Today is the reporting deadline for 4Q20 in Mexico, so we are now turning our focus to annual reports, which will be a priority for companies in the upcoming weeks. An annual report is much more than a summary of the year’s results. It aims to deliver a bold statement about your company and its purpose as a brand. It’s a chance to leave something a little more permanent behind and to communicate your message to a wide reader base, including shareholders, debtholders, employees, clients, suppliers, the government, and other relevant stakeholders. Of course, in order to create an annual report that captures the reader’s attention, it must include the appropriate content, which is not easy when the audience and their knowledge is so broad. Here are Miranda’s top tips on how to produce the best annual report for your company.
- Cover page
Include a cover page with your company logo and try to make it as visually appealing as possible.
- Table of contents
Include a table of contents, highlighting the most important topics you will be discussing in the report. This will help the reader access the points they are most interested in reading.
- Vision, goals and achievements
Explain the vision, goals and achievements of the company in the year, especially in the letter from the CEO.
- Relevant data and events of the year
The annual report should tell a story of the main achievements and events of the completed year. It is recommended to use graphs and images to make it more visual.
- Financial Information
In addition to the audited financial statements, the most relevant financial results must be presented in the body of the report, followed by an explanation of such figures. Make sure to include the key numbers and use graphs and charts for visual representation. No one wants to read a document with plain text and long tables – always include images related to your company’s line of operation.
- ESG
As sustainability and ESG content continues to be on the rise, 2021 will be a very important year for these types of disclosures and something investors will be focusing on when making investment decisions. As companies in Mexico begin to adopt more of these strategies, we recommend including all the initiatives and achievements made in the year regarding environmental, social and corporate governance issues. Include updated data on the management team, committees and board of directors. Be specific about any initiatives carried out, and if you aligned your content to any international standards, or received a rating for your ESG efforts, make sure to include them. If you don’t already produce a stand-alone Sustainability Report, consider producing an Integrated Annual Report with full ESG analysis. Our Miranda ESG team can advise you on which type of report would be best for your company and help you to produce either a stand-alone Sustainability Report or an Integrated Annual Report with ESG content.
- Clear Message for Investors, CEO Letter
The message sent to investors and analysts should always be clear, concise and consistent with the rest of the materials. If there is a particular accomplishment you wish to communicate, do so in a visual way and get straight to the point. Avoid complicated explanations and be totally transparent. But do not be overly technical, given that the Annual Report will be read by a generalist audience. Convince your CEO to write at least the first version of the letter that communicates what he thinks is important about the past year, and strategy for the future. (If Jamie Dimon, Warren Buffet and Larry Fink have time to do this, so do Mexican CEOs).
- Telling a story
The annual report should present the information through a common thread. The best way to do this is to choose a topic to focus on for the year ended as this will make it easier to digest what is in the report and lets you present your brand in the best possible light. People are more captivated by stories than by concepts.
- Humanize your brand
Humanize your brand to establish a connection, using photos featuring people at the company. Use high quality graphics to stand out from the crowd. Be involved, do not outsource the report in its entirety to a communication company otherwise it will read like another company’s report, but do seek help from external experts in terms of content and design. Avoid obvious mistakes (i.e. photos of only white men in a meeting; polluting factories). Make sure that the visuals are compatible with the theme (i.e. if you are communicating how asset light and technological your business is, do not show photos of old fashioned non-technological assets). At Miranda IR we can help with the content, editing, design and translation of the report.
- Web Page
Dedicate a tab on your website to the annual report or include a link to a web-based version of the report on your “Financial Reports” page. Make the report interactive so that it is easy for readers to get to the sections they are most interested in. Display the message from the CEO and with a photo of them next to their remarks. In addition, make sure there is a link to download the report in pdf format as some people prefer to read the full report this way, it allows term searches etc. Our Miranda Digital & Design team can help with the design and programming of a web-based report.
Please note: we recommend publishing your annual report before the General Shareholders’ Meeting, for which the deadline is April 30th, 2021.
Miranda IR works closely with Miranda ESG and Miranda Digital & Design and all divisions would be happy to help with the different aspects of producing a best-in-class annual report for your company.
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
Hoy es la fecha límite para la publicación de los resultados correspondientes al 4T20 en México, por lo que ahora nos enfocamos en informes anuales, los cuales serán una prioridad para las empresas en las próximas semanas. Un informe anual es mucho más que un resumen de los resultados del año. Su objetivo es ofrecer una clara explicación de la empresa y su verdadero propósito. Es una oportunidad para dejar algo un poco más permanente y comunicar su mensaje a una amplia base de lectores, incluidos accionistas, tenedores de deuda, empleados, clientes, proveedores, el gobierno y otras partes interesadas relevantes. Por supuesto, para crear un informe anual que capte la atención del lector, se debe incluir el contenido adecuado, lo cual no es fácil cuando la audiencia y sus conocimientos son tan amplios. Estos son los consejos top de Miranda-IR sobre cómo producir un informe anual sobresaliente.
