El Futuro de las Conferencias de RI es Híbrido

Según la reciente encuesta de eventos de IR Magazine, el 10% de las compañías participantes aún prohíben todos los viajes presenciales y el 19% limitan el tamaño de los eventos a los que pueden asistir sus empleados. Esto destaca la importancia del dominio de eventos remotos hoy en día pero, ¿qué pasará en el futuro cercano cuando la mayoría se sientan cómodos viajando de nuevo?

MIR estima que la mayoría de las conferencias presenciales serán híbridas en el futuro (una combinación entre presencial y virtual), debido a los hábitos adoptados durante la pandemia, así como una mejora en la experiencia de usuario en eventos virtuales. En este blog discutiremos los pros y contras de los diferentes tipos de eventos (presenciales, virtuales e híbridos), y nos enfocaremos en las mejores prácticas de eventos híbridos, que son los más complicados de llevar a cabo exitosamente.

¿Cómo elegir entre una conferencia virtual, presencial o híbrida?

Al considerar qué tipo de conferencia de RI llevar a cabo, es importante recordar que los grupos de inversionistas han experimentado las restricciones de viaje de forma distinta. Por ejemplo, de acuerdo a IR Magazine, solo el 39% de los inversionistas asiáticos consideran que la disminución en viajes ha sido positiva, mientras que el 60% de los inversionistas norteamericanos han recibido de forma positiva el dejar de viajar. Las compañías sudamericanas han enfrentado mayores restricciones de viaje que las compañías mexicanas, y muchas no pueden ir a Europa ni a Estados Unidos (México fue incluido recientemente en la lista roja del Reino Unido, descartando los viajes de negocios por completo). Las compañías pequeñas han enfrentado una mayor cantidad de retos de exposición a inversionistas que las compañías de mayor tamaño. Por lo tanto, al considerar qué tipo de conferencia es la mejor opción para cada compañía, se deben evaluar las preferencias de viaje de la audiencia en cuestión.

Los eventos presenciales tienen los beneficios del networking en conversaciones espontáneas en los pasillos, compartir almuerzos y experiencias de la vida real que no acontecen en los eventos virtuales. Sin embargo, se espera que los participantes sean mucho más selectivos con los eventos a los que asisten de forma presencial en el futuro.

Mary Turbull de Raymond James presentó un ejemplo interesante durante el evento de IR Magazine acerca de una conferencia presencial que llevaron a cabo exitosamente durante la pandemia en Aspen, Colorado y Park City, Utah. Concluyeron que era mejor alejarse de los lugares tradicionales y con mayor densidad de población como Nueva York, y elegir destinos al aire libre. Los asistentes estaban emocionados por la posibilidad de estar en la naturaleza después de permanecer en confinamiento durante tanto tiempo. Cada uno se ubicó en su propia mesa con distancia de 1.5m, los almuerzos se sirvieron en el exterior, y todas las actividades como senderismo y pesca fueron al aire libre.

Los eventos virtuales deben considerarse cuando hay grupos que están muy dispersos en cuestión geográfica, cuando la mayoría de los participantes ha opinado que prefieren no asistir de forma presencial, o cuando no hay suficientes fondos para un evento presencial o híbrido. Especialmente en la actualidad, los eventos virtuales pueden ser una buena idea dado que muchas compañías no permiten los viajes de negocios a sus empleados.

Los eventos híbridos tienen el potencial de ser lo mejor de dos mundos y alcanzar una mayor audiencia. Los participantes que valoran la oportunidad de networking y que están cómodos con viajar, pueden asistir de forma presencial, así como beneficiarse de la participación de la audiencia remota. Los asistentes remotos podrán escuchar las mismas pláticas, hacer preguntas y comentarios, y un poco de networking, sin tener que salir de sus hogares u oficinas.

Sin embargo, las conferencias híbridas necesitan hardware y soporte del equipo de TI para hacer la experiencia remota impecable. También hay un gran margen de error de TI que puede provocar que los asistentes remotos no se sientan tan involucrados. Además, puede ser difícil administrar un evento híbrido sin que una parte (especialmente la remota) sienta que está recibiendo servicio de segundo nivel (posteriormente explicamos cómo mitigarlo).

Actualmente, es importante empezar a considerar este nuevo tipo de conferencia, en lugar de esperar que las cosas vuelvan a ser como antes. De hecho, el 84% de los profesionales de RI consideran que la pandemia conducirá a cambios permanentes en las prácticas de trabajo de RI, de acuerdo a IR Magazine.

