Last week we attended an IR Magazine webinar looking at Investor Days and what we can learn from virtual events held in 2020 and early 2021 to improve the experience going forward.
Format
How often a company should host an investor day depends on its size and what it wants to communicate. Large companies often hold yearly investor days, some hold them every other year and others host an event when they have something key to communicate. However often you plan to hold an investor day, make sure you have a story to tell and a key message.
Produce a professional event by working with a partner with experience in executing successful investor days. Miranda IR can help you to put on an impactful virtual, hybrid or in-person event (when this is possible again).
Companies are increasingly using pre-recorded presentations coupled with live Q&A sessions to ensure a slick and professional virtual event without losing the spontaneity and interactive nature of the Q&A session. You have a blank canvas so you can get creative.
One panelist suggested sending out pre-read materials (the Amazon model) to facilitate focused discussion. They released a memo before each session and gave all attendees 15 minutes to read it. Each session was followed by a Q&A discussion dedicated to the subject matter, with a further general Q&A session at the end of the event. They commented that investors found this approach refreshing.
Keep the audience engaged whilst promoting your product by filming presentations in different locations relating to your business e.g. a production site/plant, a restaurant, a store etc.
As we have mentioned in previous posts, introduce multimedia such as videos of a site visit to keep attendees engaged with changes in pace.
One panelist mentioned that they knew they would not have a chance to show off their products as part of the event, so they sent out samples etc. in advance to those who had registered.
The panelists said that going forward they plan to keep a virtual aspect to their IR events and expect to hold hybrid investor days in the future as they do not want to lose in-person interaction.
This means that attendance is limited neither by room size nor by geographic location and the ability/desire to travel. They plan to combine the best of both worlds and acknowledged that the virtual offering must be exceptional so that both types of audiences are on a level playing field.
One panelist mentioned that it is likely that their Annual Shareholder Meetings will remain virtual only going forward.
Length
The format used can influence the length of the event. Virtual events are helping companies to deliver more concise content through the use of videos and shorter presenter time slots. Virtual events have also enabled some companies to feature more speakers.
We consider 1.5-2 hours to be the ideal length for a virtual investor day, depending on how long you expect your Q&A session to last. Try to keep presentations as concise as possible to hold the audience’s attention. If you have a lot of specific ground to cover you could consider breaking the investor day up into multiple sessions to avoid one long event.
Attendance and Questions
The panelists did not prescreen their attendees but had no problems and commented that they were happy to have a larger audience. We suggest keeping this open environment but having a targeted invite list.
Some panelists decided to use the written Q&A functions on their chosen platforms. Whilst this approach makes the engagement with attendees more limited (compared to giving attendees the microphone), it enables questions to be (i) grouped together, (ii) prioritized (you may choose to prioritize the sell side and your most active analysts) and filtered and (iii) directed at different speakers, rather than all questions being for the CEO and CFO, which is often the case. Another bonus of taking written questions is that one attendee cannot take over the event with multiple follow up questions at once, and you can follow up with certain investors and analysts if you did not have a chance to answer their question. All the questions submitted can also help to inform future content as it gives an added insight into who and how many attendees are asking similar questions. That said, written questions can be boring and one loses the energy and excitement of unexpected audience questions.
If you choose to allow questions to be submitted before the event, as part of the registration for example, then this could help to inform your content.
In terms of hybrid events, Q&A could seem complicated, but it doesn’t have to be. Remember that you have two audiences and highlight the virtual Q&A submission process. Make sure you incorporate questions from both sides. There are likely to be some bumps along the way with the transition to hybrid events, but the efficiencies and analytics that come with the hybrid model will benefit corporates as well as investors.
Measurement / Feedback
As with any initiative, it is important to measure the success and effectiveness of IR events. In some ways this is made easier with virtual events. Compare pre-event data (e.g. registration rate vs. earnings calls) to analyze what can be done to drive registration (e.g. collecting questions before the event).
Analyzing your data can help you to focus your post-event follow up and investor targeting. It also measures the success of your event for you to feed back to senior management. There is a whole host of questions that can be asked to evaluate the event and measure message absorption. Miranda IR can help you to set these questions.
