Now that the year is coming to an end, we would like to talk about the best way to plan you IR calendar for 2022. As a best practice, you should have your calendar ready by late December, or at the latest early January, since some of the conferences are already happening in January. We recommend you set out your goals for the year (you can visit our blog on “IR Roadmap 2021” here), and then develop your calendar off of that.
Here are eight easy steps to plan your 2022 IR calendar:
1. Start by blocking out holiday dates: to start, you should block in your calendar all the holidays in both Mexico, the US and Europe, remember to consider daylight savings time in New York and Mexico, since sometimes they change one-week apart.
2. Define your reporting dates: since reporting is mandatory, the next step would be to set the reporting dates on your calendar and place the rest of your events around those dates. You should also schedule the time and date for your earnings call, this way you can make sure both the top management and the IR team have it locked on their calendars and avoid double booking that date. If dates are 100% confirmed, we recommend sending the reporting calendar to your distribution list so investors and analysts can have them as well.
3. Keep in mind the quiet period: it is important to be mindful of the quiet period before earnings releases so that you don’t schedule investor days, conferences, or individual calls around these dates. Although the quiet period is not mandatory, we suggest not engaging directly with investors or analysts 2 or 3 weeks prior to the earnings release date. This way, you can avoid giving information or forward-looking statements about the upcoming results to a select group of investors or analysts.
4. Book your ordinary board meetings and annual shareholders’ meeting: talk to the top management and board members to schedule in advance ordinary board meetings and you annual shareholders’ meeting. This way you can book the time in advance to work on the materials you need for the meetings.
5. Choose which conferences to attend: conference dates are generally consistent from one year to the next, so you can get a very close idea of when the next year’s conference will be held. You can also ask Miranda-IR for the latest conference calendar to check the date of some of the most relevant conferences. Prior to the pandemic, a key factor in choosing which conferences to attend was your travel budget, which somewhat limited your ability to attend. Now in this world of hybrid events, it is easier to attend conferences and we recommend that you go to as many conferences as you can. Another good way to decide which conferences to attend is by doing a preliminary investor targeting exercise. This will reveal which regions have the most investors that are invested in your peers and help guide how you allocate your attention and resources. With respect to in person conferences it makes sense to prioritize and send CEOs/CFOs based on 1) banks that have best attendance and most influence (large global banks, like BofA, Morgan Stanley, or large regional ones, like BTG Pactual, etc.), 2) banks that provide research coverage of your company, 3) banks with the most influential analysts, determined by investor surveys, 4) naturally, it’s also important to support your lending banks and other key financial relationships with senior level attendance.
6. Plan your road trips: now it’s time to see where you can fit in non-deal roadshows. We suggest having at least one non-deal roadshow per quarter. You can apply the same trick as in choosing your conferences by doing a preliminary investor targeting exercise to define which investors you should target first.
7. Plan your investor day: it is a good practice that helps you keep the management close to the market and investors and analysts informed about the company’s strategy. We recommend having an investor day when you have something relevant to communicate, it could be a new strategy, the launch of a new business line, providing guidance, etc.
8. Include relevant dates and events: finally, include all other relevant events or dates such as the annual report, monthly reports (i.e., traffic report in the aeronautical industry), dividend payments, distribution payments for REITs, special committees.
To sum up, the most relevant things you should include in your IR calendar for 2022 are:
- Earnings report dates
- Ordinary board meeting dates
- Annual shareholders’ meeting
- 2 virtual or in person conferences per quarter
- At least 1 non-deal roadshow per quarter
- Annual report release date
- Investor day
As always Miranda IR is here to help with your IR Calendar, organizing virtual events, doing an investor targeting or anything else you may need for your IR strategy.
Sources:
https://www.irmagazine.com/corporate-access/five-steps-creating-ir-calendar
https://www.investopedia.com/terms/q/quietperiod.asp
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
Ahora que el año está acabando, nos gustaría hablar de la mejor manera para planificar tu calendario de RI para el 2022. Siguiendo las mejores prácticas, deberías de tener tu calendario listo a finales de diciembre, o como muy tarde a principios de enero, ya que algunas de las conferencias empiezan en enero. Te recomendamos establecer tus objetivos para el año (puedes visitar nuestro blog “IR Roadmap 2021” aquí), y luego desarrollar tu calendario a partir de eso.
Sigue estos ocho pasos sencillos para planificar tu calendario de RI 2022:
1. Empieza bloqueando las fechas de los días festivos: para empezar, debes bloquear en tu calendario todos los días festivos tanto en México como en Estados Unidos y Europa, recuerda considerar el horario de verano en Nueva York y México, ya que a veces cambian con una semana de diferencia.
