Consejos para prepararse para una temporada de reportes exitosa

La temporada de reportes trimestrales se aproxima, por lo que esta semana les damos algunos consejos para prepararse. Nos enfocaremos en los tres puntos principales en los que las compañías suelen concentrarse durante este periodo de tiempo: el reporte trimestral, la llamada de resultados y la junta de Consejo de Administración. A continuación, presentamos algunos tips para cada uno de estos eventos.

Reporte Trimestral

Hay algunas actividades que se pueden llevar a cabo para comenzar a preparar el reporte, incluso semanas antes de que la información final esté lista. Primero, recomendamos hacer un primer borrador del reporte trimestral, empezando por actualizar los títulos y encabezados que incluyen el trimestre (por ejemplo, cambiar el periodo en el reporte del 1T22 al 2T22 y el mes de cierre de marzo a junio). Después, se puede empezar a recopilar la información que ya está lista (por ejemplo, los eventos relevantes, los detalles de la conferencia -fecha, hora, liga de registro, ponentes-, información sobre la acción al cierre del trimestre, etc.) y actualizarla directamente en el reporte.

Adicionalmente, para que sea más fácil transferir la información contable, es recomendable ligar los archivos de Excel que contienen la información al documento del reporte en Word. De esta manera, cualquier actualización en el Excel se reflejará automáticamente en el documento Word, agilizando el proceso y haciéndolo más exacto (reduciendo la posibilidad de errores). Esto resultará útil cuando la información financiera esté lista, ya que será muy sencillo incorporarla directamente al reporte trimestral. Se puede empezar preparando una plantilla de cada una de las gráficas y tablas que contiene el reporte (por ejemplo, los estados financieros, análisis de deuda trimestral, costo integral de financiamiento, etc.). asegurándose de que los detalles del formato coincidan con los del reporte (tipo y tamaño de letra, colores, etc.). También se puede incluir la información que no suele cambiar (como los conceptos y cuentas que conforman los estados financieros), lo cual resultará útil para los próximos trimestres. Posteriormente, hay que incluir la información que ya está disponible, como las cifras del mismo trimestre del año anterior. Finalmente, cuando la información financiera del trimestre esté lista, se puede usar la plantilla de Excel para incorporarla directamente al reporte.

Durante las semanas previas a la fecha de reporte, es importante agendar reuniones con las diferentes áreas involucradas en preparar la información. Es clave mantenerse en constante comunicación con ellos para lograr una temporada de reportes ágil y eficiente. Mientras se aproxima la fecha de publicación del reporte, se debe incluir la información faltante y los detalles finales.

Llamada de Resultados

La llamada de resultados es un elemento muy relevante del trimestre, pues es la ocasión en la que los inversionistas y analistas tienen la oportunidad de hablar directamente con el equipo directivo y atender sus preocupaciones. La mejor manera de asegurarse de que todas las personas necesarias para la llamada estén disponibles, es agendarla con anticipación. Hay que tomar en cuenta la fecha y hora de las llamadas trimestrales de los peers de la compañía para evitar que se empalmen. Recomendamos mandar la invitación de la llamada con un mes de anticipación y mandar un recordatorio una semana (o unos días) antes. De ser posible, también recomendamos mandar un calendario al inicio del año con la fecha y hora de todas las llamadas trimestrales del año (el cual también debe publicarse en la página de RI).

Al prepararse para la llamada de resultados trimestral, existen algunas actividades que se pueden realizar con anticipación. Primero, se debe agendar la llamada con el proveedor, eliminando un pendiente de la lista. Posteriormente, es importante discutir los resultados trimestrales con el equipo directivo y los ponentes de la llamada para poder definir el mensaje principal. Después, se puede empezar a preparar el script de la conferencia, priorizando los temas y/o logros más relevantes del trimestre. Esto ayudará a estructurar la llamada y a identificar las posibles inquietudes que pueden surgir durante la sesión de preguntas y respuestas. Al atender estas preocupaciones durante la presentación inicial, resultará más sencillo controlar la narrativa y transmitir el mensaje de la mejor manera posible. Por último, se deben preparar los materiales complementarios para la llamada, como la presentación, asegurando que siga el orden del script y que ofrezca apoyo visual para entender mejor la información del trimestre.

Adicionalmente, es importante recordar que, ante entornos de incertidumbre y alta volatilidad, el equipo de RI debe ser incluso más transparente y proactivo de lo usual, promoviendo una estrategia de comunicación abierta y frecuente con el mercado.

Juntas de Consejo de Administración

En muchas compañías mexicanas, la presentación usada en las juntas del Consejo de Administración también es parte de las responsabilidades del equipo de RI, por lo que les damos nuestras principales recomendaciones para prepararla exitosamente.

Hay muchos detalles que no deben pasar desapercibidos al preparar la Junta de Consejo, especialmente porque la efectividad y productividad de ésta dependerán en gran medida de qué tan bien fue preparada.

Se puede empezar ayudando a definir la agenda de la junta. Este asunto se debe discutir con el equipo directivo, además de revisar brevemente cualquier comentario de la junta anterior para identificar los temas que pudieron haber pasado por alto e incluirlos en la nueva agenda. Una vez que la agenda preliminar esté lista, el Presidente del Consejo deberá revisarla y aprobarla.

Después, hay que acercarse a las diferentes áreas responsables de preparar la información necesaria. Mientras se recopila la información, se debe actualizar la presentación y mantener un registro de los detalles que aún están pendientes. Es importante recordar que la presentación debe complementar la agenda de la junta. Una vez que esté lista, el IRO o uno de los miembros del equipo directivo puede compartirle los documentos necesarios a los miembros del Consejo.

Recomendaciones Generales

Hay que tener en mente los siguientes aspectos al preparar los materiales:

• Preparar una lista de las principales inquietudes que podrían tener los analistas e inversionistas para asegurarse de que los materiales atiendan estos temas de forma adecuada.
• Es muy importante revisar todos los materiales exhaustivamente para evitar inconsistencias y otros posibles errores (más de una persona debe revisar cada documento para reducir la posibilidad de que exista algún error).
• Usar un color diferente para marcar la información pendiente, de esta forma, será más sencillo identificar y diferenciar las cifras anteriores de las actuales.
• Recomendamos reportar al inicio de la temporada, ya que las últimas fechas suelen ser las más ocupadas. Además, reportar anticipadamente refleja una compañía organizada.

Por favor no duden en contactarnos si necesitan ayuda durante cualquier momento de la temporada de reportes, estaremos felices de asesorarlos. En Miranda IR, nos especializamos en apoyar a nuestros clientes durante la temporada de reportes trimestrales y tenemos mucha experiencia abordando las preocupaciones del mercado durante situaciones macroeconómicas inciertas.

Fuentes:

• https://www.onboardmeetings.com/blog/how-to-prepare-board-meeting/