It is also important to gather feedback from attendees. This can be achieved through digital surveys as well as more formal telephone feedback interviews with attendees. Use this feedback to improve future events.
Other Tips
Break your video replay broken down into sections so it’s easy to find a specific section e.g. the CEO’s comments on guidance.
Maintain a strong focus on content, but be concise.
Make sure the management team is comfortable with the production.
Be flexible and be authentic. Do not be a robot. Let your management team’s personalities show.
Surveys
To give an idea of what others are thinking, here are the result of three polls taken during the webinar:
No one thought that a virtual investor day should be over 4 hours long.
Miranda IR is here to help you execute a successful and impactful investor day or other IR event. We can also assist you with post event analysis. Get in touch if you would like to hear more.
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
La semana pasada asistimos a un seminario web de IR Magazine sobre Investor Days y de lo que podemos aprender de los eventos virtuales que se celebraron tanto en 2020 como a principios de 2021 para mejorar la experiencia de estos en el futuro.
Formato
La frecuencia con la que una empresa debe organizar un investor day depende del tamaño y de lo que se quiere comunicar. Las grandes empresas a menudo celebran investor days anuales, algunas los celebran cada dos años y otras organizan un evento cuando tienen algo clave que comunicar. Independientemente de la frecuencia con la que planee celebrar un investor day, es importante asegurar siempre el tener una historia que contar y un mensaje clave.
Se debe producir un evento profesional trabajando con un socio que cuenta con experiencia en la ejecución de investor days. Miranda IR puede ayudar a organizar un evento virtual, híbrido o en persona que realmente cause impacto (cuando esto vuelva a ser posible).
Las empresas utilizan cada vez más presentaciones pregrabadas junto con sesiones de preguntas y respuestas en vivo para garantizar un evento virtual elegante y profesional sin perder la espontaneidad y la naturaleza interactiva de la sesión de preguntas y respuestas. Aquí es donde hay espacio para ser creativo.
Un panelista sugirió enviar materiales para lectura previa (el modelo de Amazon) para facilitar la discusión enfocada. Publicaron un memo antes de cada sesión y dieron a todos los asistentes 15 minutos para leerlo. Cada sesión fue seguida por una sesión de preguntas y respuestas dedicada al tema, con una sesión de preguntas y respuestas más general al final del evento. Comentaron que los inversionistas encontraron práctico este modelo.
Es importante mantener a la audiencia comprometida mientras se promociona el producto. Esto se puede conseguir filmando presentaciones en diferentes lugares relacionados con su negocio, p. ej. un sitio / planta de producción, un restaurante, una tienda, etc.
Como mencionamos en publicaciones anteriores, se debe incluir multimedia. Cosas como videos de una visita al sitio, para mantener a los asistentes involucrados con los cambios de ritmo.
Un panelista mencionó que sabían que no tendrían la oportunidad de mostrar sus productos como parte del evento, por lo que enviaron muestras, etc., con anticipación a los que se habían registrado.
Los panelistas dijeron que en el futuro planean mantener un aspecto virtual de sus eventos de RI y esperan celebrar investor days híbridos en el futuro, ya que no quieren perder la interacción en persona. Esto significa que la asistencia no está limitada ni por el tamaño del salón ni por la ubicación geográfica y la capacidad / deseo de viajar. Planean combinar lo mejor de ambos mundos y reconocieron que la oferta virtual debe ser excepcional para que ambos tipos de público estén en igualdad de condiciones. Un panelista mencionó que es probable que sus reuniones anuales de accionistas sigan siendo virtuales en el futuro.
Duración
El formato utilizado puede influir en la duración del evento. Los eventos virtuales están ayudando a las empresas a entregar contenido más conciso mediante el uso de videos y espacios de tiempo más cortos para los presentadores. Los eventos virtuales también han permitido a algunas empresas presentar más oradores.
