Everything you need to know to give a “Standout Virtual Presentation”
This week we bring you the final edition of our three-part series on successful earnings calls, which includes our top tips for delivering standout virtual presentations in your earnings calls as well as other virtual presentations you may be giving, whether they be for Investor Days, NRDs, virtual AGMs or internal presentations.
In December we virtually attended Intrado’s Digital Media 2020 Summit, which included a webinar from Business Television’s, Taylor Thoen. Thoen shared her presentation on “Delivering Standout Virtual Presentations” with communicators from across the globe.
Let’s get into the key advice and takeaways that BTV’s Taylor Thoen recommended to us, as well as some of our own tips:
1) Test
a) Make sure to install the video conference platform and test it at least one day prior to your event.
b) Check the audio and video quality.
c) Check your platform and computer settings to make sure your screen is in HD, measuring 16:8 widescreen, and the touch up option is enabled.
2) Set Up
a) Lighting:
- Having a window behind your screen rather than behind you will make a world of difference for your audience.
- To double check that your audience can see you clearly, practice the hand test. The hand test is where you move your hand around the room and wherever the light is brightest on your hand, is where your face should be for the camera to capture you most clearly.
- Make sure that lighting tests are conducted at the same time of day as the presentation will take place.
- Another option is to use a ring light to give a more studio light vibrance.
b) Background:
- Make sure that your background is clean and not cluttered – think less is more.
- An example could be setting up in front of a plain vanilla wall with an accent plant!
- Another option is to use your company’s official virtual background, but only use this if you know that it works well.
c) Direction of vision:
- A common mistake that almost everyone makes is where they look when conducting a presentation. Having your camera at eye level and 60-75cm away from you can help avoid instances of looking down or too high up… the audience does not want to see up your nose.
- If you are going to be reading from a script, make sure that it is in line with and at a similar height to the camera. You could also consider using a teleprompter tool.
- Having your camera far enough away from your face makes it less obvious if you are reading from a script as it is more difficult for the audience to see your eyes scanning from left to right.
d) What to wear:
- Wear business attire, just as if you were giving an in-person presentation.
- Wear colors that stand out from the background.
e) Connection:
- Make sure to remind your coworkers or members of your home not to use the microwave while you are giving your presentation as it is known to interfere with the WiFi.
3) Use video
a) For more general presentations (not necessarily earnings call presentations), Thoen suggests adding video like CEO clips, white board video for technical explanations, and site footage, as it can really help to grasp your audience’s attention.
b) Forrester Research says that “one minute of video is worth 1.8 million words”, so including your 1 minute corporate video as part of your presentation for Investor Days or virtual AGMs could add a lot of value.
4) Action
a) Having a direct, concise, and precise approach is one way to make you and your company standout and makes viewers remember your presentation. The idea of making your viewer “lean in and raise an eyebrow” is what you want to see to ensure that they remain interested.
5) Content for earnings call presentations
a) To reduce your workload at busy times such as in the quarterly reporting period, you could base your earnings call presentation on your corporate presentation, removing any more general slides that will not be covered in the script.
b) Add a cover slide with text along the lines of “Thank you for joining XXX’s earnings call. The call will begin shortly.”
c) Whilst the operator is opening the call and giving instructions, you may choose to show a slide with your disclaimer, including a disclaimer on forward-looking statements which may be made during the call.
d) Include photos of the speakers on the slide before the section they will cover and/or on the slide after the disclaimer.
e) The information in the presentation should complement the opening remarks from top management.
f) It should be presented in a coherent way and the design should be in line with the quarterly report and the corporate image.
g) It should include visual aids such as graphs and tables.
h) Key figures in these graphs and tables could be highlighted to draw the viewer’s eye to them.
i) Bring out the positives from the quarter, comparing the numbers with the same period of the previous year and/or other relevant periods, and allay investors’ worries by addressing any concerns you think they may have.
j) Include two final slides: i) a Q&A slide, ii) a ‘thank you for joining’ / ‘end of earnings call’ slide.
Be patient in grasping this new concept, it takes time and practice.
Click here to read parts 1 & 2 from this series:
Part 1: Guide to Successful Earnings Calls
Part 2: Pros and Cons: Different Earnings Call Formats and Providers
As always, if you need any advice on IR matters, including how to deliver a standout virtual presentation, Miranda IR is here to help.
Contacts at Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana Maria Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
Todo lo que necesitas saber para llevar a cabo una “Presentación virtual sobresaliente”
Esta semana les traemos la edición final de nuestra serie de tres partes enfocada en el tema “llamadas con inversionistas” que incluye nuestros mejores consejos para realizar presentaciones virtuales exitosas en sus llamadas trimestrales, así como otras presentaciones virtuales, ya sea para Investor Days, NRDs, AGMs virtuales o presentaciones internas.
En diciembre asistimos virtualmente a la Cumbre de Medios Digitales 2020 de Intrado, la cual incluyó un seminario web de Taylor Thoen, de Business Television. Thoen compartió su presentación sobre “Cómo dar presentaciones virtuales sobresalientes” con comunicólogos de todo el mundo.