2. Define las fechas en las que va a reportar tu empresa: ya que reportar es obligatorio, el siguiente paso sería establecer las fechas de reporte en tu calendario y colocar el resto de tus eventos alrededor de esas fechas. También debes establecer la hora y la fecha de la llamada de resultados, de esta manera te aseguras de que tanto los directores de la empresa como el equipo de relaciones con los inversionistas la tengan apartada en sus calendarios y evitará que se junten dos eventos el mismo día. Si las fechas están confirmadas, te recomendamos enviar el calendario a tu lista de distribución para que los inversionistas y analistas también lo tengan.
3. Ten en cuenta el periodo de silencio: es importante tener en cuenta el periodo de silencio antes de la publicación de los resultados para no programar investor days, conferencias o llamadas individuales alrededor de estas fechas. Aunque el periodo de silencio no es obligatorio, sugerimos no entablar relaciones directas con inversionistas o analistas dos o tres semanas antes de la fecha de publicación de los resultados. De esta manera, puedes evitar dar información o declaraciones sobre los resultados a un grupo selecto de inversionistas o analistas.
4. Reserva las reuniones del consejo de administración y la asamblea anual de accionistas: habla con los directores y los miembros del consejo de administración para programar con anticipación las reuniones de consejo y la asamblea anual de accionistas. De esta manera, ellos podrán reservar con tiempo para trabajar en los materiales que necesitan para las reuniones.
5. Elige a qué conferencias vas a asistir: las fechas de las conferencias suelen coincidir de un año a otro, por lo que puedes hacerte una idea aproximada de cuándo se llevará a cabo la conferencia del siguiente año. También puedes pedir a Miranda-IR el último calendario de conferencias para ver las fechas de algunas conferencias relevantes. Antes de la pandemia, un factor clave a la hora de elegir a qué conferencias asistir era el presupuesto para viajes, que limitaba en cierto modo la posibilidad de asistir. Ahora, en este mundo de eventos híbridos, es más fácil asistir a conferencias y te recomendamos asistir a todas las que puedas. Otra buena forma de decidir a qué conferencias asistir es hacer un ejercicio preliminar de targeting de inversionistas. Esto revela las regiones que tienen más inversionistas interesados en tus peers y te ayudará a orientar tu atención y recursos. Con respecto a las conferencias presenciales, tiene sentido priorizar y enviar a los CEOs/CFOs basándote en 1) los bancos que tienen mayor asistencia e influencia (grandes bancos globales, como BofA, Morgan Stanley, o grandes regionales, como BTG Pactual, etc.), 2) los bancos que proporcionan cobertura de research de tu empresa, 3) los bancos con los analistas más influyentes, determinados por las encuestas de los inversionistas, 4) naturalmente, también es importante apoyar a tus bancos prestamistas y otras relaciones financieras clave con la asistencia de alto nivel.
6. Planifica tus giras: ahora es el momento de ver dónde pueden encajar los non-deal roadshows. Sugerimos realizar al menos un non-deal roadshow por trimestre. Puedes aplicar el mismo truco que al elegir tus conferencias haciendo un ejercicio preliminar de targeting de inversionistas para definir a cuáles debes de dirigirte primero.
7. Planifica tu investor day: esta es una buena práctica que te ayuda a mantener a los directores de tu empresa al tanto del mercado y a los inversionistas y analistas informados sobre la estrategia de la empresa. Se recomienda hacer un investor day cuando tengas algo relevante que comunicar, puede ser una nueva estrategia, el lanzamiento de una nueva línea de negocio, etc.
8. Incluye fechas y eventos relevantes: por último, incluye todos los demás eventos o fechas relevantes como: el informe anual, los informes mensuales (por ejemplo, el informe de tráfico en la industria aeronáutica), los pagos de dividendos, los pagos de distribución para los REITs, los comités especiales.
En resumen, las cosas más relevantes que debes incluir en su calendario de IR para 2022 son:
– Fechas del informe de resultados
– Fechas de las reuniones del consejo de administración
– Junta anual de accionistas
– Aproximadamente 2 conferencias virtuales o presenciales por trimestre
– Al menos 1non-deal roadshow por trimestre
– Fecha de publicación del informe anual
– Investor Day
Como siempre, Miranda IR está aquí para ayudarte con tu calendario de RI, la organización de eventos virtuales, targeting de inversionistas o cualquier otra cosa que puedas necesitar para tu estrategia de RI.
Fuentes:
https://www.irmagazine.com/corporate-access/five-steps-creating-ir-calendar
https://www.investopedia.com/terms/q/quietperiod.asp
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana María Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