National Press Club tiene una tabla de pros y contras que compara las tres opciones:

Mejores prácticas para eventos híbridos

El objetivo principal de los eventos híbridos es minimizar la brecha en la experiencia entre la audiencia presencial y la audiencia remota. Para hacerlo, se debe considerar la experiencia de visualización, contenido, engagement, networking y analíticos.

De acuerdo a North Star Meeting Group, la experiencia de visualización debe ser similar a la del Super Bowl, donde asistir al juego sería más enriquecedor (aparte de implicar más tiempo y dinero), pero verlo en televisión tiene una alta calidad de audio y sonido, y se pueden ver las mismas jugadas. Para hacer esto, se necesita demasiada preparación, especialmente con respecto a TI, y pensar en cada aspecto del evento desde la perspectiva remota.

• Los ponentes deben asistir presencialmente. Especialmente en paneles donde hay mucha interacción. La química sobre el escenario será mucho más auténtica y evitará retrasos.
• Los horarios de las pláticas no deben durar un día completo de 8am-6pm, 10am-4pm es más realista. Los asistentes presenciales pueden hacer actividades o tomar almuerzos antes y después de los paneles.
• Las presentaciones y videos deben mostrarse directamente a la audiencia virtual, en lugar de usar una cámara enfocando la pantalla.
• Los micrófonos mal colocados que resulten en un volumen bajo causarán que la audiencia remota se desconecte de inmediato.

El contenido para eventos híbridos debe ser breve y claro en su valor agregado. La atención de la audiencia remota es mucho menor que la de la audiencia presencial, ya que no se encuentran dentro de un salón de conferencias. La audiencia presencial lo apreciará. Además, es importante incluir descansos entre contenido.

Se debe involucrar a la audiencia virtual y mantenerlos atentos. Varias técnicas pueden utilizarse para evitar que hagan su lavandería o preparen su cena:

• Llevar a cabo encuestas frecuentes y sesiones de preguntas y respuestas en directo. También se puede proporcionar tabletas electrónicas o aplicaciones virtuales a los asistentes presenciales para registrar sus preguntas y respuestas. Además, esta es una gran forma de obtener información para medir el engagement y hacer mejoras en el futuro.
• Pedir a los asistentes que mantengan su cámara prendida y que su vestimenta sea apropiada, como si atendieran de forma presencial.
• Mostrar a todos los participantes virtuales en una pantalla en el escenario para que los ponentes y asistentes presenciales estén conscientes de su presencia. Dar oportunidad a los miembros de la audiencia virtual de hacer preguntas en pantalla.
• El moderador del panel debe tomar la misma cantidad de preguntas tanto de la audiencia presencial, como de la audiencia virtual.

Networking

• Los chats del panel deben permanecer disponibles después del evento para permitir que las conversaciones continúen tanto para los participantes virtuales, como para los presenciales.
• Tener un directorio con tarjetas corporativas virtuales para los que deseen compartir su información de contacto.

Analíticos

• Recopilar información clave acerca del evento para conocer el engagement, networking, y generación de liderazgo. La información de las encuestas de los paneles puede utilizarse para generar cifras únicas que la organización puede publicar posteriormente.

Otros detalles para mantener en mente

• Para los asistentes virtuales, debe ser sencillo cambiar a la categoría presencial si así lo desean.
• Grabar las sesiones para disponibilidad de todos los asistentes después del evento.

Como siempre, Miranda IR estará feliz de ayudarlos en la organización de su siguiente evento para inversionistas, tomando en cuenta todos los factores mencionados anteriormente.

Recursos

• Swapcard – All-In-One Virtual & Hybrid Events Platform
  • Plataforma para eventos de video virtuales e híbridos, conectar participantes, horarios, etc. venta de boletos, cabinas, encuestas, mesas de discusión virtuales.
• Together by Hyatt
  • Soluciones de eventos híbridos.
• vFairs | Virtual Event Solutions
  • Para conferencias mayores.
• PGi GlobalMeet Webcast
  • Solución de eventos virtuales recomendada por IR Magazine.

Fuentes

• https://www.vfairs.com/hybrid-events-8-best-practices/
• https://www.northstarmeetingsgroup.com/Planning-Tips-and-Trends/Event-Planning/Event-Programming/hybrid-events-best-practices-tips
• https://www.hyatt.com/content/dam/hotel/propertysites/assets/global/digital-content/Together-by-Hyatt-v3.pdf
• https://www.irmagazine.com/corporate-access/future-ir-events-how-transition-hybrid-investor-events
• https://www.cvent.com/en/blog/events/hybrid-events-what-you-need-know
• https://www.eventmanagerblog.com/tips-preparing-hybrid-event