Consideramos que entre 1.5 y 2 horas es la duración ideal para un investor day, dependiendo de cuánto tiempo se espera que dure la sesión de preguntas y respuestas. Intentar que las presentaciones sean lo más concisas posible para mantener la atención de la audiencia. Si se tiene mucho terreno específico que cubrir, considerar dividir el investor day en varias sesiones para evitar un evento muy largo.
Asistencia y preguntas
Los panelistas no preseleccionaron a sus asistentes, pero no tuvieron problemas y comentaron que estaban felices de tener una audiencia más grande. Sugerimos mantener este entorno abierto, pero contar con una lista de targets específica.
Algunos panelistas decidieron utilizar las funciones escritas de preguntas y respuestas en las plataformas que eligieron. Si bien, este enfoque hace que el compromiso con los asistentes sea más limitado (en comparación con darles el micrófono a los asistentes), permite (i) agrupar las preguntas, (ii) priorizarlas (se puede elegir priorizar el sell side y a los analistas más activos con su empresa) y filtradas y (iii) dirigidas a diferentes oradores, en lugar de que todas las preguntas sean para el CEO y el CFO, que suele ser el caso. Otra ventaja de responder preguntas escritas es que un asistente no puede hacerse cargo del evento con varias preguntas de seguimiento a la vez, y puede hacer un seguimiento con ciertos inversionistas y analistas si no se tuvo la oportunidad de responder a su pregunta. Todas las preguntas enviadas también pueden ayudar a informar el contenido futuro, ya que brinda una perspectiva adicional sobre quién y cuántos asistentes están haciendo preguntas similares. Dicho esto, las preguntas escritas pueden ser aburridas y uno pierde tanto la energía como la emoción de las preguntas inesperadas provenientes de la audiencia.
Si se elige permitir que se envíen preguntas antes del evento, por ejemplo, en la parte del registro, esto podría ayudar a estructurar la información que se va a comunicar.
En cuanto a eventos híbridos, las preguntas y respuestas pueden parecer complicadas, pero no tienen porqué serlo. Hay que recordar que se cuenta con dos audiencias y se debe resaltar el proceso de envío de preguntas y respuestas virtuales. Asegurarse de incorporar preguntas de ambos lados. Es probable toparse con algunos obstáculos en el camino con la transición a eventos híbridos, pero las eficiencias y los análisis que vienen con el modelo híbrido beneficiarán tanto a las empresas como a los inversionistas.
Medición / retroalimentación
Como con cualquier iniciativa, es importante medir tanto el éxito como la eficacia de los eventos de RI. De alguna manera, esto se facilita con los eventos virtuales. Se deben comparar los datos previos al evento (por ejemplo, la tasa de registro frente a las trimestrales) para analizar qué se puede hacer para impulsar el registro (por ejemplo, recopilar preguntas antes del evento).
El análisis de datos puede ayudar a enfocar el seguimiento posterior al evento y la orientación a los inversionistas. También mide el éxito del evento para que se le pueda retroalimentar al senior management. Hay una gran cantidad de preguntas que se pueden hacer para evaluar el evento y medir la absorción del mensaje. Miranda IR puede ayudar a plantear estas preguntas.
También es importante recopilar comentarios de los asistentes. Esto se puede lograr a través de encuestas digitales, así como entrevistas telefónicas más formales con los asistentes. Se debe utilizar estos comentarios para mejorar los eventos futuros.
Otros consejos
Dividir la reproducción del vídeo en secciones para que sea fácil encontrar una sección específica, p. ej. los comentarios del Director General sobre el guidance.
Es importante mantener un fuerte enfoque en el contenido, pero a la vez ser conciso.
Asegurarse de que el management se sienta cómodo con la producción.
Ser flexible y auténtico. No ser un robot. Dejar que las personalidades de su equipo directivo se muestren.
Encuestas
Para dar una idea de lo que otros piensan, aquí están los resultados de tres encuestas realizadas durante el webinar:
Nadie pensó que un investor day virtual debería durar más de 4 horas.
Miranda IR está aquí para ayudar a llevar a cabo un investor day u otro evento de RI con éxito e impacto. También podemos ayudar con el análisis posterior al evento. Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información.
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