{"id":2833,"date":"2020-02-05T17:37:48","date_gmt":"2020-02-05T17:37:48","guid":{"rendered":"https:\/\/miranda-partners.com\/?p=2833"},"modified":"2020-02-11T18:26:20","modified_gmt":"2020-02-11T18:26:20","slug":"recomendaciones-para-asambleas-anuales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/miranda-partners.com\/es\/shareholders-meetings-recommendations\/","title":{"rendered":"Recomendaciones para Asambleas Anuales"},"content":{"rendered":"\t\t
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This week we take a look at how best to manage annual shareholder meetings in the Mexican context. We also publish in full AFORE Sura\u2019s<\/strong> letter (below) on best practices for shareholder meetings, as these recommendations are likely broadly shared by other Mexican institutional investors.<\/p>

Mexico is slowly evolving from a family controlled corporate governance to a hybrid family \/ institutional investor capitalism. This makes managing shareholder meetings complex. On the one hand many controlling shareholder families are accustomed to such meetings rubber stamping decisions already taken (by them); on other hand institutional investors expect OECD best practices to be implemented. Overall, we recommend to follow OECD guidelines, especially given that as families grow, not all family members are aligned, and many will want companies to treat all shareholders equally.<\/p>

\u00a0<\/p>

  1. Board members, senior management, external auditors and relevant professionals should attend the shareholders\u2019 meeting and be available to answer questions and address shareholder concerns. These people should also be fully apprised of the agenda.<\/li><\/ol>

    \u00a0<\/p>

    1. Publish the shareholder meeting information and agenda point by point at least 30 days prior to the meeting on the company website, on EMISNET (Bolsa website) \/ BIVA and when appropriate in recognized newspaper. While the law in Mexico states a minimum of 15 days advance notice, 30 days is a better guideline, as foreign investors need time to assess how to vote.\u00a0It is important that companies provide enough information in the agenda so that shareholders can do the research on what decision they should take. To the extent possible and relevant, investors would like to know ahead of the shareholder meeting how each individual board member voted on a recommendation, and not just the collective board vote.<\/li><\/ol>

      \u00a0<\/p>

      1. Provide detailed information on the board members proposed for election or re-election. This includes years on board, age, gender, and relevant experience. Board composition is a relevant issue for many investors, and thus the company needs to make such information readily available. Goldman Sachs has even announced it will not take public companies in USA and Europe that do not have a female board member.<\/li><\/ol>

        \u00a0<\/p>

        1. Start the meeting with a presentation highlighting the company\u2019s finances, operations, past and future prospects. Audio-visual presentation can be used. Display all reasonable questions asked during the meeting (i.e., duplicative questions can be excluded at the discretion of the company).<\/li><\/ol>

          \u00a0<\/p>

          1. Publish a summary of the main resolutions of the shareholder meeting point by point on the corporate website, and via EMISNET \/ BIVA and a press release if material. Meeting minutes should include participants, agenda, top questions and responses, any follow-up information and resolutions passed.<\/li><\/ol>

            \u00a0<\/em><\/strong><\/p>

            Extract of AFORE Sura\u2019s letter on best practices for shareholder meetings: <\/em><\/strong>\u00a0<\/em><\/p>

            En Afore Sura estamos comprometidos a colaborar con las compa\u00f1\u00edas en las que invertimos para elevar los est\u00e1ndares de gobierno corporativo con las mejores pr\u00e1cticas internacionales, contribuyendo al desarrollo de los mercados financieros nacionales. En este sentido, es la Asamblea General de Accionistas el \u00f3rgano de gobierno supremo de una compa\u00f1\u00eda p\u00fablica y resulta indispensable que los accionistas contemos con informaci\u00f3n transparente, suficiente y oportuna para la toma de decisiones y el ejercicio del voto. No obstante, hemos identificado oportunidades para elevar los est\u00e1ndares de comunicaci\u00f3n y transparencia por parte de las empresas p\u00fablicas listadas en M\u00e9xico. A continuaci\u00f3n, listamos las solicitudes que les invitamos a considerar implementar en la pr\u00f3xima Asamblea General de Accionistas:<\/em><\/p>