- Portada
Incluir una portada con el logotipo de la empresa y tratar de que sea lo más atractiva posible visualmente.
- Índice
Incluir un índice, destacando los temas más importantes que se discutirán en el informe. Esto ayudará al lector a acceder rápidamente a los puntos que más le interesan leer.
- Visión, metas y logros
Explicar la visión, metas y logros de la empresa en el año, especialmente en la carta del Director General.
- Datos relevantes y hechos del año
El informe anual debe contar una historia de los principales logros y eventos del año completo. Se recomienda utilizar gráficas e imágenes para hacerlo más visual.
- Información financiera
Además de los estados financieros auditados, los resultados financieros más relevantes deben presentarse en el cuerpo del informe, seguidos de una explicación de dichas cifras. Asegúrense de incluir los números clave y utilizar gráficas y tablas para la representación visual. Nadie quiere leer un documento con texto sin formato y tablas largas; siempre incluyan imágenes relacionadas con la línea de operación de su empresa.
- ESG
A medida que la sostenibilidad y el contenido de ESG continúan aumentando, 2021 será un año muy importante para este tipo de disclosures y algo en lo que los inversionistas se enfocarán al tomar decisiones de inversión. A medida que las empresas en México comienzan a adoptar más de estas estrategias, recomendamos incluir todas las iniciativas y logros alcanzados en el año en temas ambientales, sociales y de gobierno corporativo. Recomendamos incluir datos actualizados sobre el equipo directivo, los comités y el consejo de administración. Ser específicos sobre cualquier iniciativa que se lleve a cabo, y si se alineó el contenido con algún estándar internacional, o se recibió una calificación por los esfuerzos de ESG, asegúrense de incluirlos. Si la empresa aún no ha elaborado un Informe de sostenibilidad independiente, consideren la posibilidad de producir un Informe anual integrado con un análisis ESG completo. Nuestro equipo de ESG en Miranda puede asesorarlos sobre qué tipo de informe sería mejor para la empresa y ayudarlos a producir un Informe de sostenibilidad independiente o un Informe anual integrado con contenido ESG.
- Mensaje claro para inversionistas, carta del Director General
El mensaje enviado a inversionistas y analistas debe ser siempre claro, conciso y coherente con el resto de los materiales. Si hay un logro en particular que se desea comunicar, se debe hacer de manera visual e ir directo al punto. Recomendamos evitar las explicaciones complicadas y ser totalmente transparente, pero no demasiado técnico, dado que el Informe Anual será leído por una audiencia generalista. Lo ideal es convencer al Director General de que escriba al menos la primera versión de la carta que comunique lo que cree que es importante sobre el año pasado y la estrategia para el futuro. (Si Jamie Dimon, Warren Buffet y Larry Fink tienen tiempo para hacer esto, también lo tienen los directores generales mexicanos).
- Contar una historia
El informe anual debe presentar la información a través de un hilo. La mejor manera de hacer esto es elegir un tema en el que enfocarse para el año que finalizó, ya que esto hará más digerible lo que está en el informe y permitirá presentar l marca de la mejor manera posible. Las historias cautivan más a las personas que los conceptos.
- Humaniza la marca
Humanizar la marca para establecer una conexión, utilizando fotos de personas de la empresa. Utilizar gráficas de alta calidad para destacar entre la multitud. Participar, no subcontratar el informe en su totalidad a una empresa de comunicación, de lo contrario se leerá como el informe de otra empresa, pero buscar la ayuda de expertos externos en términos de contenido y diseño. Evitar errores obvios (es decir, fotos de solo hombres blancos en una reunión; fábricas contaminantes). Asegurarse de que las imágenes sean compatibles con el tema (es decir, si está comunicando cuán ligero y tecnológico es el negocio, no mostrar fotos de activos no tecnológicos pasados de moda). En Miranda IR podemos ayudar con el contenido, la edición, el diseño y la traducción del informe.
- Página web
Dedicar una pestaña en el sitio web al informe anual o incluir un enlace a una versión web del informe en la página “Informes financieros”. Hacer que el informe sea interactivo para que sea fácil para los lectores llegar a las secciones que más les interesa leer. Mostrar el mensaje del Director General y una foto de ellos junto a sus comentarios. Además, asegúrense de que haya un enlace para descargar el informe en formato pdf ya que algunas personas prefieren leer el informe completo de esta manera, permite búsquedas de términos, etc. Nuestro equipo de Miranda Digital & Design puede ayudar con el diseño y programación de un informe en formato web.
Nota: recomendamos publicar el informe anual antes de la Asamblea General de Accionistas, la cual tiene como fecha límite el día 30 de abril de 2021.
Miranda IR trabaja en estrecha colaboración con Miranda ESG y Miranda Digital & Design, y todas las divisiones estarán encantadas de ayudar con los diferentes aspectos de la producción de un informe anual de primer nivel para su empresa.
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
