la anticipación son claves.
- Compartir la marca. Aprovechar el proceso de registro del evento para posicionar a la empresa. Moog tuvo un evento el 6 de agosto y proporcionó a los inversionistas y analistas pre registrados información suplementaria que podría ser de ayuda durante el evento (a través del correo electrónico).
- Enfocarse en temas relevantes. Abordar los temas que los inversionistas quieren oír, pero que no son mencionados tan frecuentemente (por ejemplo, temas que no se mencionan en las llamadas trimestrales). Algunos temas podrían ser ESG, y temas digitales: ¿Cómo se está transformando el negocio? ¿En qué etapa se encuentra en su camino hacia la digitalización?
- Mantener la imagen corporativa. Tener un fondo consistente para todos los presentadores, preferiblemente con el logotipo de la empresa. Asegurarse de que el fondo sea compatible con el mensaje de la empresa y asegurarse de que no le reste importancia a la presentación en la pantalla al mismo tiempo.
- Ensayar. Aprovechar el tiempo de planeación para ensayar con iluminación óptima, conexiones estables, ángulos de cámara y audio claro.
- Recomendamos de martes a jueves, ya sea temprano (8am a 10am) o por la tarde (3pm a 5pm).
- Gestionar/modificar la lista de invitaciones con cuidado y, por lo general, no aceptar a aquellos que claramente no son inversionistas ni analistas. Un acceso por inversionista/analista confirmado.
Estructura principal
Los días de inversionistas virtuales están siguiendo horarios similares y han tenido éxito a través del uso de plataformas como ON24, Vbrick, ChorusCall, Zoom, MagYates, Hopin, etc. Aquí presentamos la estructura general que debe seguir su evento virtual:
El primer punto de contacto es a través del correo electrónico, por medio del uso de la lista de distribución de la empresa. Este correo electrónico debe incluir información relevante sobre el día de inversionistas virtual (fecha, hora, duración, enlaces, etc.), así como el enlace para pre registrarse y los datos de contacto en caso de que surjan preguntas. Después de registrarse, los participantes reciben un correo electrónico de confirmación que proporciona el enlace y los números de teléfono para tener acceso al evento virtual. El día del evento se debe enviar un recordatorio a los participantes una hora antes del webcast, proporcionando toda la información necesaria para acceder y seguir la transmisión.
Cinco minutos antes de que el webcast comience, los participantes introducen las credenciales de inicio de sesión utilizadas al rellenar el formulario de registro. El evento cuenta con un operador que presenta a la empresa y los directores, periódicamente recuerda a los participantes sobre hacer preguntas, modera la sesión de preguntas y respuestas y anuncia los descansos (que son muy recomendables). Es importante utilizar plataformas que permitan ver el evento en vivo y al mismo tiempo mostrar la presentación del día de inversionistas. También es una buena idea preparar videos promocionales presentando los productos, líneas de negocio e iniciativas de la empresa. El día de inversionistas concluye con una sesión de preguntas y respuestas, con preguntas tanto de los participantes del acceso telefónico como de preguntas publicadas en la sección de chat del webcast.
Precios
Hay varias plataformas con diferentes precios dependiendo del número de personas que se conectan a la llamada (dial-in), el número de participantes para el webcast, el número de webcasts que se producirán (un tema relevante si es que los ejecutivos están en diferentes ubicaciones), la inclusión de break-out rooms (sesiones de preguntas y respuestas separadas por tema), etc. Según la investigación de Miranda IR, un evento virtual altamente profesional con 100 participantes, 8 ponentes y una duración de tres horas, costaría un estimado de $4,000 – $8,000 USD, dependiendo de los factores mencionados anteriormente. (Se puede hacer mucho, mucho más barato con los webinars de ZOOM, pero se pierde calidad haciendo un día de inversionistas tipo webinar).
Ejemplos
Aquí está una lista de algunos ejemplos recientes de días de inversionistas virtuales, así como información relevante para cada uno:
Pfizer Investor Day 2020
Plataforma: V Brick
Fecha: 14 de septiembre, 2020
Duración: 3:00
Materiales Incluidos: Webcasts y presentaciones de Pfizer Overview, de Medicina Interna y de Vacunas, también se incluyó un transcript después del evento.
Sanofi Virtual R&D Day Investor Event
Plataforma: Desconocido (aparenta ser Webex)
Fecha: 23 de junio, 2020
Duración: 2:30
Materiales Incluidos: Webcast y presentaciones sobre R&D
Credicorp Investor Day
Plataforma: ChorusCall
Fecha: 1 de octubre, 2020
Duración: 2:49
Materiales Incluidos: Webcast y presentación
Enlace: https://services.choruscall.com/links/bap201001.html
Vistra Investor Day 2020
Plataforma: ON24 (by Q4)
Fecha: 29 de septiembre, 2020
Duración: 1:55
Materiales Incluidos: Webcast, Presentación y Evento Relevante
Zoomtopia Zoom Analyst Day
Plataforma: Zoom
Fecha: 15 de octubre, 2019
Duración: 2:15
Materiales Incluidos: Webcast y videos corporativos
Enlace: https://www.youtube.com/watch?v=9-jVyOyPptM&feature=youtu.be
Según IR Magazine, en agosto, el número de empresas que anunciaron días de inversionistas o analistas aumentó a su nivel más alto desde marzo, después de una caída significante durante la pandemia del Covid-19; sin embargo, con 30 eventos anunciados en agosto de este año a comparación de 42 durante agosto del año pasado, es buen momento para organizar un evento virtual. Miranda IR está aquí para ayudar y se complace en organizar con ustedes su día de inversionistas.
