Cómo hacer un gran Investor Day durante la pandemia

La semana pasada asistimos a un seminario web de IR Magazine sobre Investor Days y de lo que podemos aprender de los eventos virtuales que se celebraron tanto en 2020 como a principios de 2021 para mejorar la experiencia de estos en el futuro.

Formato

La frecuencia con la que una empresa debe organizar un investor day depende del tamaño y de lo que se quiere comunicar. Las grandes empresas a menudo celebran investor days anuales, algunas los celebran cada dos años y otras organizan un evento cuando tienen algo clave que comunicar. Independientemente de la frecuencia con la que planee celebrar un investor day, es importante asegurar siempre el tener una historia que contar y un mensaje clave.

Se debe producir un evento profesional trabajando con un socio que cuenta con experiencia en la ejecución de investor days. Miranda IR puede ayudar a organizar un evento virtual, híbrido o en persona que realmente cause impacto (cuando esto vuelva a ser posible).

Las empresas utilizan cada vez más presentaciones pregrabadas junto con sesiones de preguntas y respuestas en vivo para garantizar un evento virtual elegante y profesional sin perder la espontaneidad y la naturaleza interactiva de la sesión de preguntas y respuestas. Aquí es donde hay espacio para ser creativo.

Un panelista sugirió enviar materiales para lectura previa (el modelo de Amazon) para facilitar la discusión enfocada. Publicaron un memo antes de cada sesión y dieron a todos los asistentes 15 minutos para leerlo. Cada sesión fue seguida por una sesión de preguntas y respuestas dedicada al tema, con una sesión de preguntas y respuestas más general al final del evento. Comentaron que los inversionistas encontraron práctico este modelo. 

Es importante mantener a la audiencia comprometida mientras se promociona el producto. Esto se puede conseguir filmando presentaciones en diferentes lugares relacionados con su negocio, p. ej. un sitio / planta de producción, un restaurante, una tienda, etc.

Como mencionamos en publicaciones anteriores, se debe incluir multimedia. Cosas como videos de una visita al sitio, para mantener a los asistentes involucrados con los cambios de ritmo.

Un panelista mencionó que sabían que no tendrían la oportunidad de mostrar sus productos como parte del evento, por lo que enviaron muestras, etc., con anticipación a los que se habían registrado.

Los panelistas dijeron que en el futuro planean mantener un aspecto virtual de sus eventos de RI y esperan celebrar investor days híbridos en el futuro, ya que no quieren perder la interacción en persona. Esto significa que la asistencia no está limitada ni por el tamaño del salón ni por la ubicación geográfica y la capacidad / deseo de viajar. Planean combinar lo mejor de ambos mundos y reconocieron que la oferta virtual debe ser excepcional para que ambos tipos de público estén en igualdad de condiciones. Un panelista mencionó que es probable que sus reuniones anuales de accionistas sigan siendo virtuales en el futuro.

Duración

El formato utilizado puede influir en la duración del evento. Los eventos virtuales están ayudando a las empresas a entregar contenido más conciso mediante el uso de videos y espacios de tiempo más cortos para los presentadores. Los eventos virtuales también han permitido a algunas empresas presentar más oradores.

Consideramos que entre 1.5 y 2 horas es la duración ideal para un investor day, dependiendo de cuánto tiempo se espera que dure la sesión de preguntas y respuestas. Intentar que las presentaciones sean lo más concisas posible para mantener la atención de la audiencia. Si se tiene mucho terreno específico que cubrir, considerar dividir el investor day en varias sesiones para evitar un evento muy largo.

Asistencia y preguntas

Los panelistas no preseleccionaron a sus asistentes, pero no tuvieron problemas y comentaron que estaban felices de tener una audiencia más grande. Sugerimos mantener este entorno abierto, pero contar con una lista de targets específica.

Algunos panelistas decidieron utilizar las funciones escritas de preguntas y respuestas en las plataformas que eligieron. Si bien, este enfoque hace que el compromiso con los asistentes sea más limitado (en comparación con darles el micrófono a los asistentes), permite (i) agrupar las preguntas, (ii) priorizarlas (se puede elegir priorizar el sell side y a los analistas más activos con su empresa) y filtradas y (iii) dirigidas a diferentes oradores, en lugar de que todas las preguntas sean para el CEO y el CFO, que suele ser el caso. Otra ventaja de responder preguntas escritas es que un asistente no puede hacerse cargo del evento con varias preguntas de seguimiento a la vez, y puede hacer un seguimiento con ciertos inversionistas y analistas si no se tuvo la oportunidad de responder a su pregunta. Todas las preguntas enviadas también pueden ayudar a informar el contenido futuro, ya que brinda una perspectiva adicional sobre quién y cuántos asistentes están haciendo preguntas similares. Dicho esto, las preguntas escritas pueden ser aburridas y uno pierde tanto la energía como la emoción de las preguntas inesperadas provenientes de la audiencia.

Si se elige permitir que se envíen preguntas antes del evento, por ejemplo, en la parte del registro, esto podría ayudar a estructurar la información que se va a comunicar. 

En cuanto a eventos híbridos, las preguntas y respuestas pueden parecer complicadas, pero no tienen porqué serlo. Hay que recordar que se cuenta con dos audiencias y se debe resaltar el proceso de envío de preguntas y respuestas virtuales. Asegurarse de incorporar preguntas de ambos lados. Es probable toparse con algunos obstáculos en el camino con la transición a eventos híbridos, pero las eficiencias y los análisis que vienen con el modelo híbrido beneficiarán tanto a las empresas como a los inversionistas.

Medición / retroalimentación

Como con cualquier iniciativa, es importante medir tanto el éxito como la eficacia de los eventos de RI. De alguna manera, esto se facilita con los eventos virtuales. Se deben comparar los datos previos al evento (por ejemplo, la tasa de registro frente a las trimestrales) para analizar qué se puede hacer para impulsar el registro (por ejemplo, recopilar preguntas antes del evento).

El análisis de datos puede ayudar a enfocar el seguimiento posterior al evento y la orientación a los inversionistas. También mide el éxito del evento para que se le pueda retroalimentar al senior management. Hay una gran cantidad de preguntas que se pueden hacer para evaluar el evento y medir la absorción del mensaje. Miranda IR puede ayudar a plantear estas preguntas.

También es importante recopilar comentarios de los asistentes. Esto se puede lograr a través de encuestas digitales, así como entrevistas telefónicas más formales con los asistentes. Se debe utilizar estos comentarios para mejorar los eventos futuros.

Otros consejos

Dividir la reproducción del vídeo en secciones para que sea fácil encontrar una sección específica, p. ej. los comentarios del Director General sobre el guidance.

Es importante mantener un fuerte enfoque en el contenido, pero a la vez ser conciso.

Asegurarse de que el management se sienta cómodo con la producción.

Ser flexible y auténtico. No ser un robot. Dejar que las personalidades de su equipo directivo se muestren.

Encuestas

Para dar una idea de lo que otros piensan, aquí están los resultados de tres encuestas realizadas durante el webinar:

Nadie pensó que un investor day virtual debería durar más de 4 horas. 

Miranda IR está aquí para ayudar a llevar a cabo un investor day u otro evento de RI con éxito e impacto. También podemos ayudar con el análisis posterior al evento. Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información.