            \u00a0<\/em><\/p>

            1. Publicar con al menos 30 d\u00edas de anticipaci\u00f3n la convocatoria junto con la informaci\u00f3n que soporte todos los puntos de la orden del d\u00eda.\u00a0Actualmente la regulaci\u00f3n establece un periodo de 15 d\u00edas naturales para enviar la convocatoria, mientras que el 75% de las jurisdicciones integrantes de la OCDE requieren periodos mayores a 15 d\u00edas<\/em>[1]<\/em><\/a>. Los inversionistas tenemos la responsabilidad de procesar la informaci\u00f3n y tomar una decisi\u00f3n basada en un an\u00e1lisis diligente, lo cual s\u00f3lo se puede realizar con suficiente tiempo. Asimismo, para muchos inversionistas extranjero el periodo de 15 d\u00edas es insuficiente, toda vez que M\u00e9xico cuenta exclusivamente con un sistema de votaci\u00f3n a mano alzada (no electr\u00f3nico). Considerando que los inversionistas extranjeros poseen aproximadamente el 90% de las acciones flotantes mexicanas, es relevante que las compa\u00f1\u00edas ampl\u00eden sus periodos de informaci\u00f3n a 30 d\u00edas para dar oportunidad a todos sus accionistas de emitir un voto informado.<\/em><\/li><\/ol>

              \u00a0<\/em><\/p>

              1. Publicar toda la informaci\u00f3n relevante por cada punto de la orden del d\u00eda en las p\u00e1ginas de internet de las Bolsas de Valores. Generalmente la informaci\u00f3n que llega a los inversionistas a trav\u00e9s de sus custodios es la convocatoria de Asamblea, la cual \u00fanicamente contiene listados los puntos de la orden del d\u00eda. La informaci\u00f3n necesaria para tomar la decisi\u00f3n en cada punto, en ocasiones se publica en las p\u00e1ginas de internet corporativas o no se publica en absoluto. Esto puede causar que la informaci\u00f3n no sea oportuna, completa y homog\u00e9nea para todos los inversionistas. Los inversionistas requerimos contar con toda la informaci\u00f3n necesaria para que podamos analizar cada propuesta con anticipaci\u00f3n a la celebraci\u00f3n de la Asamblea. Al hacer p\u00fablica la informaci\u00f3n en la p\u00e1gina de la Bolsa de Valores correspondiente, se facilita a los inversionistas su acceso. Asimismo, favorecemos la publicaci\u00f3n paralela de la informaci\u00f3n hist\u00f3rica en las p\u00e1ginas de internet corporativas, en un apartado de gobierno corporativo.<\/em><\/li><\/ol>

                \u00a0<\/em><\/p>

                1. Presentar la propuesta y votaci\u00f3n de los miembros del Consejo de Administraci\u00f3n de manera individual y no de forma colectiva dentro de la orden del d\u00eda.\u00a0Esta pr\u00e1ctica permite transparentar la nominaci\u00f3n y elecci\u00f3n de consejeros, acercar a los accionistas con las personas que procurar\u00e1n los intereses de la compa\u00f1\u00eda y dictar\u00e1n la estrategia para la creaci\u00f3n de valor, adem\u00e1s de permitir una adecuada rendici\u00f3n de cuentas. Es necesario contar con informaci\u00f3n suficiente sobre los consejeros, incluyendo: proceso de selecci\u00f3n, antig\u00fcedad como consejero en la compa\u00f1\u00eda, cualificaci\u00f3n, participaci\u00f3n en acciones de la sociedad, otros cargos directivos, asientos en otros consejos, e informaci\u00f3n suficiente para evaluar su independencia. Esta informaci\u00f3n se requiere aun cuando los consejeros no sean de nuevo ingreso, ya que la Asamblea tiene la tarea de ratificar a los consejeros anualmente independientemente de su antig\u00fcedad. Compa\u00f1\u00edas como GFNORTE, FINN, WALMEX y FIBRAMQ son ejemplos de instituciones que ya han adoptado la mejor pr\u00e1ctica, implementado la nominaci\u00f3n y votaci\u00f3n individual de miembros del Consejo de Administraci\u00f3n\/Comit\u00e9 T\u00e9cnico.<\/em><\/li><\/ol>