A continuación los consejos clave y las conclusiones de Taylor Thoen de BTV, así como algunos de nuestros propios tips:
1) Prueba
a) Asegurarse de instalar la plataforma de videoconferencia y probarla al menos un día antes del evento.
b) Verificar la calidad de audio y video.
c) Verificar la configuración de la plataforma y computadora y asegurarse de que la pantalla esté en HD, con una pantalla ancha de 16: 8 y que la opción de retoque esté habilitada.
2) Configuración
a) Iluminación:
- Tener una ventana detrás de la pantalla en lugar de que esté detrás de los oradores hará una gran diferencia para la audiencia.
- Para comprobar que la audiencia puede verlos claramente, practicar la prueba de la mano. La prueba de la mano consiste en mover la mano por la habitación y donde la luz es más brillante en su mano, es donde debe estar su cara para que la cámara capture con mayor claridad.
- Asegurarse de que las pruebas de iluminación se realicen a la misma hora del día en que tendrá lugar la presentación.
- Otra opción es usar un anillo de luz para dar más intensidad a la luz de estudio.
b) Antecedentes:
- Asegurarse de que el fondo sea limpio y no desordenado – menos, es más.
- Un ejemplo podría ser instalarse frente a una pared blanca con una planta decorativa.
- Otra opción es utilizar el fondo virtual oficial de la empresa, pero sólo si saben que funciona bien.
c) Dirección de visión:
- Un error común que comete casi todo el mundo es dónde miran cuando realizan una presentación. Tener la cámara a la altura de los ojos y a 60-75 cm de distancia puede ayudar a evitar mirar hacia abajo o demasiado alto … la audiencia no quiere ver hacia arriba.
- Si van a leer un guión, asegurarse de que esté alineado y a una altura similar a la de la cámara. También podría considerar el uso de una herramienta de
- Tener la cámara lo suficientemente lejos de la cara hace que sea menos obvio si están leyendo un guión, ya que es más difícil para la audiencia ver los ojos escaneando de izquierda a derecha.
d) Qué ponerse:
- Usar ropa de negocios, como si estuviera dando una presentación en persona.
- Usar colores que destaquen del fondo.
e) Conexión:
- Asegurarse de recordar a los compañeros de trabajo o miembros del hogar que no utilicen el microondas mientras realiza su presentación, ya que se sabe que interfiere con el WiFi.
3) Usar video
a) Para presentaciones más generales (no necesariamente presentaciones de llamadas trimestrales), Thoen sugiere agregar videos como clips de CEO, videos de pizarra para explicaciones técnicas y metraje del sitio, ya que realmente puede ayudar a captar la atención de la audiencia.
b) Forrester Research dice que “un minuto de video vale 1.8 millones de palabras”, por lo que incluir el video corporativo de 1 minuto como parte de la presentación para Investor Days o AGM virtuales podría agregar mucho valor.
4) Acción
a) Tener un enfoque directo, conciso y preciso es una forma de hacer que los oradores y la empresa destaquen y que los espectadores recuerden la presentación. La idea de hacer que el espectador “se incline y levante una ceja” es lo que quieren ver para asegurarse de que siga interesado.
5) Contenido para presentaciones de llamadas trimestrales
a) Para reducir la carga de trabajo en momentos de gran actividad, como en el periodo de presentación de informes trimestrales, se puede basar la presentación de la llamada trimestral en la presentación corporativa, eliminando cualquier diapositiva más general que no se cubra en el guión.
b) Agregar una diapositiva de portada con texto como “Gracias por unirse a la llamada de ingresos de XXX. La llamada comenzará en breve “.
c) Mientras el operador abre la llamada y da instrucciones, puede optar por mostrar una diapositiva con su disclaimer, incluido un disclaimer sobre las declaraciones a futuro que se pueden hacer durante la llamada.
d) Incluir fotos de los oradores en la diapositiva antes de la sección que cubrirán y / o en la diapositiva después del disclaimer.
e) La información de la presentación debe complementar las palabras de apertura de la alta dirección.
f) Debe presentarse de manera coherente y el diseño debe estar en línea con el informe trimestral y la imagen corporativa.
g) Debe incluir ayudas visuales como gráficas y tablas.
h) Las cifras clave en estas gráficas y tablas podrían resaltarse para atraer la atención del espectador.
i) Resaltar los aspectos positivos del trimestre, comparando las cifras con el mismo periodo del año anterior y / u otros periodos relevantes, y disipar las preocupaciones de los inversionistas abordando cualquier inquietud que crea que puedan tener.
j) Incluir dos diapositivas finales: i) una diapositiva de preguntas y respuestas, ii) una diapositiva de “gracias por unirse” / “fin de llamada trimestral”.
Recomendamos tener paciencia para comprender este nuevo concepto, se necesita tiempo y práctica.
Haga clic aquí para leer las partes 1 y 2 de esta serie:
Parte 1: Guía Para Llamadas con Inversionistas (Parte 1)
Parte 2: Guía para Llamadas con Inversionistas (Parte 2)
Como siempre, si necesitan algún consejo sobre asuntos de RI, incluyendo cómo realizar una presentación virtual sobresaliente, Miranda IR está aquí para ayudarlo.
Contactos en Miranda Partners
Damian Fraser
Miranda Partners
damian.fraser@miranda-partners.com
Ana Maria Ybarra Corcuera
Miranda-IR
ana.ybarra@miranda-ir.com