                  \u00a0<\/em><\/p>

                  1. Publicar resultados de las votaciones de las Asambleas para cada punto de la orden del d\u00eda. Esta pr\u00e1ctica permite transparentar a los accionistas el apoyo a las decisiones tomadas en el \u00f3rgano supremo de la compa\u00f1\u00eda y facilita la conversaci\u00f3n entre accionistas, los consejeros y el equipo directivo.<\/em><\/li><\/ol>

                    \u00a0<\/em><\/p>

                    Las solicitudes que aqu\u00ed se presentan las estamos enviando a todas las empresas en las que tenemos una participaci\u00f3n accionaria, y est\u00e1n soportadas por el C\u00f3digo de Principios y Mejores Pr\u00e1cticas Corporativas emitido por el CCE, los Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE, o regulaciones en otras jurisdicciones. Consideramos que juntos tenemos la tarea de mejorar la competitividad de las empresas mexicanas, por lo que pedimos su ayuda para implementar estas medidas (en caso de que la compa\u00f1\u00eda a\u00fan no las haya adoptado) y seguir robusteciendo el gobierno corporativo en nuestras compa\u00f1\u00edas.<\/em><\/p>

                    \u00a0<\/em><\/p>

                    Sources:<\/strong><\/p>

                    Title<\/strong>: Guide on Best Practices for Shareholder Meetings of Listed Companies<\/p>

                    Author<\/strong>: SID, SIAS & SGX<\/p>

                    Date<\/strong>: 03\/2019.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Source<\/strong>: SID<\/p>

                    Link<\/strong>:<\/p>

                    https:\/\/www.sid.org.sg\/images\/PDFs\/Resources\/GUIDE_ON_BEST_PRACTICES_FOR_SHAREHOLDER_MEETINGS_OF_LISTED_COMPANIES.pdf<\/a><\/p>


                    Title<\/strong>: Evolving Virtual Shareholder Meetings<\/p>

                    Author<\/strong>: Anne Sheehan, Darla C. Stuckey, Cathy H. Conlon<\/p>

                    Date<\/strong>: 03\/2019.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Source: Ethical Boardroom<\/p>

                    Link<\/strong>:<\/p>

                    https:\/\/ethicalboardroom.com\/evolving-virtual-shareholder-meetings\/<\/a><\/p>


                    Title<\/strong>: Afore Sura Guideline to Shareholder Meetings<\/p>

                    Author<\/strong>:\u00a0Irving V\u00e1zquez<\/p>

                    Date<\/strong>: 22\/01\/2020.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Source<\/strong>: Afore Sura<\/p>

                    Link<\/strong>:\u00a0<\/p>


                    Title<\/strong>: Guidelines for protecting and enhancing online shareholder participation in annual meetings<\/p>

                    Author<\/strong>: Janice Hester Amey, Keir D. Gumbs, Elizabeth Danese Mozley & Maryellen Andersen<\/p>

                    Date<\/strong>: 2012.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Source<\/strong>: Broadridge<\/p>

                    Link<\/strong>:<\/p>

                    https:\/\/www.broadridge.com\/_assets\/pdf\/broadridge-guidelines-for-protecting-and-enhancing-online-shareholder-participation-in-annual-meeting<\/a><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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